Os Melhores Modelos De Planilhas De Controle De Despesas

Atualmente, é fundamental que as empresas atuem sempre em seu controle de despesas. 

Isso porque, neste cenário onde sobram incertezas, instabilidade econômica e dificuldades financeiras, muitos negócios buscam por uma redução de custos para poderem continuar operando.

Mas, quando chega a hora de enxugar as despesas operacionais, muitos negócios não sabem por onde começar.

Um dos motivos para isso acontecer é que o gestor não controla as despesas da empresa por não rastrear tais custos. Dessa forma, não consegue identificar as oportunidades de adequação e reduções nos gastos.

Você está nessa situação? Então não se preocupe, pois chegou ao lugar certo! Neste artigo, você vai entender melhor como conhecer e controlar suas despesas a fim de reduzir custos operacionais e manter a crise longe da sua empresa!

Para dar start nesse controle, que tal agendar uma demonstração gratuita do ERP WebMais? O software permite registrar e integrar todos os dados referente aos seus gastos em tempo real e sem erros!

O Que É O Controle De Despesas Empresariais?

O controle de despesas empresariais é o processo de organização, monitoramento e regulamentação dos gastos de uma empresa. O foco é ter os gastos dentro do orçamento e serem realizados de forma eficiente e eficaz.

Para isso, pode ser dividido em três etapas principais:

• planejamento: definido o orçamento de despesas da empresa, considerando os objetivos e metas do negócio;
• execução: os gastos são realizados de acordo com o orçamento;
• controle: os gastos são monitorados e comparados com o orçamento, para identificar possíveis desvios.

Como Fazer Controle De Despesas?

Quando a economia aperta e a instabilidade econômica se instala, o mercado acaba se retraindo e muitas empresas precisam enxugar sua estrutura para poder enfrentar esse momento difícil.

É aí que o controle de despesas aparece como forma de manter a empresa operando com saúde financeira.

Esse controle pode significar medidas mais cautelosas, como conter despesas operacionais. Mas, também pode incluir cortes mais profundos, como demissão de funcionários e reorganização operacional do negócio.

Queremos alertar aqui que durante tempos de crise, o controle de despesas é uma saída estratégica muito viável e praticamente obrigatória para a empresa. Porém, ela deve ser executada de forma realista e consciente!

O gestor precisa conhecer sua operação interna e seus custos relacionados, para assim identificar potenciais oportunidades de redução. Para isso acontecer, você precisa de informações reais e exatas.

Conheça suas despesas

Vamos encarar a realidade: mesmo com tamanho acesso à tecnologia e informação, ainda existem inúmeros gestores que não conhecem, controlam ou se atentam para os gastos financeiros com as despesas operacionais da empresa.

Essa situação pode acontecer por inúmeros motivos, como a falta de tempo, de dedicação ou de entendimento do quanto o controle financeiro impacta nos resultados da companhia.

Se você também tem deixado de avaliar e controlar as despesas da sua empresa, ainda dá tempo de mudar o cenário!

É imprescindível compreender ao máximo onde o dinheiro está sendo aplicado. Só assim, como empresário ou gestor, você identifica gargalos e pontos de redução de custos.

Mas, você deve estar se perguntando: Como realizar o controle de despesas e reduzir os gastos? Aqui vão nossas dicas para você.

Entenda e controle seus custos fixos e variáveis

O primeiro passo para controlar melhor as despesas da sua empresa é entender as diferenças entre elas.

As despesas fixas são aquelas que acontecem independente da sua geração de receita. Por exemplo: água, energia elétrica, telefone, internet. Não importa se a sua receita foi de R$ 1 ou R$ 1.000, no final do mês você terá que arcar com essas despesas fixas.

Já as despesas variáveis são aquelas que incidem sobre a receita da empresa. Como os impostos e comissões de vendas. Elas estão diretamente relacionadas ao valor faturado, e seu resultado é alterado conforme acréscimo ou decréscimo no faturamento.

Além disso, você precisa registrar todas as despesas que a sua empresa possui. Você pode fazer isso à mão, com uma planilha ou através do seu software de gestão, caso a empresa utilize um.

O importante aqui é levantar todas as despesas que incidem sobre a empresa, para ter um cenário real de custos operacionais.

Agrupe as despesas em categorias – ex.: despesas operacionais, recursos humanos etc.

Essa fase é importante para determinar quais operações demandam mais recursos financeiros e reduzir assim esses custos, com base no impacto ou não das despesas na geração de renda.

