gestão de estoque

Gestão de estoque: por que você precisa começar a se preocupar com ela!

Problemas para mensurar a entrada e saída de produtos em sua empresa? Obsolescência de mercadorias? Dificuldade para localizar e visualizar os itens armazenados? Matérias-primas para produção ou materiais para revenda parados nas prateleiras?

Se você respondeu sim para alguma dessas perguntas ou parou demais para pensar nas respostas, pode ser que esteja na hora de você reconsiderar a forma que o seu estoque é gerenciado! 

Como muitos sabem, o estoque é um dos ativos mais importantes dentro de uma companhia. Isso porque nele ficam concentrados todos os investimentos físicos adquiridos pela organização. 

Por reter boa parte do patrimônio, o estoque precisa ser gerenciado corretamente. Do contrário, a empresa corre o sério risco de sofrer impactos financeiros, atrasos e até prejuízos na fabricação de seus produtos. Não só isso, pode enfrentar problemas durante as vendas.

Já parou para pensar na forma com que você gerencia esse ativo? Você percebe a necessidade de mudança, mas não sabe exatamente o que é gestão de estoque, nem como fazer um controle eficaz e sem erros? 

Calma! Não precisa mais ficar preocupado! O post de hoje foi desenvolvido pela nossa equipe para esclarecer todas as dúvidas relacionadas a esse assunto. 

Esperamos que goste e aproveite. Boa leitura! 

Mas afinal, o que é gestão de estoque?

Em termos simples, a gestão de estoque é a atividade administrativa que busca prever a quantidade de matérias-primas e materiais que precisam ser comprados para o processo de produção ou vendas. 

Como o crescimento de uma empresa depende unicamente dos produtos que produz e comercializa, a gestão de estoque entra como uma ação estratégica para garantir o sucesso na produção e venda dos materiais. 

Se, por exemplo, uma indústria metalúrgica precisa entregar 1 mil peças para um cliente até final do mês, o gestor deve realizar a gestão de estoque para saber exatamente o quanto de matéria-prima ele possui no almoxarifado e o quanto de insumos ainda precisam ser adquiridos para concluir essa produção.

Conseguiu entender o que é gestão de estoque? Então vamos para o próximo tópico.

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Os 3 pilares de uma boa gestão de estoque

Quando um gestor decide que quer fazer uma boa gestão de estoque ele precisa levar em consideração 3 pilares importantes: previsão de demanda, estoque mínimo e ferramentas de controle. Abaixo, veja o que significa cada um desses pilares:  

#1. Previsão de demanda 

Fazer a gestão de estoque pode parecer simples no começo, mas não é bem assim que a coisa funciona. Uma boa gestão só é possível quando o profissional possui conhecimento aprofundado sobre o que é gerenciado, também como funciona a sazonalidade, rotatividade e previsibilidade de vendas

A sazonalidade está relacionada à grande variação de vendas que ocorre em uma empresa em um determinado período. Ou seja, a fase do ano em que ela mais produz ou vende os seus produtos. Por exemplo, na época de natal e final de ano. 

Já a rotatividade está associada ao giro de estoque da companhia. Isto é, a velocidade com que o inventário é renovado e qual é o tempo médio que os produtos ficam parados nas prateleiras.

A previsibilidade de vendas, por outro lado, está relacionada à capacidade do gestor de antecipar resultados e tendências. Em outras palavras, saber com antecedência quais são as expectativas do seu cliente e que estratégias precisam ser implementadas para alcançar as metas.

Se como gestor da empresa você compreender qual é a sazonalidade do seu negócio, a rotatividade de itens no estoque e como funciona a previsibilidade de vendas, certamente você estará melhor preparado para fazer uma boa gestão.   

#2. Estoque mínimo e de segurança

O estoque mínimo, conhecido também como estoque de segurança, está associado à quantidade mínima de matérias-primas e materiais que a empresa precisa ter estocado para evitar o desabastecimento e o excesso de produtos.

