O Que São Despesas, Tipos E Como Fazer Controle Eficiente

As despesas fazem parte da rotina de qualquer empresa. Esses pagamentos são fundamentais para a manutenção do negócio. Afinal, sem eles, a empresa não conseguiria contratar pessoas, comprar matérias-primas e nem cuidar da sua administração.

No entanto, é preciso tomar muito cuidado. Isso porque o pagamento de despesas significa tirar dinheiro do caixa. Isso pode ser muito perigoso para a saúde financeira do negócio se não for feito com planejamento e consciência sobre a atual situação.

Então, neste artigo, você vai entender o que são despesas, qual a diferença entre despesas e custos e conferir as nossas dicas para controlá-las.

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Agora, vamos para o texto. Acompanhe abaixo!

O Que São Despesas?

As despesas são recursos aplicados à estrutura gerencial de uma empresa, com o objetivo de sustentar seu funcionamento como um todo. Em outras palavras, podemos dizer que elas estão relacionadas à administração do negócio.

Isso porque, esses recursos são aplicados às áreas comerciais, de marketing, desenvolvimento de produtos e financeira. Ou seja, eles não estão relacionados diretamente à produção – esses são os custos, sobre os quais falaremos mais adiante.

Quais São Os Tipos De Despesa?

As despesas são classificadas em cinco tipos e conhecê-los é essencial para que você saiba classificá-las e, dessa forma, gerenciá-las melhor.

Despesas Fixas

As despesas fixas correspondem a gastos mensais fixos, como o nome indica. Elas são constantes e, em muitos casos, previsíveis, pois não estão vinculadas às oscilações no volume de produção.

Alguns exemplos de despesas fixas são o aluguel de espaços e máquinas, contas de consumo, impostos fixos e salários.

Despesas Variáveis

Já as variáveis são aquelas que estão relacionadas ao volume de produção e, por isso, os valores oscilam de um período para outro.

São exemplos de despesas variáveis as comissões pagas a funcionários, impostos calculados com base na receita da empresa, gastos com transporte e distribuição de produtos, bônus oferecidos aos colaboradores, entre outros.

Despesas Operacionais

As operacionais são aquelas despesas fundamentais para manter o funcionamento da empresa. Elas podem ser administrativas, comerciais ou específicas:

• Administrativas: se relacionam a salários e benefícios, impostos e seguros;
• Comerciais: são aquelas voltadas para a divulgação do negócio, como assessoria de imprensa, publicidade e brindes;
• Específicas: são únicas de cada empresa e variam de acordo com as políticas internas de cada organização.

Despesas Não Operacionais

As não operacionais são aquelas que não estão ligadas diretamente ao funcionamento ou à realização da atividade principal da empresa. Alguns exemplos são o pagamento de juros e dividendos.

Despesas Pré-Operacionais

Já as pré-operacionais são essenciais para que a empresa tenha condições de realizar suas atividades e expandir seus processos. Elas são pagas antes do início da produção e são inevitáveis para a implementação do negócio.

Como exemplos, podemos citar a capacitação e treinamento de funcionários, instalações, reformas e gastos com licenças e alvarás.

Qual A Importância De Classificar As Despesas Corretamente?

Classificar as despesas corretamente é o primeiro passo para que o gestor conheça a fundo o perfil financeiro da empresa. Dessa forma, é possível gerenciá-las de maneira mais eficaz, entendo para onde vai cada parte dos recursos desembolsados.

Assim, fica mais fácil controlar os gastos e medir a saúde financeira do negócio, o que possibilita uma tomada de decisão mais consciente. Com esse conhecimento é possível, por exemplo, entender se é hora de cortar gastos ou de investir na expansão dos negócios.

Mas se a decisão for de cortar gastos, conhecer as despesas é essencial para saber quais podem ser cortadas de modo que o negócio não seja prejudicado.

Qual A Diferença Entre Custos, Gastos E Despesas?

Os termos “custos”, “gastos” e “despesas” são usados no contexto financeiro das empresas, e cada um tem um significado específico.

