homem com dúvida sobre o certificado digital

Entenda O Que É Um Certificado Digital, Como Funciona e Para Que Serve!

Se você tem a pretensão de abrir um novo negócio, é importante pensar em manter sua documentação segura, organizada e autenticada. Dessa maneira, ter um documento que assegure a identidade da pessoa jurídica, como o certificado digital, é fundamental para qualquer empreendedor. 

Com o certificado digital, manter todas essas informações de acordo é possível, além de facilitar a legitimação de documentos, ele permite também uma maior agilidade na assinatura dos arquivos.

Se você tem interesse em saber mais sobre este documento tão importante, continue com a gente neste post.

O Que É e Para Que Serve o Certificado Digital?

O certificado digital é um documento eletrônico que possibilita a validação jurídica da sua empresa perante a receita federal, ou seja, funciona basicamente como uma identidade virtual. 

Ele serve principalmente para legitimar de forma jurídica documentos e operações fiscais. Além desta função ele é útil também para trazer maior segurança no armazenamento digital de seus documentos, evitando fraudes e violações. 

Veja aqui algumas utilidades que o certificado digital traz para sua rotina com documentos formais:

1. Assinar Documentos Digitais

Cada vez mais as pessoas buscam forma de facilitar os processos e resumir retrabalhos. Isso reflete diretamente burocracia que muitos de nós enfrentamos dia a dia com assinatura de documentos, por exemplo.

Com um certificado digital, você pode realizar a assinatura de documentos virtualmente, ou seja, sem ter custos com deslocamento. Isso auxilia processos comerciais, já que por meio de uma assinatura digital, você pode fechar negócios com pessoas, mesmo que elas não estejam perto de você.

Neste tutorial elaborado pelo SERASA, você confere o passo a passo de como realizar uma assinatura digital, uma vez que você já tenha um certificado digital.

2. Acessar Sistemas Com Dados Restritos

Ainda neste assunto de burocracia, o certificado digital é uma ótima ferramenta para acessar sistemas com dados restritos. A exemplo disso, temos sistemas de órgãos governamentais, os quais possuem travas de proteção para segurança dos dados de cada cidadão.

A partir do momento que você possui um certificado digital que represente sua integridade pessoal, você pode realizar alteração de dados em sistemas governamentais, sem necessariamente se deslocar ou comprovar sua intenção por meio de documentação física.

3. Trabalha em Sistemas Virtuais

O certificado digital também é útil para advogados, profissionais da saúde e contadores, no que diz respeito à emissão de documentos oficiais, já que por meio do documento eletrônico, esses profissionais podem emitir documentos atestando sua autoria.

São sistemas como o e-Contador, e-Jurídico e o e-Saúde, criados para unificar e computar dados dos cidadãos brasileiros, bem como instituições por eles criadas.

Outro uso muito comum dos certificados digitais em sistemas virtuais é na emissão de notas fiscais eletrônicas. Muitos sistemas de gestão facilitam o processo de emissão de NF-e por meio da validação do certificado, ou seja, uma vez que seu sistema possui um certificado digital, ele está automaticamente autorizado a emitir notas fiscais para atestar o valor das transações comerciais.

Somente um sistema com seu certificado digital é capaz de realizar a emissão de notas, garantindo assim sua segurança, uma vez que ninguém poderá emitir notas fiscais “em seu nome”.

Com este documento eletrônico, seus arquivos estarão praticamente invioláveis, visto que o mesmo utiliza chaves criptografadas para trazer maior eficiência. Assim sendo, para emissão do certificado é necessário obrigatoriamente, buscar por uma autoridade certificada e credenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

Como Surgiu o Certificado Digital?

Em agosto de 2001, o governo brasileiro reagiu ao contexto burocrático que na época pedia medidas que pudessem facilitar o dia a dia das empresas no quesito jurídico, já que tais processos exigiam das pessoas não só o deslocamento, como também custos com cartório referentes ao reconhecimento de firma.

Para isso, foi aprovada a MEDIDA PROVISÓRIA No 2.200-2 a qual dá início a uma grande mudança digital que impactaria principalmente o meio corporativo.

Como Funciona um Certificado Digital?

A partir de sua criação em 2001, o Brasil conta com o ICP (Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira), em outras palavras, é o órgão oficial responsável pelo gerenciamento das certificações digitais no Brasil. Este órgão controla todas as Autoridades Certificadores que criam e veiculam certificados digitais para as transações nacionais.

