gestor realizando o controle do estoque da sua empresa por meio de um leitor de código de barras

Controle de estoque: domine este assunto de uma vez por todas!

Todas as empresas buscam constantemente um aumento em seus lucros, a redução dos custos e minimizar prejuízos. Existem alguns caminhos para que você alcance este objetivo e um controle de estoque bem feito é um deles.

O controle do estoque é fundamental para que as empresas possam controlar todas as entradas e saídas de produtos e insumos. De posse destas informações, o gestor tem conhecimento de quais produtos são mais aceitos no mercado e quais não são, podendo assim criar diferentes estratégias de comercialização.

Como falamos, o estoque a ser controlado pode ser tanto de matéria-prima como de produto acabado, dependendo da área de atuação as organizações podem controlar os dois ou apenas um.

Neste artigo você irá descobrir, de uma vez por todas, o que é o controle de estoque e como ele pode ajudar o seu negócio a prosperar, vamos lá?

Por que controlar o estoque?

Controlar o estoque, nada mais é do que gerir os ativos do seu negócio e é uma estratégia fundamental para a sua operação. Dependendo da quantidade de pontos de distribuição que você possui, esta gestão pode ser complexa, mas a sua falta pode trazer muitos problemas. Além do mais, dependendo do tipo de nicho que a sua empresa atua, o controle de estoque pode ser a chave do sucesso do seu negócio.

Mas, antes de qualquer coisa, precisamos entender o motivo de se realizar o controle de estoque. Além de ser o espaço físico em que você armazena seus insumos e produtos, o estoque, se bem organizado, permite otimizar várias tarefas de toda a empresa e trazer muitos benefícios para a sua gestão.

Abaixo, trouxemos dois grandes motivos para você iniciar ou organizar melhor o controle de estoque da sua empresa, vamos conhecê-los?

Economia em despesas supérfluas

Você pode implementar mudanças e aprimorar seu controle para reduzir ou até mesmo eliminar gastos desnecessários, gerando uma economia de recursos – que se materializa em economia de dinheiro. O planejamento deve estar aliado a estratégias que promovam otimizações no processo, logo, seu controle de estoque será um fator primordial para o sucesso dos seus negócios.

Com um controle de estoque eficiente, você saberá com exatidão quais produtos você possui, quais estão em falta e quais tem uma melhor aceitação pelos clientes. Com isso, você não perderá mais vendas por não ter o produto disponível ou poderá realizar promoções para girar o que está parado no estoque.

Aumento das vendas

Com um controle mais rigoroso do estoque, você evita passar por situações em que o vendedor realiza a venda e não há o produto em estoque ou insumos suficientes para produzir. Este tipo de circunstância causa mal estar ao vendedor e principalmente ao cliente, que fica insatisfeito e pode procurar a concorrência.

Ter um controle eficaz do seu estoque é uma grande vantagem competitiva, já que você saberá com exatidão quais produtos tem no seu estoque, bem como uma previsão dos produtos de maior saída. 

A gestão do estoque controla o fluxo de materiais em toda a empresa e também indica o desempenho de setores como vendas, financeiro e expedição. Além disso, ela permite prever as necessidades de compras futuras.

Logo, você pode se programar para não faltar os itens no estoque, mesmo naquelas épocas em que há um aumento pontual nas vendas. Se você passa por épocas em que a saída é menor, você pode realizar promoções ou propagandas para melhorar o desempenho das vendas nestes meses.

5 Vantagens do controle de estoque

O controle de estoque trás muitas vantagens para a sua empresa, principalmente para os setores financeiro e comercial. Por isso separamos 5 benefícios que um controle de estoque eficaz proporciona para o seu negócio. Vamos a elas?

Melhor aproveitamento do espaço

Quando as empresas investem em um controle de estoque mais rigoroso, o espaço físico em que as mercadorias são armazenadas acabam sendo melhor organizado. 

Com isso os artigos são encontrados mais facilmente, logo as vendas se tornam mais ágeis e evita-se danos físicos aos produtos.

Melhora da eficiência e produtividade

Quando se faz uso das ferramentas adequadas para controlar o estoque, é possível ter uma equipe mais produtiva e eficiente. Isso ocorre pois, informatizando o setor evita-se o trabalho manual, que pode tornar qualquer tarefa muito mais custosa.

Com a otimização da gestão de estoque é possível fazer mais, em menos tempo e sem perder em qualidade, permitindo também que a sua empresa tenha uma equipe enxuta para dar conta do setor. Além disso, com a informatização dos dados, a margem de erros é reduzida.