Custos referem-se aos gastos associados à produção de bens ou serviços em uma empresa. Eles incluem matéria-prima, mão de obra direta, energia, aluguel de instalações e outros recursos necessários para a fabricação dos produtos.

Por outro lado, os gastos são as despesas realizadas para adquirir ativos ou investimentos que beneficiarão a empresa no longo prazo. Alguns exemplos de gastos incluem a compra de equipamentos, maquinários, veículos e imóveis para a empresa.

Despesas são os gastos necessários para a operação diária da empresa, mas que não estão diretamente relacionados à produção. Assim, se incluem salários administrativos, aluguel do escritório, contas de serviços públicos, despesas de marketing e viagens corporativas.

Exemplos de Custos

Os custos, como falamos, estão ligados à produção de uma empresa, ou seja, ao financiamento dos materiais e processos necessários para a execução da sua atividade-fim.

Esses são alguns exemplos de custos:

• compra de matérias-primas;
• contratação de mão-de-obra;
• compra de embalagens;
• energia elétrica;
• manutenção de máquinas;
• depreciação de máquinas e equipamentos;
• materiais de limpeza e conservação da planta da fábrica.

Exemplos de Despesas

Já as despesas são relacionadas a todas as outras atividades exercidas pela empresa, com exceção da sua atividade-fim, que é a produção. Como exemplos de despesas podemos citar:

• aluguel do espaço onde a empresa funciona;
• contratação de colaboradores que atuam em outros setores, como o de recursos humanos e financeiro;
• custos com vendas;
• materiais de escritório;
• contas de consumo, como a de internet, por exemplo;
• gastos com benefícios oferecidos aos funcionários, como lanches, por exemplo.

Exemplos De Gastos

Exemplo de gastos empresariais: Compra de maquinário novo, investimento em tecnologia de ponta, aquisição de estoque, pagamento de serviços de consultoria, contratação de agência de publicidade.

Qual A Influência Dos Custos E Das Despesas No Orçamento?

Conhecer bem os custos e despesas da empresa é muito importante para um planejamento orçamentário adequado.

Todos esses gastos precisam ser previstos para que seja feita a divisão correta dos valores para cada setor. Além disso, inclui a definição de prioridades, caso não seja possível contemplar todas as necessidades.

Mas todo esse trabalho só é possível quando o gestor conhece todos os custos e despesas do negócio, além do montante necessário para cada setor.

Algumas empresas não fazem a classificação correta dos seus gastos e nem a divisão dos seus recursos. Assim, correm o risco de não ter em caixa os valores suficientes para a operação adequada de cada setor.

Assim, será preciso remanejar valores depois que o problema já estiver instalado, ou, pior, precisar lidar com a falta de recursos para a operação adequada.

Dicas Para Fazer Um Ótimo Controle Das Despesas

Agora você já sabe o que são despesas e qual a importância de conhecê-las e classificá-las. Então, confira algumas dicas para fazer um melhor controle na sua empresa!

Tenha Um Planejamento Financeiro

O planejamento é a primeira etapa para uma gestão mais eficiente. Dessa forma, ele deve agregar todas as informações sobre as finanças da empresa e servir como um guia para os gestores, indicando objetivos, metas e ações necessárias para atingi-los.

Monte Um Fluxo De Controle

Esse fluxo não precisa ser muito complexo para funcionar. O importante é designar uma pessoa para fazer o controle e definir uma frequência para fazer uma análise de resultados.

Defina Indicadores

Para que a análise seja bem-sucedida, é importante definir quais indicadores serão acompanhados.

Além disso, não se esqueça de fazer a documentação dos resultados a cada análise. Assim é possível entender quais setores estão trazendo os melhores resultados e quais precisam de melhorias.

Controle O Estoque

Um estoque mal administrado pode trazer perdas financeiras – afinal, produto parado é dinheiro parado. Por isso, invista na capacitação da equipe responsável por esse gerenciamento!

