Entenda O Que É BPM (Business Process Management), Seus Princípios e Como Implementar na Sua Empresa!

BPM é a sigla para Business Process Management, que, em português, quer dizer Gestão de Processos de Negócio. As empresas vêm investindo nesse conjunto de práticas para aprimorar seus processos internos e, assim, ganhar competitividade. 

Neste artigo, você vai entender o que é BPM, para que serve e os seus benefícios, além de aprender a aplicá-lo no seu negócio. 

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O Que É BPM (Business Process Management)?

Business Process Management, ou BPM, é um conjunto de práticas focadas na melhoria contínua dos processos de uma empresa.

A ausência de um método para estipular e otimizar processos pode trazer problemas sérios para um negócio, como ineficiência, desorganização e até prejuízos financeiros.

O BPM é uma disciplina para o gerenciamento desses processos, que traz ferramentas para ajudar a entender o que funciona e o que precisa ser melhorado. 

BPM, portanto, não pode ser considerado uma metodologia, apesar de algumas pessoas fazerem essa confusão.

Para Que Serve o BPM (Business Process Management)?

Ao compreender como os processos são executados dentro de uma empresa, é possível tomar decisões mais acertadas, identificar o papel de cada colaborador e sistematizar todos os departamentos. 

Com o BPM, é possível fazer tudo isso de forma mais organizada.

As empresas que costumam investir no BPM têm três grandes objetivos: redução de custos, redução do tempo de execução de tarefas (mais eficiência) e melhoria da qualidade.

E o BPM pode entregar esses resultados inclusive a curto prazo, já que o time consegue ver os seus efeitos positivos quase que imediatamente.

Mesmo assim, o BPM pode ser considerado um investimento que traz benefícios também no longo prazo, pois os seus impactos podem ser incorporados permanentemente na cultura da empresa.

Como Funciona o Business Process Management?

Na prática, a aplicação do BPM permite que você mapeie todos os processos já estabelecidos na empresa para, depois, padronizá-los. 

Essa padronização traz benefícios como mais qualidade e agilidade na produção, pois faz com que os colaboradores entendam exatamente o que é esperado deles e todos podem seguir o mesmo modelo.

Também faz parte da aplicação do BPM as melhorias nos processos que foram padronizados e até mesmo a criação de novos processos.

Todas essas etapas são chamadas de princípios do BPM, e nós vamos falar mais sobre ela no próximo tópico.

Quais os Princípios do BPM (Business Process Management)?

Os princípios do BPM são alguns conceitos que tornam a sua compreensão e aplicação mais fácil. 

Mapeamento de Processos

Esta é uma ferramenta gerencial que tem o objetivo de ajudar o time a compreender todos os processos que são empregados no negócio. O mapeamento inclui a reunião de informações sobre os processos e a sua documentação para posterior análise.

Essa atividade tem fundamental importância no BPM, pois é ela que permite que as pessoas conheçam os processos de forma mais aprofundada, de modo que possam identificar seus problemas e vislumbrar soluções.

Padronização de Processos

É a formalização de cada um dos processos analisados, definindo padrões a serem seguidos por todos os colaboradores. Assim, cada processo pode ser executado com a mesma qualidade por diferentes pessoas, independentemente de suas habilidades ou tempo de experiência na empresa.

A principal vantagem da padronização de processos é a excelência operacional, no entanto, é preciso lembrar que padronizar não significa tornar algo imutável, mesmo um processo padronizado pode precisar de melhorias no futuro, e o time precisa manter a mente aberta para identificar possíveis gargalos.

Melhoria de Processos

Esta prática tem o objetivo de garantir que os processos sempre atendam às expectativas dos clientes e necessidades da empresa. 

Para definir quais melhorias devem ser implementadas, o time deve analisar aprofundadamente os processos atuais para entender como eles podem ser melhorados — só então eles devem ser redesenhados e as melhorias implementadas.

Quais os Benefícios do Business Process Management?

Além dos benefícios que nós já citamos aqui, como a padronização e otimização de processos, o BPM traz outras vantagens para a empresa. Conheça algumas!

Maior Controle

O BPM ajuda o time a descobrir quais funções estão sendo cumpridas de forma satisfatória, pois também permite o acompanhamento de indicadores de desempenho relacionados a cada processo. 

Assim fica mais fácil identificar erros ou atitudes inadequadas e tomar providências para corrigi-los.

Ganho de Produtividade

Quando os processos são melhorados, os fluxos de trabalho são facilitados, o que torna todo o trabalho mais produtivo. 

Com isso, o time tem tempo para se dedicar a questões mais estratégicas, pois a parte operacional é concluída mais rapidamente. Esse ganho em produtividade também é benéfico para o colaborador, que se sente mais motivado e valorizado.

Eficiência

Quando todos os processos são padronizados e automatizados e a equipe está bem treinada, é natural que todos trabalhem com mais eficiência — ou seja, entregando resultados melhores em menos tempo de dedicação.

Redução de Custos

Outra vantagem do BPM é que, por meio da otimização de processos, ele permite que a empresa reduza custos — o que influencia positivamente no faturamento do negócio!

Segurança

O BPM também traz mais segurança para as informações dentro da empresa, o que vem sendo cada vez mais valorizado pelo mercado!

Como Implantar BPM na Empresa?

A implantação do BPM na empresa tem 6 fases:

1. Planejamento e identificação: nesta etapa são feitas a identificação e definição da situação atual dos processos da empresa e das pessoas envolvidas;
2. Análise de processos: a etapa seguinte é a de identificação das oportunidades de melhorias, principalmente por meio da análise de gargalos e falhas;
3. Desenho: é nesta etapa que são definidas as estratégias de automatização e otimização dos processos;
4. Simulação de fluxos e verificação da aderência: na quarta fase as estratégias serão colocadas em prática para verificar a aderência das melhorias e fazer os ajustes necessários;
5. Monitoramento e controle: aqui os processos são acompanhados com indicadores de desempenho para que sejam identificados novos gargalos e falhas;
6. Refinamento: por fim, vem a fase chamada de melhoria contínua, que deve ser realizada com base nas informações colhidas na etapa anterior.

Conclusão

O BPM é uma excelente forma de tornar os fluxos de trabalho de uma empresa mais eficientes. Assim, o time domina a condução dos seus processos e consegue entregar resultados satisfatórios fazendo menos esforços.