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O que é um sistema ERP? Veja este guia completo sobre o assunto

Você conhece o sistema ERP? Sabe o que ele é e como pode beneficiar a sua gestão? O ERP é um sistema de gestão empresarial que tem a capacidade de integrar os dados de todos os setores do negócio. A partir dessas informações, é possível realizar diagnósticos profundos, auxiliando principalmente na tomada de decisão.

Muitos gestores e diretores ainda desconhecem essa solução ou a sub utilizam e acabam perdendo todos os benefícios que seu uso agrega na companhia, por isso, é essencial conhecer e entender bem, já que ela facilita a comunicação entre os departamentos, otimiza processos e dá suporte ao crescimento sustentável da empresa.

A tecnologia favorece muito a análise dos dados e o seu processamento, assim, você consegue tomar decisões mais concretas, conseguindo elevar o crescimento e a rentabilidade da sua empresa. Para que você possa entender tudo sobre o sistema ERP, preparamos este guia com as principais informações sobre ele. Vamos lá?

O que é um sistema ERP?

Derivado do inglês, a sigla ERP significa Enterprise Resource Planning, que se traduz como Planejamento de Recursos da Empresa.

O ERP, é um sistema de gestão empresarial que integra todas as informações de uma organização, como compras, vendas, financeiro, gestão de fluxo de caixa, controle de estoque, e até alguns recursos mais avançados como contabilidade, RH, logística e aplicativos de celular integrados.

O objetivo dele é agilizar as rotinas no dia a dia de uma empresa e facilitar o processo de tomada de decisão, deixando as informações mais confiáveis e com um acesso mais rápido.

Portanto, o ERP é um software procurado por empresas que desejam aplicar as melhores práticas e com maior visão mais estratégica.

Com isso, a solução se mantém como uma base única e íntegra. O resultado é o acesso a insights valiosos, que contribuem para uma tomada de decisão mais assertiva.

É importante frisar que as soluções tecnológicas estão sempre evoluindo, oferecendo mais benefícios às empresas. Por isso é comum e importante que a ferramenta passe por atualizações, para que seja possível acompanhar o progresso do mercado e o crescimento da empresa.

Como o ERP atua nas empresas?

O uso de um ERP promove muitos benefícios para todos os departamentos. Começando por você, gestor, que pode ter acesso fácil e rápido sobre toda a sua empresa desde as contas a pagar e receber, monitorar as vendas e acompanhar o andamento dos pedidos.

Até o marketing pode se beneficiar do uso do ERP, pois ao perceber uma queda nas vendas de determinado produto ou serviço, pode iniciar um planejamento para mudar este indicador, evitando possíveis prejuízos.

Esta integração entre os setores agiliza o controle dos processos. Imagine se cada setor utilizassem um software diferente, quantos erros poderiam ocorrer, prejudicando, inclusive, a capacidade produtiva da sua empresa. A integração dos sistemas permite uma maior eficiência da gestão e deixa os procedimentos mais ágeis.

Há ainda outros benefícios com o uso de um ERP, são elas:

  • simplificação de processos operacionais;
  • união de inteligência e qualidade para as informações;
  • controle de estoque e de custos;
  • gestão integrada dos dados;
  • controle e cumprimento dos prazos;
  • aumento da produtividade.

Desse modo, fica claro que todos os setores na empresa são beneficiados. No entanto, saber o que é o ERP é apenas o primeiro passo. Mais que as aplicabilidades já destacadas, essa solução também fornece mais transparência às ações executadas.

Tipos de ERP

O mercado de tecnologia da informação vem inovando e investindo cada vez mais no sistema ou software ERP, atualmente é possível encontrar versões gratuitas, freemium ou pagos.

As versões gratuitas costumam ter menos ferramentas disponíveis, um sistema mais limitado, onde normalmente o cliente tem a possibilidade de testar o sistema por um período pré-estabelecido, e posteriormente realizar o upgrade (ou não) para a versão completa do ERP, dando continuidade no que já que foi feito na versão básica.

A versão freemium possibilita ao usuário utilizar serviços ou módulos gratuitos dentro do software, mas com limitações em alguns módulos mais avançados, dando a opção de upgrade da ferramenta na real necessidade de uso destes serviços.

E por fim, a versão paga, que geralmente são as mais completas, com disponibilidade de mais módulos, relatórios, entre outras funções para o usuário que necessita de controle total de sua gestão.

Vale ressaltar que cada empresa tem a sua necessidade específica de sistema, sendo assim, muitas vezes um sistema gratuito já pode atender de maneira eficiente, como em outros casos são necessárias mais funções a sua disposição para tomadas de decisões e para otimização do trabalho, portanto, a pesquisa e comparação das soluções é sempre recomendada.