Se você quer fazer uma boa gestão, você precisa ter conhecimento sobre qual é a quantidade mínima de itens que o seu negócio exige. Se isso não for feito, aumentam as chances de enfrentar problemas na hora de armazenar mercadorias, liberar insumos para a produção ou entregar o produto elaborado ao cliente.  

#3. Ferramentas de controle

Além de entender sobre previsão da demanda e estoque mínimo, o gestor também precisa compreender a necessidade de investir em tecnologias que agilizam o controle de estoque

Sem as ferramentas certas você pode ficar perdido no meio de tantas informações e com isso cometer erros que prejudicam a elaboração dos produtos e/ou as entregas. E ninguém quer isso, certo? Assim sendo, é importante investir nas ferramentas certas. 

Planilhas e um sistema ERP são alternativas interessantes para agilizar a gestão de estoque e impedir que erros ocorram, uma vez que facilitam o processo de inventário e automatizam o controle. 

Como funciona a gestão de estoque na prática

Agora que você já sabe o que é gestão de estoque e quais são os pilares para um bom gerenciamento, que tal aprender como funciona esse controle na prática? 

Vamos começar explicando que uma companhia é composta de três níveis: 

  • Estrutura: é a base da empresa;
  • Processo: são as operações realizadas pela organização;
  • Sistema:  é a forma com que a companhia trabalha.

O estoque funciona em todos eles, por isso é essencial fazer a gestão dos ativos para assegurar o sucesso da companhia como um todo. 

Gestão de estoque como estrutura

A gestão de estoque serve como estrutura para o bom funcionamento da empresa. Assegura que ela dispõe dos componentes necessários para a produção de produtos, também que possui materiais suficientes para revenda e controle sobre as finanças. 

Para muitas empresas é vital o estoque de produtos, é o caso de distribuidoras que normalmente possuem na “entrega rápida” um forte posicionamento de disponibilidade. No caso das indústrias, funciona quase do mesmo modo, sendo necessário ter estoque dos materiais com maior giro para garantir os prazos de entrega.

Para isso, além de uma estrutura de funcionamento, é preciso que as empresas que trabalham com estoque, estejam atentas às condições de armazenagem e também e estrutura física otimizada

Gestão de estoque como processo

A gestão de estoque também pode funcionar como processo após o fechamento das vendas. Gerenciamento de pedidos, armazenamento, embalagem, remessa, enfim… Aqui o gestor de estoque se encarrega de fazer a separação dos itens e prepara o pedido de vendas e faturamento.

Gestão de estoque como sistema

Além de funcionar como processo e servir de estrutura para a empresa, a gestão de estoque ainda pode atuar como sistema. Ou seja, um guia para direcionar processos e pessoas.

Suponha que sua empresa inaugure uma loja física ou planta fabril em uma nova localidade e com o objetivo de expandir os seus negócios, melhorar as vendas e a produção. Nesse caso, a gestão de estoque atua como um sistema durante esse período, ajudando que os processos e as pessoas respondam com mais facilidade às mudanças.
 

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6 dicas para melhorar a sua gestão de estoque

Nessa parte do texto você deve estar pensando que fazer uma boa gestão de estoque é praticamente impossível. Afinal, a prática exige conhecimento técnico, cuidados e muita atenção. 

Mas calma! O processo não precisa ser tão complicado. Fazer a gestão pode ser uma atividade bastante simples se você apenas seguir algumas instruções.

Abaixo veja 6 dicas que separamos para ajudar você a melhorar a sua gestão de estoque.  

#1. Realize um inventário de estoque

O inventário de estoque consiste em identificar, relacionar e contar os produtos armazenados no depósito. Em outras palavras, é fazer um levantamento de todas as matérias-primas e materiais que a sua empresa comprou e possui estocado. 