Algumas sugestões de categorias para as despesas: operacionais, publicidade, recursos humanos, impostos e manutenções.

Levante o histórico de gastos com cada uma das despesas relacionadas

Agora é a hora de consultar o seu sistema de gestão! Emita relatórios com o histórico de gastos com cada uma das despesas listadas.

Caso você não utilize um sistema ERP, tente consultar seu arquivo de notas e pagamentos, para identificar, da melhor maneira possível, quantos recursos são destinados mensalmente a cada uma das categorias de despesas.

Esse levantamento é muito importante para determinar onde pode haver redução de custos, pois muitas vezes despesas “bobas” como com descartáveis e materiais de expediente podem ter um grande volume mensalmente.

Se isso vem acontecendo, tome alguma ação como a conscientização e colaboração dos funcionários da empresa.

Classifique suas despesas por ordem de prioridade

Classificar as despesas por ordem de prioridade é uma boa prática, ela contribui para tornar o corte de despesas mais fácil.

Torne a tarefa o mais visual possível, use cores para identificar facilmente quais são as despesas que podem ser cortadas ou reduzidas ao máximo sem impactar de forma negativa a produtividade, operação e geração de receitas do negócio.

Defina metas de controle de despesas

Planejamento é a chave para o sucesso de quase todas as atividades que nos propomos a fazer! Planeje-se para reduzir os custos de forma saudável e sustentável. Defina metas e períodos de execução das ações e cortes.

Acompanhe de perto o andamento dessas atividades e o quanto a redução está impactando o caixa da empresa.

Engaje seus funcionários a participar do processo de redução dos custos. Comunique-se! Venda a eles a ideia da economia e conquiste o comprometimento da equipe. Eles serão peça fundamental para o sucesso das ações.

Qual É A Importância De Ter Um Controle De Despesas?

O controle de despesas é importante para todas as empresas, independentemente do tamanho ou setor. Ele ajuda a empresa a melhorar a sua saúde financeira por encontrar gastos desnecessários e a reduzir custos.

Além disso, fornece informações valiosas sobre os gastos da empresa, que podem ser usadas para tomar decisões mais informadas, como investimentos e expansão.

Ainda, o controle de despesas auxilia a aumentar a lucratividade, ao reduzir custos e melhorar a eficiência por alocar os recursos nas áreas corretas.

Quais As Vantagens De Controlar As Despesas Corporativas?

Além da sua importância, o controle de despesas pode trazer várias vantagens, como:

• aumento da eficiente por saber onde os recursos podem ser usados com maior potencial de retorno;
• economia por reduzir custos;
• melhora na visibilidade dos gastos, o que ajuda a criar estratégias melhores;
• melhora no fluxo de caixa, o que pode ajudar a garantir que haja dinheiro suficiente para cobrir as despesas;
• aumento da conformidade por ajudar o negócio a cumprir as leis e regulamentos aplicáveis.

Quais São Os Melhores Aplicativos De Despesas?

Há vários aplicativos de despesas disponíveis no mercado para você escolher o que melhor se encaixa com suas necessidades. Mas separamos as duas melhores opções para você começar a testar hoje.

Mobills

O Mobills é um aplicativo de despesas completo e intuitivo. Ele oferece uma variedade de recursos para ajudar os usuários a controlar seus gastos, incluindo:

• registro de despesas de forma rápida e fácil, seja em dinheiro, cartão de crédito ou débito. Os usuários podem adicionar uma descrição, categoria, valor e data para cada despesa;
• orçamentos para diferentes categorias de gastos. É possível definir limites para cada orçamento e receber alertas quando eles são ultrapassados;
• relatórios para visualizar os gastos de forma clara e concisa com dados por categoria, período de tempo ou tipo de despesa;
• sincronização com bancos e cartões de crédito;
• lembretes de pagamentos;
• gestão de investimentos, incluindo ações, fundos de investimento e títulos.

As suas vantagens envolvem mais recursos, como orçamentos personalizados e relatórios avançados, interface mais moderna, integração com outros aplicativos. Por outro lado, possui preço mais alto.

Organizze

O Organizze é um aplicativo de despesas simples e fácil de usar. Ele oferece um conjunto básico de recursos, como:

• registro de gastos por categorias, datas, locais e valores;
• orçamentos para acompanhar seus gastos e garantir que não ultrapassem o limite;
• relatórios para visualizar seus gastos de forma analítica;
• sincronização com bancos e cartões de crédito para facilitar o registro;
• recompensas para incentivar os usuários a economizar dinheiro.