Sistema ERP em nuvem x ERP local

Além dos tipos de ERP, existem ainda duas formas de utilização disponíveis no mercado, a solução instalada em servidores locais e a opção em servidores na nuvem. Mas, qual a melhor opção para sua empresa? Vamos listar algumas das principais diferenças.

Na opção local, é necessário o investimento em uma infraestrutura básica, no qual os dados são armazenados em servidores que necessitam de profissionais dedicados para realizar backups regulares, para a prevenção de ataques cibernéticos que são cada vez mais comuns, ou simplesmente para evitar perdas de dados em alguma pane técnica. Para acessar o sistema, o usuário necessita de instalação do software em seu computador, sendo suas informações compartilhadas via intranet quando necessário. 

tabela comparativa entre ERP local e nuvem

Já na versão em nuvem, não é necessário o investimento em infraestrutura como na opção anterior, pois os dados ficam armazenados em servidores na nuvem, com empresas que possuem equipes dedicadas na segurança dos dados.

Os backups são feitos diariamente, sem a necessidade de intervenção de algum profissional do contratante para isso. Além disso, muitos fornecedores utilizam o serviço de espelhamento do banco de dados em mais de um servidor, garantindo maior segurança das informações.

O acesso ao software de gestão pode ser feito de qualquer lugar necessitando apenas de uma conexão estável com a internet.

Qual o momento para procurar um sistema ERP?

Uma das perguntas que recebemos com frequência de gerentes e diretores, é sobre o momento da empresa, se já está na hora de implantar um sistema ERP ou se ainda é melhor aguardar um pouco mais.

Bem, não existe uma regra de certo ou errado, cada caso tem que ser avaliado em particular. Mas se você depende muito de papéis e planilhas de Excel, se percebe que os setores dentro da empresa não estão conseguindo cumprir com as tarefas devido a retrabalhos e controles manuais, então sim, é hora de avaliar quais tarefas e processos podem ser automatizados, afinal, tempo é dinheiro, não é?

Sei que crescer é o grande objetivo de todas as empresas, e para que você possa alcançar este crescimento de forma sustentável é imprescindível que você tenha a disposição um sistema de gestão que te dê suporte e que acompanhe seu desenvolvimento.

Vantagens de utilizar um sistema de gestão

O sistema de gestão empresarial é distribuído em vários módulos, cada um com a sua funcionalidade específica, voltadas para o faturamento, controle de estoque, gerenciamento de financeiro, vendas e compras.

Dentro desses módulos as informações ficam vinculadas, sendo possível analisar por exemplo em uma venda, desde a emissão do pedido, acompanhamento de matéria prima para a produção ou então o estoque disponível do produto, o faturamento, envio e o financeiro que esta movimentação gerou.

Com as informações todas interligadas, o processo de gestão é facilitado, sendo possível ter o controle sobre os bancos de dados de uma forma muito mais precisa. O propósito destes sistemas é a automatização dos procedimentos mais complexos dentro de uma empresa, contribuindo com os processos que necessitem realmente de uma pessoa atuando, como nas tomadas de decisões ou ações a serem feitas no processo empresarial por exemplo.

ERP em funcionamento

Automação

Atualmente, sistemas informatizados já são capazes de controlar praticamente todas as informações e processos empresariais. 

Tarefas simples como pagar e receber títulos em aberto, conciliar contas, analisar fluxo de caixa, dar entrada das notas de fornecedores, criar pedidos internos, identificar as baixas no estoque, transferir produtos entre locais, entrar em contato com clientes, negociar débitos e muitas outras ações podem ficar ágeis com o auxílio de ferramentas que podem automatizar estes processos. Com isso, sua equipe fica mais focada nas tarefas estratégicas, ao invés das operacionais.

Redução de custos

Muitos investimentos realizados nas empresas têm o foco de redução de custos a médio e longo prazo. Esse é o caso da implantação de um ERP, que elimina o retrabalho, melhora a gestão do tempo e agiliza processos, tornando a sua equipe mais produtiva. 

Com a análise de dados financeiros, o ERP auxilia na identificação de possíveis pontos de melhoria e na criação de estratégias para reduzir as despesas operacionais. Assim, permite que a indústria se torne mais competitiva no mercado.

Organiza e padroniza processos

A maneira como os processos internos da sua empresa estão organizados impactam diretamente na sua produtividade e na competitividade do seu negócio. As rotinas, tanto administrativas como todo o processo produtivo, devem estar bem estruturadas, para poder atender a demanda do mercado com agilidade. 