A partir do momento que você adquire uma “chave” de uma dessas empresas, seus dados são criptografados para segurança das suas informações, isto é, cada processo realizado com uso de certificado digital é veiculado digitalmente com uma codificação para que não seja possível a interpretação dos dados por terceiros.

O certificado digital é um código que você não deve compartilhar com ninguém. Através deste código você pode assinar documentos digitais, emitir documentos eletrônicos, e até mesmo realizar alterações em seus dados oficiais em órgãos sistemas do governo.

Em resumo, o certificado digital funciona com uma identidade virtual pela qual você comprova em vias digitais sua autenticidade, podendo dessa forma realizar assinaturas oficiais com valor jurídico.

Quais São os Tipos de Certificado Digital Existentes?

Devido à variedade de atividades exercidas pelas empresas hoje em dia, são existentes 12 (doze) variações de certificados digitais, 8 (oito) deles sendo para Assinatura Digital e 4 (quatro) com sigilo.

Desta maneira, é necessário prestar muita atenção no tipo de certificado digital correto que sua empresa precisa. Sendo eles:

Tipo A:

  • A1;
  • A2;
  • A3;
  • A4;

Tipo T:

  • T3;
  • T4;

Tipo S:

  • S1;
  • S2;
  • S3;

Outros:

  • A;
  • CF-e;
  • CF-e
  • SAT;
  • OM-BR;

Para saber qual certificado utilizar exatamente, é recomendado que você entre em contato com sua contabilidade para uma orientação mais assertiva e detalhada das informações.

Como o Certificado Digital Comprova a Identidade de Pessoas Jurídicas?

Quando se fala de Pessoa Jurídica, logo remetemos às instituições privadas, as quais precisam prestar conta de suas transações comerciais à Receita Federal. Pelo fato dessas transações acontecerem por meios digitais, o certificado digital para pessoa jurídica trabalha com três elementos que entre si garantem a identidade real da sua empresa.

Detalhando mais o assunto, pode-se dizer que o certificado digital para pessoa jurídica combina dois códigos que jamais se repetem com um arquivo digital que agrega em si os dados da pessoa e/ou empresa.

O arquivo digital valida o par de códigos (chave privada e chave pública), garantindo então a autenticidade da assinatura. Vamos entender o que é este par de chaves?

1. Chave Privada

Chave privada nada mais é do que um código particular que o dono do certificado deve ter para garantir sua autenticidade e segurança. Por ser uma chave não compartilhável, ela só pode ser usada pelo detentor da certificação.

2. Chave Pública

Por outro lado, a chave pública diz respeito ao código compartilhável que é usado para que as pessoas enviem dados para você virtualmente. É como se fosse seu endereço oficial eletrônico para transações jurídicas e comerciais.

Quem Precisa de Um Certificado Digital?

Todas as pessoas que emitem Nota Fiscal Eletrônica precisam de um certificado digital para que suas emissões de notas sejam validadas pela Receita Federal. O certificado digital nada mais é do que a sua representação oficial no meio digital, que permite sua empresa ter uma atividade jurídica e comercial.

Como Utilizar o Certificado Digital?

A forma como você usa o certificado digital depende muito da plataforma que você precisa utilizar, por exemplo, se você usa o e-CPF, que é a representação virtual de seu documento de CPF físico. Como ele você valida documentos e valida também acessos como e-Social e e-CAC.

É possível também acessar dados relacionados ao seu imposto de renda.

1. Certificado Digital Para Pessoa Física

A partir do momento que você tem um e-CPF (certificado digital para pessoa física), você pode ter importantes documentos como CNH (Carteira Nacional de Habilitação) no seu smartphone.

2. Certificado Digital Para Pessoa Jurídica

Para quem se enquadra como pessoa jurídica, ou seja, que representa uma instituição privada, o certificado digital pode vir de formas diferentes, as quais serão explanadas a seguir (A1 e A3). Com elas você acessa o ReceitaNet, dentre outros serviços relacionados ao SPED fiscal.

Esses certificados digitais (A1 ou A3) servem para ser instalados em um computador, para que ao acessar um programa que exija a assinatura digital, ele acione as chaves a partir do arquivo instalado no dispositivo.

O Que É e Para Que Serve o Certificado Digital E-CNPJ A1?