Os seus benefícios englobam a economia, por ser mais barato, e pode ser usado por qualquer pessoa, por ser mais simples de usar. No entanto, há menos recursos para explorar.

Modelos De Planilha De Controle De Despesas

Existem diversos modelos de planilha de controle de despesas disponíveis online e em aplicativos de planilhas, como o Excel e o Google Sheets.

Esses modelos podem ser uma ótima maneira de começar a controlar seus gastos, pois fornecem uma estrutura básica para registrar e acompanhar suas despesas.

Ao escolher um modelo de planilha de controle de despesas, é importante considerar seus objetivos e necessidades.

Se você está apenas começando, um modelo simples pode ser suficiente. No entanto, se precisar de recursos mais avançados, como orçamentos personalizados ou relatórios detalhados, terá que encontrar um modelo que atenda isso.

Alguns modelos de planilha de controle de despesas que você pode usar são:

• modelo de controle de despesas pessoal: projetado para ajudar você a controlar seus gastos pessoais. Ele inclui campos para registrar a data, a descrição, a categoria e o valor da despesa.
• modelo de controle de despesas de negócios: projetado para controlar os gastos de sua empresa. Ele inclui campos para registrar a data, a descrição, a categoria, o valor e o fornecedor da despesa.
• modelo de controle de despesas de viagem: usado para controlar seus gastos em viagens. Ele inclui campos para registrar a data, a descrição, a categoria, o valor e o local da despesa.

Faça Sua Própria Planilha

Você pode começar a sua própria planilha seguindo as dicas:

1. Crie uma planilha em branco em seu software de planilha escolhido (Excel, Google Sheets ou outro).
2. Na primeira linha, crie os títulos das colunas conforme mencionado acima.
3. A partir da segunda linha, você pode começar a inserir suas despesas.
4. Preencha os campos com as informações apropriadas:

• Data em que a despesa ocorreu.
• Descrição da despesa, por exemplo, “Conta de Luz”, “Supermercado”, “Gasolina” etc.
• Categoria da despesa, como “Moradia”, “Alimentação”, “Transporte” etc. Isso pode ajudá-lo a identificar onde está gastando mais.
• Método de pagamento, por exemplo, “Cartão de Crédito”, “Dinheiro”, “Transferência Bancária” etc.
• Valor da despesa.

5. Conforme você adiciona despesas, a planilha automaticamente calcula o total e fornecerá uma visão geral das suas despesas.
6. Você pode adicionar fórmulas para calcular totais por categoria, por mês, ou para criar gráficos e relatórios para uma análise mais aprofundada.

Além desses modelos, você também pode encontrar planilhas de controle de despesas personalizadas online. Elas podem ser uma boa opção se precisar de recursos específicos não disponíveis nos modelos padrão.

Dicas Para Ter Total Controle De Despesas Na Sua Empresa

Apenas ter uma planilha não é suficiente para controlar as despesas em uma empresa. Por isso, separamos dicas relevantes para te ajudar nessa missão:

• defina objetivos e metas para o seu sistema de controle de despesas. Isso o ajudará a manter o foco e a medir o sucesso;
• crie um orçamento para planejar e controlar os gastos, garantindo que eles estejam dentro do previsto;
• registre todos os gastos, independentemente do tamanho. Serve para acompanhá-los e identificar oportunidades de redução de custos;
• acompanhe os gastos regularmente, para encontrar quaisquer desvios do orçamento e tomar medidas corretivas;
• use um ERP para integrar todos os principais processos de negócios de uma empresa em um único sistema, incluindo contabilidade, vendas, compras e estoque, rastreando todos os gastos em tempo real;
• reveja e atualize o seu sistema para saber se ele esteja funcionando de forma eficaz e que esteja atendendo às suas necessidades.

Conclusão

Bem, acho que deu para perceber que conhecendo e acompanhando o controle de despesas da sua empresa, a redução de custos se torna uma tarefa menos difícil!

Mas, se você deseja ter mais agilidade na tomada de decisão, e quer conseguir avaliar os indicadores financeiros de forma mais fácil e tranquila.

Assim, é possível guiar sua empresa nos trilhos certos durante a crise.

No entanto, para obter os melhores resultados, você precisa contar com um Sistema de Gestão completo, como o ERP da WebMais. Agende uma demonstração gratuita agora mesmo!