Não Perca Os Prazos De Pagamentos

O atraso de pagamentos é, sem dúvidas, uma das principais fontes de gastos desnecessários. Então, não deixe de se atentar a esses prazos e, se não conseguir pagar, negocie com os seus fornecedores para evitar multas.

Conte Com A Tecnologia

Contar com um software de gestão vai ajudar você a automatizar muitas dessas atividades de controle. Além disso, vai reduzir as chances de erros e fornecer relatórios já prontos sobre as despesas da empresa. Assim, todo o processo de análise se torna mais eficiente!

Como Identificar Possíveis Despesas Desnecessárias?

Uma das boas práticas para uma gestão eficiente das despesas do negócio é saber quando cortar gastos  — e quais deles podem ser cortados.

O primeiro passo para isso é fazer uma lista de todas as despesas da empresa, por menores que sejam. Somente assim é possível ter uma visão geral sobre todas elas e, a partir daí, começar a priorizar.

O próximo passo, portanto, é a classificação dessas despesas em imprescindíveis, importantes ou supérfluas.

No primeiro momento, você deve cortar as despesas supérfluas, que são aquelas que, no final das contas, não impactam diretamente no resultado financeiro dos negócios.

Mas, em situações mais graves, talvez seja necessário cortar ainda outras despesas, que talvez tenham mais impacto nos resultados.

Se esse for o caso, faça isso com muito cuidado. Dê prioridades às despesas mais importantes e corte aquelas que julgar influenciar menos o resultado das vendas no final do mês.

Como Analisar Os Custos E Despesas De Uma Empresa?

Analisar os custos e despesas de uma empresa é essencial para entender sua saúde financeira. Aqui estão algumas etapas para realizar essa análise:

1. Coletar dados: Reúna informações detalhadas sobre os custos e despesas da empresa, incluindo registros contábeis, recibos, faturas e relatórios financeiros.
2. Classificar os custos e despesas: Organize os gastos em categorias relevantes, como matéria-prima, mão de obra, aluguel, marketing, energia, entre outros. Isso facilitará a compreensão e análise dos números.
3. Calcular os percentuais: Determine a porcentagem de cada categoria em relação ao total de custos e despesas. Isso ajudará a identificar áreas que consomem a maior parte dos recursos financeiros.
4. Comparar com períodos anteriores: Analise os custos e despesas atuais em comparação com períodos anteriores, como trimestres ou anos anteriores. Isso revelará tendências e variações significativas.
5. Benchmarking: Compare os custos e despesas da empresa com empresas similares do mesmo setor. Isso permitirá avaliar se os gastos estão dentro dos padrões aceitáveis e identificar possíveis áreas de melhoria.
6. Identificar variações: Analise quais custos e despesas estão acima ou abaixo do esperado e investigue as razões por trás dessas variações. Isso pode envolver identificar ineficiências, cortar desperdícios ou ajustar estratégias.
7. Avaliar a rentabilidade: Considere como os custos e despesas afetam a lucratividade da empresa. Identifique os produtos, serviços ou áreas de negócios que geram maior lucro e aqueles que estão tendo dificuldades financeiras.
8. Tomar medidas corretivas: Com base na análise realizada, tome medidas para reduzir custos, otimizar despesas e melhorar a eficiência operacional. Isso pode incluir renegociar contratos, buscar fornecedores mais competitivos ou implementar programas de controle de gastos.

A análise regular dos custos e despesas permitirá que a empresa tome decisões financeiras mais informadas, identifique oportunidades de economia e mantenha uma saúde financeira sólida.

Conclusão

As despesas de uma empresa podem não estar relacionadas à sua produção, mas o seu gerenciamento é tão importante quanto o controle dos custos.

Conhecê-las e classificá-las é fundamental para ter uma visão ampla sobre a situação financeira do negócio e tomar decisões mais conscientes. Para ajudar nessa tarefa, não deixe de contar com a tecnologia!

Hoje, existem no mercado sistemas capazes de organizar todas as informações sobre as despesas de uma empresa e entregar relatórios completos. Dessa forma, toda a sua gestão seja mais eficiente e traga melhores resultados.

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