despesas: tipos, o que são e como fazer um bom controle

O Que São Despesas, Custos E Como Controlar As Finanças

As despesas fazem parte da rotina de qualquer empresa. Esses pagamentos são fundamentais para a manutenção do negócio, afinal, sem eles, a empresa não conseguiria contratar pessoas, comprar matérias-primas e nem cuidar da sua administração.

No entanto, é preciso tomar muito cuidado, pois o pagamento de despesas significa tirar dinheiro do caixa — o que pode ser muito perigoso para a saúde financeira do negócio se não for feito com planejamento e consciência sobre a atual situação.

Neste artigo, você vai entender o que são despesas, qual a diferença entre despesas e custos e conferir as nossas dicas para controlá-las. Continue lendo!

O Que São Despesas?

As despesas são recursos aplicados à estrutura gerencial de uma empresa, com o objetivo de sustentar seu funcionamento como um todo. De forma resumida, podemos dizer que elas estão relacionadas à administração do negócio.

Isso porque esses recursos são aplicados às áreas comerciais, de marketing, desenvolvimento de produtos e financeira. Ou seja, eles não estão relacionados diretamente à produção – esses são os custos, sobre os quais falaremos mais adiante. 

Quais São Os Tipos De Despesa?

tipos de despesas

As despesas são classificadas em cinco tipos e conhecê-los é essencial para que você saiba classificá-las e, dessa forma, gerenciá-las melhor.

Despesas Fixas

As fixas correspondem a gastos mensais fixos, como o nome indica. Elas são constantes e, em muitos casos, previsíveis, pois não estão vinculadas às oscilações no volume de produção.

Alguns exemplos de despesas fixas são o aluguel de espaços e máquinas, contas de consumo, impostos fixos e salários.

Despesas Variáveis

Já as variáveis são aquelas que estão relacionadas ao volume de produção e, por isso, os valores oscilam de um período para outro. 

São exemplos de despesas variáveis as comissões pagas a funcionários, impostos calculados com base na receita da empresa, gastos com transporte e distribuição de produtos, bônus oferecidos aos colaboradores, entre outros.

Despesas Operacionais

As operacionais são aquelas fundamentais para manter o funcionamento da empresa. Elas podem ser administrativas, comerciais e específicas:

  • Administrativas: se relacionam a salários e benefícios, impostos e seguros;
  • Comerciais: são aquelas voltadas para a divulgação do negócio, como assessoria de imprensa, publicidade e brindes;
  • Específicas: são únicas de cada empresa e variam de acordo com as políticas internas de cada organização.

Despesas Não Operacionais

As não operacionais são aquelas que não estão ligadas diretamente ao funcionamento ou à realização da atividade principal da empresa. Alguns exemplos são o pagamento de juros e dividendos.

Despesas Pré-Operacionais

Já as pré-operacionais são essenciais para que a empresa tenha condições de realizar suas atividades e expandir seus processos. Elas são pagas antes do início da produção e são inevitáveis para a implementação do negócio.

Alguns exemplos são a capacitação e treinamento de funcionários, instalações, reformas e gastos com licenças e alvarás.

Qual A Importância De Classificar As Despesas Corretamente?

Classificar as despesas corretamente é o primeiro passo para que o gestor conheça a fundo o perfil financeiro da empresa. Dessa forma, é possível gerenciá-las de maneira mais eficaz, entendo para onde vai cada parte dos recursos desembolsados.

Assim, fica mais fácil controlar os gastos e medir a saúde financeira do negócio, o que possibilita uma tomada de decisão mais consciente. Com esse conhecimento é possível, por exemplo, entender se é hora de cortar gastos ou de investir na expansão dos negócios. 

E se a decisão for de cortar gastos, conhecer as despesas é essencial para saber quais podem ser cortadas de modo que o negócio não seja prejudicado.

Qual A Diferença Entre Custos E Despesas?

A principal diferença entre custos e despesas é que os custos estão relacionados aos gastos com o produto final, ou seja, correspondem à aquisição de matérias-primas e mercadorias. 

Já as despesas, como você já sabe, estão ligadas à parte administrativa do negócio, e não à realização da atividade principal.

Dicas Para Fazer Um Ótimo Controle Das Despesas

dicas para fazer um ótimo controle das despesas

Agora que você já sabe o que são despesas e qual a importância de conhecê-las e classificá-las, confira algumas dicas para fazer um melhor controle na sua empresa!

Tenha Um Planejamento Financeiro

O planejamento é a primeira etapa para uma gestão mais eficiente. Ele deve agregar todas as informações sobre as finanças da empresa e servir como um guia para os gestores, indicando objetivos, metas e ações necessárias para atingi-los.

Monte Um Fluxo de Controle

Esse fluxo não precisa ser muito complexo para funcionar. O importante é designar uma pessoa para fazer o controle e definir uma frequência para fazer uma análise de resultados.

Defina Indicadores

Para que a análise seja bem-sucedida, é importante definir quais indicadores serão acompanhados. 

E não se esqueça de fazer a documentação dos resultados a cada análise. Assim é possível entender quais setores estão trazendo os melhores resultados e quais precisam de melhorias.

Controle o Estoque

Um estoque mal administrado pode trazer perdas financeiras – afinal, produto parado é dinheiro parado. Por isso, invista na capacitação da equipe responsável por esse gerenciamento!

Não Perca os Prazos de Pagamentos

O atraso de pagamentos é, sem dúvidas, uma das principais fontes de despesas desnecessárias. Não deixe de se atentar a esses prazos e, se não for conseguir pagar, negocie com os seus fornecedores para evitar multas.

Conte Com a Tecnologia

Contar com um software de gestão vai ajudar você a automatizar muitas dessas atividades de controle, além de reduzir as chances de erros e fornecer relatórios já prontos sobre as despesas da empresa.

Assim, todo o processo de análise se torna mais eficiente!

Conclusão

As despesas de uma empresa podem não estar relacionadas à sua produção, mas o seu gerenciamento é tão importante quanto o controle dos custos. 

Conhecê-las e classificá-las é fundamental para ter uma visão ampla sobre a situação financeira do negócio e tomar decisões mais conscientes.

Para ajudar nessa tarefa, não deixe de contar com a tecnologia! 

Hoje, existem no mercado sistemas capazes de organizar todas as informações sobre as despesas de uma empresa e entregar relatórios completos, para que toda a sua gestão seja mais eficiente e traga melhores resultados.

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