11 Ferramentas De Gestão, Por Que E Como Usá-las

As ferramentas de gestão são técnicas que auxiliam na tomada de decisão dentro da empresa. Por isso, a sua escolha não é uma tarefa fácil e deve ser feita com cuidado.

Diante de tantas opções, é fundamental conhecer bem as principais ferramentas e o funcionamento de cada uma delas. Assim, é possível eleger aquela que se encaixa melhor aos fluxos e objetivos do seu negócio.

Neste, você vai entender melhor o que são e para que servem as ferramentas de gestão. Além disso, vamos trazer as principais. Sem dúvidas, isso vai lhe ajudar a fazer a escolha ideal para a sua empresa!

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O Que São Ferramentas De Gestão?

As ferramentas de gestão são técnicas que tem o objetivo de facilitar a gestão do negócio. Então, para tanto, acabam ajudando, principalmente, no processo de tomada de decisão.

Empresas de diferentes portes e segmentos podem (e devem) utilizá-las. Isso porque, permitem que o gestor tenha maior controle sobre os processos produtivos e administrativos.

Dessa forma, utilizar uma ferramenta de gestão é uma forma de ter uma visão mais ampla sobre o funcionamento de uma empresa. Assim você pode, por exemplo, conhecer pontos negativos e positivos de cada produto ou serviço oferecido.

Além disso, elas também facilitam a detecção de erros e fortalecem a criação de estratégias para corrigi-los. Por fim, a gestão de pessoas é otimizada, tendo fundamental importância no sucesso do negócio.

Qual A Importância Das Ferramentas De Gestão?

As ferramentas de gestão são importantes para ajudar a organizar e gerenciar diversas áreas da sua empresa, como finanças, vendas, recursos humanos e projetos.

Isso porque, elas ajudam a melhorar a eficiência e produtividade da sua equipe. Dessa forma, permitem uma melhor tomada de decisão com base em dados e aumentam a transparência e colaboração entre os departamentos.

Além disso, uma boa ferramenta de gestão pode ajudar a automatizar tarefas repetitivas e reduzir erros humanos. Assim, você libera tempo para que a equipe possa se concentrar em tarefas de maior valor agregado.

Quais As Principais Ferramentas De Gestão?

Agora você já sabe o que são ferramentas de gestão e como elas são importantes para a empresa. Então, é hora de conhecer as mais utilizadas no mercado. Vamos lá?

PM Canvas (Project Model Canvas)

O Project model Canvas é uma ferramenta de gestão de projetos que utiliza conceitos visuais com uma estrutura lógica de componentes. Também é chamado de Business Model Canvas.

Esses componentes são organizados em 9 quadros. Cada um deles corresponde um desses elementos:

• Fontes de receita;
• Relacionamento com clientes;
• Segmento de clientes;
• Recursos-chave;
• Proposições de valor;
• Atividades-chave;
• Canais de prospecção;
• Estrutura de custos;
• Parcerias.

A principal vantagem de utilizar o PM Canvas é que ele oferece uma visão macro do negócio. Além disso, também ajuda no planejamento e controle das principais áreas da empresa.

Por Que Usar O PM Canvas (Project Model Canvas)?

Contando com diversos benefícios, o PM Canvas é uma das principais ferramentas de gestão para empresas. Isso porque ele é visual e intuitivo. Assim, permite uma visão completa de todos os processos da empresa.

Isso facilita a comunicação entre os setores e as decisões da gestão. Toda essa integração otimiza o planejamento, o gerenciamento e a comunicação dentro dos projetos, sempre de forma estruturada e eficiente.

Outro ponto é que o PM Canvas ajuda a identificar riscos e oportunidades, além de alinhar o projeto com as metas e objetivos estratégicos da empresa. Assim, você ganha mais precisão na hora de realizar os recursos.

Por fim, essa ferramenta de gestão administrativa aponta o desempenho das atividades através de indicadores. Esses dados permitem encontrar e analisar erros e problemas, além da aplicação das melhores soluções e ajustes.

Análise SWOT

SWOT é uma palavra formada pelas iniciais dos principais pontos que compõem essa ferramentas de gestão:

• Strenghts (forças): indica os pontos fortes do negócio;
• Weaknesses (fraquezas): são os pontos fracos da empresa);
• Opportunities (oportunidades): é a observação do cenário externo para a identificação de oportunidades para o negócio;
• Threats (ameaças): mapeia ameaças vindas de concorrentes e de fatores do ambiente externo.