O certificado digital E-CNPJ A1 é um documento eletrônico que serve como identidade legal do CNPJ da sua empresa, perante a Receita Federal. Ou seja, este documento está para pessoas jurídicas, como o CPF (Cadastro de pessoa física), está para pessoas físicas. 

Por meio deste arquivo, é possível oferecer uma solução completa no armazenamento e segurança de seus dados essenciais. Deste modo, operações que antes precisavam ser realizadas de forma presencial com o CNPJ, podem ser agora feitas de maneira simples com o e-CNPJ.

Qual a Diferença do Certificado Digital A1 e A3?

Ambos certificados digitais, A1 e A3, não possuem objetivos muito diferentes, podendo inclusive atuar na forma de e-CPF ou e-CNPJ. Contudo, sua principal distinção ocorre na forma de armazenamento do arquivo. 

Certificados do tipo A1, devem ficar armazenados na própria máquina do usuário. Entretanto, os Certificados classificados tipo A3, são armazenados em mídias portáteis, como cartões de chip, USB e token.

Para a escolha do certificado digital correto acontecer de maneira assertiva, é necessário que você pense bem nas ferramentas que serão utilizadas e que entre em contato com a sua contabilidade antecipadamente.

Como Adquirir Um Certificado Digital?

A compra do certificado digital deve ser sempre feita acompanhada de um responsável contábil, somente assim é possível garantir uma maior segurança nas informações entregues. Deste modo, o primeiro passo para a emissão do documento, é a escolha de uma autoridade certificadora (AC). 

Dessa maneira, ao selecionar o melhor tipo de certificado para a sua necessidade, deve buscar regulamentar a validade jurídica do documento. Estando tudo de acordo, é possível assinar documentos, realizar transações e emitir notas fiscais eletrônicas de maneira totalmente segura.

O MEI Pode Ter Certificado Digital?

Neste caso, devido ao MEI (Microempreendedor Individual), não ter a obrigação de emitir NF-e em todas as vendas, apenas em operações para pessoas jurídicas, ele também não tem a obrigação de possuir um certificado digital.

Contudo, contar com um certificado digital possibilita facilitar diversos processos burocráticos e fiscais da sua empresa. No entanto, caso o MEI passe a emitir NF-e para pessoa jurídica, é preciso que o mesmo adquira um certificado de MEI, a fim de manter suas vendas declaradas e de acordo.

Quando Renovar os Certificados A1?

Sempre que adquirir um novo certificado digital, é preciso ficar atento ao seu vencimento. Neste caso, o tipo A1 possui uma validade de 12 meses, assim, quando este intervalo estiver próximo de ser finalizado – 30 dias no mínimo – é necessário buscar uma renovação de seu documento eletrônico.

O prazo de validade dos certificados ocorre por questão de precaução, visto que, devido às constantes evoluções tecnológicas que ocorrem, os padrões de segurança dos certificados precisam sempre ser atualizados. 

Dessa maneira, o próprio Instituto Nacional da Tecnologia da Informação (ITI), mantém a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) sempre atualizada, garantindo as melhores práticas de segurança dos arquivos digitais.

Qual a Intenção Do Governo Com a Certificação Digital Até 2022?

De acordo com o Decreto Nº 10.332, de 28 de abril de 2020, foi instituída a Estratégia de Governo Digital, que promove no âmbito federal entre o período de 2020 a 2022, a transformação do governo por meio de tecnologias digitais.

Dessa maneira, os mesmos tem como tática, introduzir o certificado digital como registro oficial para as empresas e pessoas físicas. Assim, buscam trazer mais transparência e segurança para os cidadãos brasileiros.

Por Que Minha Empresa Precisa Estar Atenta à Certificação Digital?

Se sua empresa emite nota fiscal eletrônica (NF-e) é indispensável que busque um Certificado Digital para a realização deste processo. Devido à sua obrigatoriedade, o documento eletrônico é importante para realização de qualquer atividade fiscal ocorrida em um estabelecimento.

Somente com um certificado, é possível garantir não somente a segurança de suas informações, mas como também a legalidade de suas operações junto à receita, evitando problemas e dores de cabeça que possam ocorrer sem estes registros oficializados.

Se você gostou de saber sobre o Certificado Digital, pode querer conhecer um pouco acerca da Assinatura Digital! Acesse nosso post e acompanhe o blog WebMais para mais atualizações de conteúdo.

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