Entenda O Que É o Mapeamento de Processos e Como Fazê-lo! [GUIA]

O mapeamento de processos é uma prática que ajuda o gestor a resolver problemas por meio do entendimento das atividades práticas da empresa e da identificação de gargalos.

Este artigo é um guia que vai mostrar, passo a passo, como escolher os processos a serem mapeados e como identificar os pontos de melhoria de cada um deles. 

Boa leitura!

O Que É Mapeamento de Processos?

O mapeamento de processos é a identificação da sequência de atividades que compõem um processo e de outros elementos que interagem com o fluxo de trabalho. 

O objetivo é dar à empresa uma visão completa sobre o seu funcionamento na prática, descrevendo e relacionando todas as ações necessárias, pessoas envolvidas, materiais utilizados e produtos resultantes.

O mapeamento ajuda o gestor a responder uma série de questões sobre o processo, entre elas:

• as entradas e saídas (inputs e outputs);
• a pessoa responsável por ele;
• seus objetivos;
• os riscos a ele associados;
• as principais dificuldades;
• os resultados esperados;
• os recursos utilizados, sejam eles financeiros, materiais ou humanos;
• as atividades a serem realizadas;
• entre outras.

O mapeamento de processo deve ser feito sempre que a gestão notar que eles precisam ser otimizados.

Quando você perceber que há falhas na comunicação, atrasos, grande incidência de retrabalho ou outros problemas, é hora de mapear o processo em questão para entender o que não está funcionando e precisa ser melhorado.

Qual É o Nível de Detalhamento do Mapeamento de Processos?

Um mapeamento de processos pode ter diferentes níveis de detalhamento:

• nível 1 (descritivo): o seu objetivo é garantir que todas as pessoas envolvidas estão alinhadas em relação ao entendimento do processo;
• nível 2 (analítica): destaca os eventos e tratamentos de exceção e, por isso, traz uma visão mais técnica;
• nível 3 (executável): detalha todos os serviços implementados, trazendo uma visão mais focada em dados.

A escolha do nível de profundidade do seu mapeamento de processos depende do seu objetivo em cada momento! 

Quais São as Vantagens do Mapeamento de Processos?

Lendo até aqui você já deve ter entendido que o mapeamento de processos traz muitas vantagens para a empresa, pois permite que os gestores e o time tenham uma visão geral sobre o que acontece no dia a dia da empresa, identifiquem pontos de melhoria e entendam o que está por trás de cada uma das atividades realizadas.

Mas não para por aí! 

O mapeamento de processos traz muitos outros benefícios para o negócio:

• padronização de processos;
• diminuição da quantidade de erros e da incidência de retrabalho;
• redução do desperdício;
• eliminação de processos que não geram valor para o produto;
• automatização de processos;
• redução de custos e de tempo;
• resolução de problemas;
• aplicação de melhores práticas;
• melhor compreensão sobre o negócio.

Qual a Diferença Entre Mapa de Processo, Diagrama de Processo e Modelo de Processo?

O mapa, entrega final do mapeamento de processos, muitas vezes é confundido com o diagrama e com o modelo de processos. Apesar de terem nomes parecidos, eles se diferenciam de acordo com o seu nível de detalhamento.

O diagrama de processo traz uma visão mais ampla do mapa, mostrando apenas os principais elementos do fluxo e deixando de lados os detalhes que são menos relevantes para uma compreensão geral. 

Já o modelo de processo representa o estado do negócio e os seus recursos, incluindo pessoas, informação, instalações, automação, finanças, energia, etc. Ou seja, traz informações mais completas sobre os processos que o mapa e o diagrama.

Como Adotar o Mapeamento de Processos no Seu Negócio?

A seguir, você confere o passo a passo para fazer o mapeamento de processos na sua empresa!

1 – Identificar a Questão Crítica

O primeiro passo para o mapeamento de processos é a identificação da questão crítica, ou seja, do problema – existente ou em potencial – a ser resolvido. Com o problema em foco definido, é hora de partir para a criação das estratégias que vão corrigi-lo.

2 – Selecionar o Processo

Agora é hora de identificar quais são os processos dentro da empresa que impactam a questão crítica. É dentro desses processos que serão implementadas as ações de otimização.

A escolha dos processos a serem mapeados deve considerar alguns fatores. É importante que, além de ter um impacto no negócio, o processo possa ser automatizado no futuro. 

Também é preciso que o gestor tenha poder de decisão e acesso às informações necessárias para fazer as modificações definidas em cada processo. 

Caso contrário, não adianta traçar um plano de ações que não poderão ser praticadas.

3 – Definir a Equipe

O mapeamento dos processos deve contar com a participação de outras pessoas do time, e não somente dos gestores. Afinal, quem está na linha de frente pode trazer muitas informações valiosas para essa prática.

Escolha pessoas que já tenham compreensão sobre o processo a ser mapeado, valorizem a oportunidade de trabalhar nesse projeto e que tenham disponibilidade criatividade e disposição para a tarefa.

4 – Treinar a Equipe

Mesmo que a sua empresa já conte com profissionais de alto nível, é importante garantir que todos tenham conhecimentos alinhados. Um exemplo é a utilização de softwares de automação – nesse caso, é preciso que todos saibam operá-lo e entendam as suas funcionalidades.

5 – Desenvolver o Mapa Atual

Agora é hora de entender todas as etapas que compõem o processo em questão. Neste passo, você vai desenhar o processo e listar as informações que trouxemos lá no primeiro tópico: objetivo, entradas e saídas, pessoa responsável, dificuldades, resultados esperados, etc.

6 – Identificar Problemas

Depois de mapear todas as atividades de um processo, vai ficar muito mais fácil fazer o próximo passo, que é a identificação de problemas. 

Para isso, você e sua equipe devem analisar ponto a ponto, sem pressa, para entender se há uma lógica clara entre essas atividades mapeadas e se todas elas são realmente importantes para o resultado final.

7 – Implementar Melhorias

Depois de identificar problemas, o time deve traçar um plano de ação para a implementação de todas as melhorias necessárias nos processos. É preciso ainda definir indicadores a serem acompanhados – isso vai ajudar a equipe a entender se as medidas implementadas estão trazendo os resultados esperados.

8 – Monitorar Constantemente

Depois de implementar, é hora de monitorar. Para concluir o projeto, é necessário estabelecer uma rotina de monitoramento das melhorias feitas, com o objetivo de evitar que os processos voltem a apresentar falhas e garantir que continuem funcionando da forma mais eficiente possível.

O monitoramento constante também ajuda a identificar falhas precocemente ou até mesmo a prevê-las, permitindo que as medidas necessárias sejam tomadas o quanto antes.

Conclusão

Agora que você já sabe o que é o mapeamento de processos, sua importância e como fazer, é hora de colocar a mão na massa! 

E não se esqueça de que a tecnologia pode ser uma grande aliada nessa missão, ajudando a organizar e armazenar informações e oferecendo relatórios completos em poucos minutos para facilitar as suas análises!