O mapeamento desses pontos é importante para que a empresa entenda quais medidas devem ser tomadas no curto e longo prazo. Mas não é só isso. Com a SWOT, você saberá como aproveitar melhor os seus pontos fortes e oportunidades.

A análise SWOT pode ser utilizada tanto como ferramenta de gestão de pessoas como de processos.

Por Que Usar A Análise SWOT?

Como vimos acima, a análise SWOT é uma das ferramentas de gestão de projetos mais utilizada. Por isso, é interessante que você considere utilizá-la na sua empresa.

A primeira vantagem é que ela ajuda na identificação das melhores oportunidades para o negócio. Além disso, ela também facilita a visualização de ameaças.

Em paralelo, a análise SWOT também identifica fraquezas e forças da organização. Tudo isso pode ser usado para alcançar os objetivos estratégicos definidos pela empresa.

DMADV

DMADV é uma ferramenta de gestão indicada para projetos, produtos ou serviços novos, ainda não lançados pela empresa. As iniciais das suas cinco etapas formam o nome da ferramenta:

• Definir: estabelecer objetivos conforme a estratégia do negócio;
• Mensurar: usar indicadores para mensurar riscos e qualidades;
• Analisar: encontrar estratégias a partir da análise dos indicadores selecionados na etapa anterior;
• Desenhar: detalhar e testar a viabilidade do projeto e criar planos de ação;
• Verificar: disponibilizar o produto ou serviço e monitorar os seus resultados.

Por Que Utilizar A DMADV?

A DMADV é uma ótima opção de ferramenta de gestão para sua empresa, se ela está com um novo projeto. É que, como vimos acima, ela é indicada para esse tipo de situação. Assim, acaba facilitando o lançamento de produtos ou serviços.

Para tanto, a metodologia sugere uma imersão nas necessidades dos clientes. Dessa forma, é possível criar e desenvolver novas ideias que atendam essas necessidades.

Uma grande parte da DMADV está já nas suas etapas finais, com o desenho. Isso porque, como a ferramenta auxilia com novos processos, isso indica que não existe um histórico para análise.

DMAIC

O DMAIC é indicado em situações contrárias ao DMADV. Em outras palavras, ele funciona melhor com produtos e processos que já estão em vigor. As suas cinco etapas são:

• Definir: estabelecer quais processos ou produtos serão aprimorados;
• Mensurar: avaliar os principais aspectos do produto ou serviço em questão;
• Analisar: definir ações de correção;
• Incrementar: aplicar as correções definidas na etapa anterior;
• Controlar: verificar os resultados e monitorar processos.

Por Que Utilizar A DMAIC?

Tem dúvidas sobre o uso da DMAIC na sua empresa? Então, saiba que você pode manter a calma, pois ela é muito útil para o negócio.

Isso porque, ela é uma metodologia que ajuda a identificar e resolver problemas. Assim, você melhora a qualidade dos produtos ou serviços que oferece, agradando ao cliente e elevando o nível de satisfação.

Para complementar, a DMAIC também facilita na redução dos custos e aumento da eficiência dos processos. E é claro, tudo isso resulta em melhorias contínuas para a empresa, que vai seguir acompanhando o mercado de forma competitiva.

Six Sigma

O six sigma, ou seis sigma, é uma ferramenta de gestão de processos voltada para o constante aperfeiçoamento. Ela tem uma abordagem estatística que é praticada por meio de um método consistente e orientado por dados.

O six sigma é baseado em um conceito matemático, chamado de desvio padrão. Ele indica o grau de variação de um determinado item em relação à média do grupo.

O ideal é que esse desvio seja nulo ou o menor possível, o que indica que todos os produtos têm a mesma qualidade.

A adoção six sigma como ferramenta de gestão permite que a empresa melhore os seus processos constantemente, sempre com o objetivo de diminuir o desvio padrão.

Por Que Utilizar A Six Sigma?

Pensando em aplicar o Six Sigma na sua empresa? Existem alguns benefícios que essa metodologia traz para a gestão.

Primeiramente, essa ferramenta de gestão e planejamento ajuda na melhora da qualidade dos produtos e serviços do negócio. Isso também reduz erros, custos e aumenta a satisfação do cliente.

Todos esses benefícios ocorrem por conta do aumento de produtividade que o Six Sigma oferece. O fluxo de trabalho é otimizado e as decisões são mais precisas e efetivas.

Por fim, os objetivos estratégicos e metas da empresa são alinhados com a cultura organizacional. Assim, todas as equipes entram em sintonia e trabalham para melhorar os resultados.