Parceiro do setor de compras

O setor de compras se beneficia bastante com um controle de estoque bem feito. quando todas as movimentações de estoque são registradas, o comprador consegue identificar o momento de realizar a compra de determinado item, para que não fique em falta no estoque.

Caso tenha a falta de mercadorias, você pode perder vendas. Existe o oposto desta situação, quando são comprados artigos em excesso e o estoque acaba não girando.

Por isso é importante ter um sistema que integre os setores, assim o compras acompanha a movimentação do estoque e não deixa nem faltar e nem ter excesso de produtos.

Parceiro do setor comercial

O controle de estoque também é um aliado do setor comercial, pois permite traçar e analisar o comportamento dos clientes em relação aos itens vendidos e esta informação deve ser utilizada de forma estratégica pelos vendedores.

Informações como itens mais e menos vendidos e as épocas do ano tem uma maior procura são fundamentais, já que é possível traçar estratégias diferenciadas para aqueles itens que estão “encalhados”.

Ao acompanhar o comportamento dos consumidores é possível até mesmo identificar quais artigos estão saindo de linha e não vale mais a pena vender. De forma semelhante, o seu negócio consegue prever tendências e ser o primeiro a oferecer a novidade no mercado.

Parceiro do setor financeiro

O setor financeiro também se beneficia com a otimização do controle de estoque. Afinal, ao se evitar a compra de mercadorias que não seriam vendidas em breve, o dinheiro economizado pode ser utilizado em artigos que realmente serão procurados.

Esse dinheiro pode ainda ser destinado a suprir outras necessidades que a sua empresa possui no curto prazo. Ou seja, é possível investir de maneira inteligente, mantendo o fluxo de caixa em dia. Assim, não se corre o risco de faltar dinheiro para o que é urgente.

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Principais erros no controle de estoque

Um gerenciamento inadequado do estoque pode falir um negócio. Por isso, seu controle é um processo fundamental para todas as empresas que vendem e distribuem mercadorias.

Para que seu estoque não te cause dores de cabeça, separamos os 4 principais erros cometidos pelas empresas. Vamos descobrir quais são?

Falta de planejamento a longo prazo

Muitos empresários acabam deixando de lado o planejamento do seu estoque a longo prazo e isto pode acabar causando dois grandes problemas. O primeiro é a falta de itens disponíveis para a venda e o segundo um estoque excessivo e parado.

Estas duas situações podem levar a sérias consequências, como por exemplo, o cliente recorrer a concorrência para adquirir o artigo desejado e com isso ficar mais difícil reconquistá-lo.

Outro ponto é a falha no seu fluxo de caixa, já que as mercadorias compradas precisam se transformar em dinheiro para que se possam honrar os compromissos da empresa.

O planejamento deve considerar o comportamento do consumidor, bem como as sazonalidades, caso exista em seu segmento, e o histórico de vendas. Com estas informações você poderá se planejar para todas as épocas do ano e tendências futuras.

Não conhecer seus clientes

Conhecer as necessidades e desejos dos seus clientes são informações muito importantes para o planejamento do seu estoque. É por meio delas que você saberá, por exemplo, se deve investir mais em determinados produtos e deixar outros de lado.

Faça pesquisas, converse com seus clientes e analise o histórico de compras. Com as informações levantadas será possível traçar novas estratégias.

Falta de comunicação interna

Um problema muito comum que acontece nas grandes empresas é que algumas decisões, como promoções, muitas vezes não chegam aos colaboradores que trabalham no estoque. Sem essa comunicação, eles não ficam preparadas para um possível aumento no movimento de saída de materiais, podendo diminuir a produtividade do setor.

Nossa dica é realizar reuniões com as coordenações e colaboradores-chave, assim, todos ficam sabendo das decisões e podem se preparar de forma adequada.

Falta de automação

Como você realiza o controle do seu estoque? Você ainda utiliza planilhas manuais? Se sim, você está perdendo tempo e dinheiro!

Com os lançamentos manuais, sua equipe leva muito tempo para registrar todas as movimentações do estoque e ainda está mais sujeita a erros.

Com o uso de um sistema informatizado, que integre todos os setores da sua empresa vai ajudar a automatizar as tarefas, evitar as falhas humanas mais comuns e acelerar os processos de monitoramento.

Metodologias de controle de estoque

Para que a sua empresa usufrua de todos os benefícios que um bom controle de estoque pode proporcionar, é fundamental que você escolha a metodologia que mais se adeque ao seu negócio.

Para que você conheça e possa visualizar qual deles tem uma aderência melhor quanto as suas necessidades, trouxemos os métodos mais utilizados pelas empresas.

PEPS

O método PEPS segue a premissa de que os primeiros itens mais antigo são os primeiros a serem vendidos, por este motivo é utilizado esta sigla “Primeiro que Entra, Primeiro que Sai”.

