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5 dicas para ter sucesso na etapa de implantação de ERP na sua empresa

Os sistemas de gestão são cada vez mais necessários dentro das empresas, pois fornecem informações valiosas para os gestores na tomada de decisão. Entretanto, o processo de implantação de ERP ainda gera diversas dúvidas entre as empresas. Afinal, se não for bem planejado, esta etapa pode gerar muita dor de cabeça para ambos os lados.

O processo de implantação do software ERP precisa ser discutido amplamente entre o gestor e a empresa que irá fornecer o serviço, para que se tenha o resultado esperado com a ferramenta. Pensando nisso, separamos algumas dicas para auxiliar a sua indústria ou distribuidora na etapa de implantação de um sistema ERP. Boa leitura!

Afinal, o que é ERP e qual seu papel nas empresas?

O ERP, sigla para enterprise resource planning, é um software de gestão capaz de integrar todos os setores e informações de uma empresa. Com ele, processos se tornam mais ágeis, erros são eliminados e retrabalhos reduzidos, além de contar com relatórios e indicadores mais precisos e um fluxo de informações mais ágil.

Na prática, é um software que será implementado na rotina da empresa e integrado com outros programas que sejam utilizados pelo negócio. Os colaboradores passarão a utilizá-lo com o objetivo de aumentar a eficiência produtiva de toda a empresa.

Para os gestores, eles terão um controle maior e mais amplo das atividades exercidas em vários setores, permitindo que eles saibam de forma mais precisa os resultados do negócio, identifiquem pontos de melhoria, avalie os custos e desempenho de cada área, etc.

Como o sistema de gestão empresarial é utilizado por todos na empresa, é necessário um envolvimento de toda a equipe no processo de implantação. Confira nossas dicas para que você tenha sucesso na implantação do ERP na sua indústria ou distribuidora.

o que é erp e seu papel na empresa

Como implantar um ERP com sucesso

Depois da escolha do ERP ideal para sua empresa, vem o processo de implantação. Ele passa basicamente por quatro fases, são elas:

  • Planejamento;
  • Revisão do projeto;
  • Treinamento dos colaboradores;
  • Desenvolvimento de testes;
  • Avaliação final.

Cada uma dessas etapas precisa ser bem conduzida para que o projeto alcance o sucesso esperado. Veja, a seguir, os detalhes de cada uma destas fases.

1 – Planejamento estratégico

Nossa primeira dica é desenvolver um planejamento estratégico. Dentro desse planejamento, você pode elencar alguns colaboradores-chave para compor a equipe de implantação. Por exemplo: você pode selecionar um funcionário do setor de vendas, atendimento, financeiro ou produção. Assim, eles saberão qual a principal dor do setor e analisar a solução com foco no seu dia a dia.

Eles ainda podem:

  • Definir pontos críticos da implantação para cada setor;
  • Verificar se às automações irão atender bem às suas necessidades;
  • Analisar se algum processo deverá ser atualizado ou remodelado;

Além disso, com este planejamento, sua equipe poderá definir os principais objetivos com o software, como redução de custos de produção, melhorar tempo de entrega dos pedidos, otimizar rotinas financeiras, entre tantos outros.

2 – Revisão do projeto

É importante que a sua equipe faça uma revisão completa de todos os recursos e funcionalidades disponíveis no ERP a ser implementado. A avaliação de cada membro será um importante guia para analisar o funcionamento da solução que a sua empresa precisa.

Peça para que avaliem as automações e que identifiquem todas as possibilidade de dar mais agilidade aos processos: o que der para ser automatizado deverá ser automatizado e as funções que puderem ser integradas deverão ser integradas.

3 – Treinamento dos colaboradores

Treinamento é a peça-chave para que o ERP funcione de forma completa na sua indústria ou distribuidora. É importante que os treinamentos sejam todos gravados e disponibilizados para sua empresa. Assim, caso alguém tenha alguma dúvida, fica  muito mais fácil resgatar as informações no vídeo do treinamento do que entrar em contato com o suporte da empresa fornecedora do sistema.

Além disso, em situações de mudanças da equipe, os vídeos de treinamentos podem ser utilizados para  a ambientação do novo colaborador ao sistema utilizado. 

4 – Desenvolvimento de testes

É importante que sejam realizados testes antes do sistema ERP rodar integralmente no banco de dados da sua empresa. Assim, você tem uma maior certeza de que erros não ocorrerão e de que as integrações estejam funcionando plenamente.

Com base nesses testes, você e sua equipe de implantação poderão verificar se todos os procedimentos estão de acordo com o esperado e se há necessidade de alguma alteração.

5 – Avaliação final

Desenvolva um plano de avaliação bem estruturado que observe as metas e os objetivos definidos na fase de planejamento. Além disso, uma auditoria pós-implementação deverá ser realizada nos seguintes intervalos após o dia de instalação do ERP:

  • uma semana;
  • três meses;
  • um semestre.

Assim, você terá uma visão se houve ou não um bom retorno do seu investimento. Comparar os números reais com valores de referência prévios — estabelecidos nos objetivos do projeto — revelará se as ferramentas de software fazem o que foi proposto, que é agregar valor ao seu negócio.

Em suma, resumimos as nossas dicas nos seguintes itens, que são, certamente, os mais relevantes:

  • defina metas e objetivos razoáveis;
  • delegue aos membros da equipe a responsabilidade pela implementação;
  • teste o ERP em todos os departamentos;
  • reavalie-o constantemente para maximizar o retorno do seu investimento.

Durante a implementação, não temos dúvidas de que você enfrentará diversos empecilhos, mas isso não deverá ser motivo para desanimar. É necessário persistência e comprometimento com a implementação do ERP para que ele possa gerar resultados incríveis. Por isso, todas as equipes — até mesmo a alta direção da empresa — deverão estar envolvidas.

Espero que este artigo auxilie bastante no seu processo de implantação de ERP. Se você está pensando em migrar seu sistema atual, confira nosso artigo sobre migração de ERP.

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