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5W2H

A sigla tem origem em sete perguntas utilizadas para elaborar uma lista de ações. Em inglês, cinco delas começam com W e, duas, com H:

• What (o quê): qual o objetivo do projeto?
• Why (Por quê): o motivo pelo qual o projeto é necessário;
• Where (onde): onde o projeto será aplicado ou realizado;
• When (quando): prazo para a execução das etapas;
• Who (quem): quem são as pessoas responsáveis e as envolvidas na execução do projeto;
• How (como): como serão realizadas cada uma das etapas;
• How much (quanto): quanto custará o projeto.

Responder a essas perguntas ajuda o gestor a traçar um plano de ação mais efetivo, claro e ágil. Isso vale para projetos e ações que precisam ser implementadas na empresa.

Por Que Utilizar A 5w2h?

Existem dois grandes motivos para utilizar o 5w2h na sua empresa. O primeiro é a melhora na compreensão do negócio. Isso porque essa ferramenta ajuda a identificar com precisão todos os aspectos do projeto.

Dessa forma, a gestão sabe exatamente quais objetivos, escopo, recursos, responsabilidades e restrições a empresa tem.

Adiante, a segunda vantagem do 5w2h é a identificação de problemas e desafios. É normal que, durante o cotidiano, problemas surjam. Assim, a ferramenta ajuda a criar soluções para evitar que os problemas se agravem.

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA também é uma ferramenta de gestão nomeada com as iniciais de suas etapas:

• Plan (planejar): elaborar o plano a ser seguido. Ele deve guiar a execução de um projeto ou ação;
• Do (fazer): executar o plano;
• Check (avaliar): coletar e analisar informações referentes aos resultados obtidos;
• Act (agir): decidir quais mudanças serão feitas, com base na avaliação de resultados.

Como o nome indica, o PDCA é um ciclo. Sendo assim, depois da fase de ação, o time volta à fase de planejamento. A ideia é definir a melhor forma de aplicar as melhorias indicadas ao final do ciclo anterior.

Por Que Utilizar A Ciclo PDCA?

Todas as empresas precisam de processos otimizados, eficientes e de qualidade. E é exatamente para isso que serve o ciclo PDCA.

Ele é uma das melhores ferramentas de gestão da qualidade que as empresas podem usar. Isso porque, ele permitirá a identificação de problemas ao ser aplicado. Além disso, você verá o planejamento e a implantação de soluções.

Também é possível acompanhar e verificar se as soluções escolhidas estão funcionando. Assim, se preciso, você pode tomar as medidas necessárias para manter ou melhorar o desempenho de todo o processo.

Com processos otimizados, a satisfação do cliente aumenta. Nesse sentido, também é possível notar redução nos custos e aumento da lucratividade.

Matriz BCG

A matriz BCG é a análise gráfica do portfólio de produtos de uma empresa. Primeiramente, ela tem o objetivo de entender como é o ciclo de vida de cada um.

Mas, além disso, ela busca informar o gestor sobre o desempenho e potencial de crescimento no mercado no qual a empresa está inserida.

Um quadrado dividido em outras quatro partes é o que representa a matriz BCG. O eixo vertical representa a taxa de crescimento do mercado e, o horizontal, a taxa de participação nesse mercado.

Os dados de cada produto são analisados individualmente e, depois, eles são classificados dentro de cada um dos quadrantes.

Por Que Utilizar A Matriz BCG?

Como ferramenta de análise estratégica, a matriz BCG serve para ajudar a sua empresa a encontrar os produtos ou serviços mais fortes e fracos do seu negócio.

Assim, é possível alocar recursos de forma inteligente, já que você vai saber o que precisa de um bom impulsionamento – ou não. Além disso, suas decisões estratégicas são mais efetivas, pois a informação adicional facilita o processo.

Para complementar, essa ferramenta de administração também aponta as melhores oportunidades para crescimento real da empresa. Com isso, você estrutura suas operações de forma segura e efetiva, maximizando o desempenho financeiro.

Plano De Negócio

O plano de negócios é um documento que funciona como ferramenta de gestão. Isso porque ele descreve aspectos estratégicos e operacionais da empresa.

Sendo assim, nesse documento, você irá encontrar dados sobre sua estrutura, plano financeiro, estratégia de marketing, equipe, proposta de valor, mercado e concorrência.

A ideia é que, com isso, a gestão da empresa consiga ter uma visão mais abrangente de todo o negócio. Isso facilita a tomada de decisões na hora de investir ou gerenciar, por exemplo.

Por Que Utilizar A Plano De Negócio?