Para isso, a gestão dos processos deve ser feita com bastante atenção. Utilizando um software de gestão, você consegue padronizar todas as rotinas e melhorar a capacidade de gerir seus processos, refletindo na qualidade dos produtos.

Integração entre os departamentos

Para que sua rotina fique mais fácil e sua empresa tenha uma performance elevada, é fundamental que os setores estejam integrados num único software. Assim, os departamentos alimentam o sistema com suas informações e distribuem os dados necessários para outros setores em tempo real, mantendo a empresa em pleno funcionamento, sem entraves ou mal-entendidos. 

Podemos dizer que a adoção de um sistema ERP agiliza o acesso aos dados da empresa, a tomada de decisão, bem como torna as informações mais seguros e confiáveis. Com todas as áreas da empresa integradas, os colaboradores são capazes de atuar lado a lado para solucionar problemas ou encontrar formas inovadoras de atender a demandas de clientes e parceiros comerciais.

Redução de erros

O uso de diferentes sistemas dentro da companhia pode gerar falhas na comunicação entre as plataformas e erros nas informações. A mesma situação ocorre quando os colaboradores preferem encaminhar dados por e-mails ou planilhas de Excel.

Com o uso de um sistema ERP, há diminuição de falhas no gerenciamento e no registro das informações. A solução também evita que dois setores diferentes precisem cadastrar dados semelhantes, mas que terão usos diferenciados.

Monitoramento do desempenho dos setores

O ERP também possui módulos de acompanhamento de indicadores de desempenho, assim os gestores sabem como está a performance da empresa ao longo do tempo. 

Indicadores de produtividade, vendas, marketing, financeiros e de gestão de pessoas são os mais usados para acompanhar a evolução do negócio e tomar ações assertivas na hora de promover mudanças que tragam melhorias reais.

Auxílio na tomada de decisão

Uma gestão mais efetiva das informações auxilia na identificação de quais áreas precisam de mais investimentos, assim como das estratégias a serem adotadas para reduzir custos. O sistema ERP realiza essas atividades e ainda contribui para a detecção de falhas nos processos e a visualização dos principais fatores que geram despesas desnecessárias.

Da mesma forma, ele conta com funcionalidades que permitem a visualização gráfica das informações mais importantes da companhia e facilita a identificação dos principais indicadores de desempenho do negócio, bem como sua configuração para um monitoramento automático.

Como um ERP pode ajudar sua empresa?

Este artigo já apresentou muitas informações sobre os softwares de gestão e até algumas das vantagens conquistadas com essa solução. Porém, mais que saber o que é o ERP, você precisa entender exatamente quais resultados positivos serão alcançados pela sua organização. Quer conhecer os principais?

Setor financeiro

Para que o seu setor financeiro tenha um melhor desempenho, é importante contar com ferramentas que auxiliem, por exemplo, a reduzir a inadimplência, realizar pagamentos de boletos de forma rápida ou então relatórios de fluxo de caixa mensal ou projetado. Assim sua gestão ficaria mais ágil e sua decisões mais assertivas, certo?

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Controle de estoque

Ter um ERP na sua empresa vai te ajudar muito a ter um controle preciso do seu estoque. Você pode contar com relatórios de necessidade de compra, sazonalidade e rotatividade, assim é possível realizar uma programação das compras para não ter um estoque elevado e não realizar compras em cima da hora.

Controle de vendas

Um sistema de gestão integrado também auxilia no setor de vendas do seu negócio. você sabe exatamente a margem que cada produto traz para você? Além disso, qual região ou cliente realiza mais compras com você? Estas informações podem ser obtidas de forma rápida com um ERP.

Seus vendedores também podem trabalhar com diferentes tabelas de preços, gerando uma maior agilidade no processo de vendas.

Controle de expedição

Como você controla a expedição? De posse de um sistema ERP, você consegue imprimir listas com os itens a serem carregados, assim a pessoa responsável pela separação vai uma única vez ao estoque buscar os materiais a serem embarcados, agilizando seu dia a dia.

Outra grande vantagem, é a formação de carga, onde o sistema reúne as encomendas mais próximas e, você pode criar a rota de entrega, para otimizar tempo e reduzir o frete.

Listamos apenas alguns benefícios que um ERP pode trazer para a sua empresa, mas sei que você já percebeu que ele poderá ajudar, e muito, na sua gestão.

Como escolher um sistema ERP?

Agora que você já conhece os benefícios e os recursos que um ERP possui, é a hora de analisar as opções do mercado, que são muitas!

Existem sistemas mais generalistas e os mais específicos e com tempo de implantação maior ou menor (depende da quantidade de funcionalidades). Para que você não se perca no caminho, siga nossas dicas! Elas com certeza irão te ajudar nesta decisão.