Se como gestor você começar fazendo a contagem de todos os seus produtos, certamente ficará mais fácil para você manter o controle sobre os itens e gerenciar as transações e as mercadorias que ficam no seu armazém

#2. Esteja atento aos custos e receitas da empresa

Você sabia que o ideal é comprar as matérias-primas para produção e os materiais para revenda apenas quando a sua empresa possui caixa suficiente para isso?

A gestão de estoque está diretamente relacionada ao fluxo de caixa, então prestar atenção aos custos e receitas que a empresa possui é importante para você não adquirir itens que não pode pagar, nem assumir novos compromissos com os seus fornecedores.  

#3. Monitore as suas vendas (demanda) 

Outra dica infalível para melhorar a sua gestão de estoque é monitorar as vendas. Ou seja, verificar o status dos pedidos atuais e a situação da demanda para os próximos meses.

Fazer esse levantamento é interessante para você encontrar o equilíbrio entre o que precisa ser comprado e o que é vendido e com base nisso montar um bom planejamento para evitar compras de urgência.  

Manter uma constância entre compra e venda é o que vai contribuir para a sua empresa não sofrer com estoque parado ou falta de recursos.  

#4. Administre o estoque antigo para evitar perdas

Estoque parado significa que a sua empresa tem grandes chances de perder dinheiro. Não necessariamente porque um produto não é vendido, mas porque ele está depreciado e perdendo valor de mercado com o passar do tempo.

Em condições inadequadas, muitas peças e ferramentas podem perder a sua vida útil, não é mesmo? Da mesma forma, os produtos perecíveis também podem deixar de serem vendidos pela validade ter vencido.

Para evitar desperdícios ou ter de arcar com prejuízos financeiros, administre o seu estoque antigo para verificar quais itens ainda podem ser comercializados e quais precisam ser descartados imediatamente. E, a partir daí, mantenha o seu controle de estoque sempre organizado para impedir que perdas voltem acontecer. 

#5. Controle a validade dos seus itens

Empresas que trabalham com cosméticos, alimentos ou qualquer outro tipo de produto perecível precisam ficar atentas quanto à validade das suas mercadorias.

Se você também trabalha com produtos perecíveis, mantenha um controle de validade rígido sobre os itens para evitar a perda do seu investimento. Assim, identifique quais itens do seu estoque tem o prazo de validade mais curto e quais produtos podem ser vendidos posteriormente.  

#6. Use um sistema integrado de gestão

Fazer o inventário de estoque, acompanhar os custos e receitas da empresa, monitorar as vendas, identificar quais produtos são antigos e precisam ser descartados, controlar a validade dos itens… Ufa! 

São tantas coisas que precisam ser feitas que dá até uma preguiça de fazer a gestão de estoque manualmente, não é mesmo? Mas, e se disséssemos que você já pode usar da tecnologia para facilitar o controle sobre o seu estoque? Essa seria uma boa notícia, concorda?

Então, essa é a nossa sexta dica e talvez uma das mais importantes para a realização de um bom gerenciamento: investir e usar um sistema integrado de gestão dentro do seu negócio. 

Não sabe como esse tipo de tecnologia funciona? Não tem problema! Vamos explicar!

Conheça o módulo de Gestão de Estoque do ERP WebMais

Por meio de um sistema ERP você consegue integrar todos os departamentos da sua empresa para realizar um controle de estoque de forma simples e automatizada. 

A ferramenta permite minimizar os erros de estoque, uma vez que é possível controlar melhor as quantidades de produtos, como também evitar desperdícios de mercadorias, já que ajuda a controlar o lote e validade dos itens.

Não só isso, possibilita que a sua empresa alcance mais lucratividade e maior eficiência nas operações, uma vez que fica mais simples encontrar o equilíbrio entre as compras e vendas, além de otimizar a gestão. 

Incrível, não é mesmo? Fazer uma boa gestão de estoque é possível e já pode se tornar uma tarefa descomplicada com o apoio da tecnologia.

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