Usar o plano de negócios na sua empresa pode ser uma boa ideia, já que ele facilita a captação de investimentos. Isso porque o documento conta com os principais dados do negócio, em especial os financeiros.

Outro ponto é que o plano também pode ser um guia interno para toda a equipe. Como vimos, ele traz as informações mais essenciais da empresa, o que facilita o entendimento por parte do time.

Por fim, o plano de negócios também pode ser usado para avaliar novos projetos ou monitorar os que já existem.

Modelo OBZ (Orçamento De Base Zero)

O modelo OBZ é uma ferramenta de gestão que foca no orçamento da empresa. Isso porque ele foca na construção de um novo a cada período orçamentário, mas sem considerar os valores do orçamento anterior.

Dessa forma, o modelo OBZ busca identificar e justificar cada um dos gastos e investimentos que precisam ocorrer. Em outras palavras, o Obz se recusa a simplesmente ajustar os valores do período anterior.

Por Que Utilizar O Modelo Obz (Orçamento De Base Zero)?

Como benefícios para sua empresa, o OBZ oferece uma identificação precisa dos gastos desnecessários. Assim, é possível alinhar orçamento e realidade do negócio.

Além disso, a ferramenta traz mais transparência e responsabilidade, o que reforça o foco nos objetivos estratégicos já definidos.

Por fim, o método OBZ melhora a comunicação entre os times da empresa, facilitando a integração entre setores.

Matriz GUT

Uma das melhores ferramentas de gestão para sua empresa é a Matriz GUT. A sigla vem do inglês, e significa Gráfico de Urgência e Importância.

Sendo assim, a ideia dessa matriz é gerenciar seus projetos, guiar suas decisões e equipes de forma a priorizar as tarefas ou problemas. Para isso, é usada uma tabela com dois eixos:

O primeiro eixo, X, indica a urgência da tarefa ou do problema a ser resolvido. Assim, quanto mais urgente for o item, mais o eixo X vai ser acentuado.

Em contrapartida, o eixo Y representa a importância das atividades. Em resumo, ele aponta o quão significante cada tarefa é para a equipe ou empresa.

Com essas informações dispostas na tabela da Matriz GUT, é possível priorizar as tarefas e problemas mais importantes. Dessa forma, cada atividade pode receber um nível de prioridade, ou ainda ser descartada, se for o caso.

Por Que Utilizar A Matriz Gut?

Como vimos, a Matriz GUT é muito útil para priorizar atividades e problemas que precisam de solução urgente. Além disso, ela também facilita o alinhamento das metas e estratégias com os objetivos da empresa.

Isso tudo é possível, pois, como vimos, essa ferramenta de gestão ajuda na identificação das tarefas mais urgentes. Dessa forma, fica mais fácil gerenciar os recursos, equipes e tempo necessários para cada item.

Como Escolher Uma Ferramenta De Gestão Para Sua Empresa?

Acima, vimos as melhores dicas de ferramentas de gestão para o seu negócio. Mas, como fazer para escolher a ideal para sua empresa?

Primeiro, você deve identificar quais as necessidades específicas do negócio. Isso porque, antes de qualquer decisão, é preciso saber quais problemas devem ser resolvidos. Assim, a gestão pode selecionar a ferramenta que mais se adapta.

Logo depois, será necessária uma boa pesquisa. É que, atualmente, no mercado, são inúmeras as opções de ferramentas de gestão empresarial.

Então, o melhor é pesquisar todas as opções, comparando funcionalidades, preços e avaliações de usuários. Assim você terá facilidade em encontrar a ferramenta ideal.

Por fim, lembre-se de considerar a facilidade de uso da ferramenta, bem como sua capacidade para integrações. Esses dois itens são cruciais, pois facilitam o dia a dia de quem vai utilizar a ferramenta com frequência, gerando resultados melhores.

Conclusão

Além de trazerem uma visão ampla sobre o negócio, as ferramentas de gestão ajudam o gestor na tomada de decisão em relação a vários aspectos.

Eles vão desde a criação de um produto até a sua divulgação, passando pela gestão de pessoas e de processos internos.

Com elas, também é possível identificar pontos fracos e traçar planos de ação para implementar melhorias. Além disso, essas ferramentas também ajudam a entender como explorar os seus pontos fortes.

A boa notícia é que você não precisa escolher somente uma ferramenta de gestão para a sua empresa.

Diferentes métodos podem ser combinados, principalmente em negócios maiores, com diferentes setores. Assim, você consegue aproveitar as vantagens de cada uma das ferramentas!

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