Este é um dos métodos mais utilizados, já que permite um melhor controle da validade dos produtos, combate a perdas e uma aproximação do custo de cada item ao seu custo real, já que o cálculo é feito a partir das mercadorias mais velhas para as mais novas.

Por este motivos, o método PEPS é um dos mais utilizados pelas empresas, principalmente por evitar perdas e por facilitar a gestão logística como um todo.

UEPS

O método UEPS é o contrário do PEPS, ou seja, as últimas mercadorias a entrarem no estoque são as primeiras a saírem, assim, o significado da sigla é “Último a Entrar, Primeiro a Sair”.

Ele não deve ser utilizado por empresas que trabalham com produtos perecíveis, pois o risco de ocorrerem perdas é muito maior. Aqui, você como gestor, deve estar sempre atento a rotatividade dos produtos, para que não ocorram perdas.

Ao contrário do PEPS, no método UEPS o cálculo do custo dos itens vendidos é baseado no valor dos produtos mais novos do estoque.

planilha controle de lote e validade

PVPS

Este método baseia em “Primeiro que Vence, Primeiro que Sai”, onde os lotes mais perto do vencimento são os primeiros a serem comercializados.

É muito utilizado para produtos de altíssimo giro ou com prazo de validade curto, como produtos resfriados. A maior vantagem é que ele ajuda a reduzir consideravelmente o índice de perdas por validade ou obsolescência, por exemplo.

Just in time

O just in time, ou JIT, é um método de gestão desenvolvido especialmente para promover a redução de custos, no qual o nível do estoque é mantido no menor estado capaz de atender as demandas do mercado.

quem deseja aplicar esta metodologia, necessita ter condições de monitorar constantemente o estoque para evitar perder boas oportunidades de vendas por não ter a quantidade suficiente de produtos disponível.

Por isso é muito importante ter bons fornecedores que trabalhem em parceria com você, logo, eles poderão atender a sua empresa com a agilidade e na frequência necessárias para que esse método de gestão de estoque funcione bem.

Curva ABC

A curva ABC é um método de análise de estoque que ajuda a identificar a relevância dos produtos, considerando sua representatividade em termos de giro, faturamento e lucratividade. Por isso, podemos separar o estoque em:

  • Itens classe A: Considerados os mais importantes, são aqueles que possuem um giro razoável, mas que representam uma grande fatia do faturamento e dos lucros — em decorrência do alto preço de venda;
  • Itens classe B: Compreendem a maior fatia do estoque. São produtos que possuem um giro alto e que, em decorrência desse volume de saída, contribuem bastante para que o faturamento e os lucros sejam satisfatórios;
  • Itens classe C: Possuem pouca saída e, por consequência, o faturamento em decorrência da sua venda não é tão expressivo. Porém, são itens necessários no estoque, já que pode ter procura deles por parte do cliente.

A Curva ABC é uma metodologia muito eficiente em termos do ajustamento do processo de compras.

Custo médio

Também chamada de Média Ponderada Móvel, a metodologia do Custo Médio prevê a renovação dos valores do estoque a cada vez que houver a entrada de novos itens por meio do cálculo de uma média ponderada.

A média é o resultado da soma dos valores dos produtos antigos com os valores dos produtos novos dividida pela quantidade total de itens disponíveis no estoque.

Para sua aplicação oferecer todos os benefícios possíveis, é preciso considerar bem o modelo de negócio da empresa antes de utilizar essa metodologia.

Entretanto, o Custo Médio e o PEPS são os únicos métodos de gestão de estoque aceitos pelo Ministério da Fazenda na contabilização e comprovação de custos realizadas para fins do Imposto de Renda.

Benefícios de um ERP para o controle do seu estoque

Para que você tenha um controle de estoque efetivo, é necessário poder contar com ferramentas adequadas para o gerenciamento do setor. Papel e caneta não oferecem a agilidade necessária que os negócios atuais necessitam.

Portanto, é preciso utilizar uma ferramenta que informatize os dados, conecte os setores e automatize os processos. Nesse contexto, o ERP é uma ótima solução, pois atende a todas as demandas do controle de estoque.

Além de contribuir com a tomada de decisões, garantindo uma maior produtividade com a automação de vários processos e relatórios específicos, como necessidade de compra e controle de lote e validade.

Com isso evita-se o desperdício de mercadorias por passarem da validade, que acarreta em prejuízos para o seu negócio. Logo, isso leva a um aumento da lucratividade. O uso de um ERP traz inúmeras vantagens para a sua gestão, incluindo no controle do estoque.

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