Homem utilizando laptop para emitir notas fiscais

Notas fiscais: como evitar problemas na emissão

Hoje vamos falar um pouco sobre emissão de notas fiscais. Uma atividade presente no dia-a-dia de todas as empresas, mas que muitas vezes gera dúvidas e dificuldades de execução, que acabam impactando a produtividade dos setores comercial e gerencial.

Tenho certeza de que em algum momento sua empresa já passou por dificuldades na área de faturamento, certo? Seja por falta de informações ou devido à confusão e burocracia que permeiam nosso sistema tributário. Esses erros e dúvidas acontecem com todas as empresas, e podem resultar em sérios prejuízos ou penalidades da Receita Federal.

Portanto, queremos através desse texto transmitir algumas dicas importantes na hora de realizar a emissão de notas fiscais a fim de evitar problemas e erros recorrentes. Confira agora nossas dicas:

Dica 1: Cadastro de clientes

Manter um processo de inclusão, atualização e controle de cadastros de clientes bem definido e organizado é peça chave para a otimização do processo de faturamento e emissão de notas fiscais.

Muitas empresas não dão a devida atenção ao processo de cadastro dos seus clientes, não mantém esses dados todos organizados e arquivados, e dessa forma acabam se auto sabotando na hora de realizar a emissão de notas fiscais ou de simplesmente consultar dados importantes sobre o cliente.

Para que estes erros não ocorram, sua empresa precisa dedicar especial atenção à área de cadastros!

Defina uma ficha cadastral padrão para solicitar aos seus clientes. Essa ficha deve conter suas principais informações cadastrais como CNPJ, Inscrição Estadual ou Municipal, Endereço completo, telefone e pessoa de contato. Mas, não esqueça de incluir informações importantes para o cálculo tributário na hora da emissão de notas: regime de tributação do comprador, se é cliente final ou não.

Porém, além das informações já citadas, você não pode se esquecer de uns dados muito importantes, mas que pode parecer bobo: e-mail para recebimento de XML!

Cadastre o e-mail de recebimento de notas fiscais do seu cliente! Solicite esse e-mail na ficha cadastral, para que você envie regularmente para o endereço todos os arquivos XML das notas fiscais emitidas para o cliente. Esse passo evita que a sua empresa receba multa por falta de envio da NF-e ao destinatário, portanto, fique ligado!

Dica 2: Cadastro de produtos na emissão notas fiscais

Tão importante quanto o cadastro dos seus clientes é o cadastro interno de produtos. Na hora da emissão da NF-e, se no cadastro do seu produto houver algum erro de classificação tributária, sua empresa pode sofrer com multas e inclusive acabar prejudicando seu cliente!

Algumas dicas pontuais para evitar problemas nesse sentido:

  • Atenção ao cadastrar um novo produto!
  • Use a NCM corretamente
  • Verifique a classificação tributária do produto
  • Verifique a alíquota correta que deve ser utilizada
  • Certifique-se sobre a incidência de IPI
  • Atualize cadastros antigos
  • Mantenha contato direto com a sua contabilidade e não fique com dúvidas!

Dica 3: Regime tributário

Esse é um dos aspectos mais importantes na hora da emissão correta de notas fiscais! Para que erros, problemas e multas possam ser evitados, seu processo de faturamento deve estar alinhado ao regime tributário da sua empresa e também pelo cliente.

Essa informação é imprescindível para que todo o procedimento de emissão ocorra de forma correta, com sua tributação calculada corretamente, com créditos devidamente distribuídos e sem dor de cabeça.

Nossa dica chave aqui é abusar da assessoria contábil! Estabeleça um canal de comunicação direto com a sua contabilidade para evitar qualquer erros Quando falamos em emissão de notas fiscais a segurança e certeza são seus melhores amigos!

Falar em segurança e certeza nos leva à próxima dica de hoje, para sua empresa emitir nota fiscal com sucesso.

Dica 4: Atenção e revisão

Quando se trata da emissão de notas fiscais, toda e qualquer atenção e revisão são atitudes imprescindíveis para que o seu processo de faturamento ocorra de forma correta! A pessoa que executará o faturamento precisa contar com muita atenção na hora de preencher os campos do sistema de emissão!

Um erro pequeno ou desatenção pode resultar em retrabalho, isso se for percebido a tempo. Mas, se passar despercebido pode resultar em prejuízos financeiros! Por isso, atenção redobrada.

Mas, sabemos que mesmo o profissional mais focado e atencioso pode cometer erros, afinal, somos humanos! O grande problema está no momento em que esse erro sai das portas da sua empresa, por isso devemos ter muita atenção!

Portanto sugerimos que seu departamento de faturamento adote alguns cuidados para evitar que erros de emissão de notas fiscais aconteçam!

Crie um protocolo de revisão de todos os campos da NF para que o colaborador revise ainda dentro do sistema de emissão. Assim caso algum erro seja encontrado vocês podem corrigi-lo sem a necessidade de emitir carta de correção ou realizar o cancelamento da nota.

Uma vez que a nota fiscal foi emitida sugerimos ainda revisar uma última vez antes de enviar o documento junto à mercadoria! Analisar todos os campos da Danfe pode ser um pouco mais fácil e visual, dessa forma se algum erro passou despercebido entre as telas de emissão do seu software, com certeza nessa segunda revisão vocês serão capazes de encontrá-lo e corrigi-lo a tempo!

Dica 5: Capacitação!

Para finalizar, mais uma dica: capacite seu colaborador ou equipe responsável pelo faturamento!

Providencie cursos e capacitação com sua contabilidade e com o seu sistema de emissão de notas fiscais, para que esses profissionais possam se manter atualizados. Isso é ponto importante para o sucesso da sua operação!

Dica extra: Escolha um bom software de emissão!

Com certeza você deseja facilitar processos e tornar a emissão das suas notas fiscais mais segura, rápida e intuitiva, certo? Por isso sua empresa precisa contar com um emissor de notas fiscais confiável e seguro, que esteja sempre atualizado e não deixe passar em branco nenhuma alteração na legislação tributária!

Conheça o Emissor Webmais e conte com essas e muitas outras características!

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