É de suma importância que você, como gestor, fique atento não só as necessidades atuais da sua organização, mas também as futuras! Planejar os próximos passos é essencial e para que seus planos se concretizem, é fundamental contar com informações para que suas decisões sejam assertivas.

Defina as necessidades da sua empresa

Antes de mais nada, você precisa definir quais são as necessidades ou dores, que estão levando a esta busca por um sistema de gestão integrado. Você busca automatizar sistemas? Agilidade na gestão? Redução de custos? Abandonar as planilhas? Não esqueça de verificar também os resultados que você quer alcançar com o novo sistema.

Para tanto, você, como gestor, deve revisar cada processo e característica do negócio, verificar os pontos que vale a pena automatizar, enfim, definir as atividades a serem otimizadas com o sistema. Com base nessas informações, fica mais fácil compreender se o software atende ou não as peculiaridades da empresa.

Verifique se o fornecedor realmente entende do sistema

Quando é avaliado o investimento em novos recursos, é importante ter em mente que a qualidade do produto ou serviço não é o único aspecto que determina se ele é bom ou ruim. O segredo não é apenas adquirir as melhores ferramentas, mas também ter um bom atendimento, um suporte para tirar dúvidas e ensinar os usuários sobre como explorar as funções do sistema.

Portanto, lembre-se sempre de avaliar o know-how do fornecedor tem dentro do segmento, a fim de garantir a melhor experiência possível. A dica nesse caso é procurar referências da empresa, sobretudo com empresas similares a sua. 

Nesse momento, o que está em jogo são os cases de sucesso desse fornecedor e a credibilidade da marca no mercado. Faça um bom trabalho de pesquisa para evitar prejuízos e maiores problemas no futuro.

Faça um planejamento

Os colaboradores devem estar envolvidos na implantação de um novo sistema, bem como estarem cientes do planejamento e cronograma de implantação. Caso você não trace uma estratégia para inserir seu pessoal nesta nova realidade, existem grandes chances do projeto não obter sucesso.

Afinal, a pessoa que irá utilizar o sistema deve estar ciente do potencial que tem nas mãos e se engajar no processo, é necessário realizar um planejamento das atividades. Ter um plano estratégico de ações é um passo que deve ser dado antes mesmo da contratação do sistema. Isso ajuda a evitar dores de cabeça mais adiante.

Não esqueça da implantação

O desafio não está apenas em escolher o software certo, mas em avaliar como se dará a implantação do mesmo, já que se for realizada de forma equivocada, poderá causar o insucesso de todo o projeto.

Verifique todos os detalhes da implantação e se ela leva em conta as peculiaridades do seu negócio e todas as suas prioridades.

Mensure os resultados

Após finalizar o processo de implantação, é importante acompanhar de perto o funcionamento da solução. Um bom desempenho depende também de um monitoramento constante por parte dos gestores.

Crie indicadores que se encaixem na rotina do seu negócio e monitore constantemente, só assim você saberá se a solução está realmente gerando resultados positivos.

Como saber se a minha empresa precisa de um ERP?

Quando falamos em investimento em um sistema ERP, o quanto antes melhor! Não adianta procurar depois do surgimento de problemas ou até mesmo um baixo desempenho e prejuízos financeiros.

No entanto, a maioria das empresas no país começam a pensar na possibilidade de investir em um ERP apenas quando algumas questões já estão saindo de controle, ao perceber uma queda de produtividade e da eficiência dos seus processos, ao se detectar falhas na comunicação interna, entre outros motivos.

Para as empresas que desejam se manter competitivas no mercado devem se antecipar e colocar em uso o quanto antes. A tecnologia é uma aliada para todas as empresas e começar a utilizar um bom sistema de gestão integrado é fundamental para elevar suas chances de sucesso.

O investimento em tecnologias para auxiliar no processo produtivo de uma empresa é uma decisão complexa, e que depende não somente do conhecimento das ferramentas, mas principalmente das características e necessidades do seu negócio. Portanto, saber o que é ERP e todo o seu potencial de apoio à conquista de melhores resultados certamente deixará o gestor mais seguro para a escolha do software ideal.

Por que contratar o sistema ERP WebMais?

Além da segurança e praticidade que são muito importantes, temos muito mais a oferecer à sua gestão!

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  • Mais de R$ 3.8 bilhões movimentados anualmente através do Sistema ERP WebMais;
  • Especialista em gestão de indústrias e distribuidoras;
  • Integração com aplicativos de força de vendas.

O software WebMais é especialista em indústrias e distribuidoras, atendendo todas as necessidades destes setores. Entre as inúmeras vantagens, está o fato de que o ERP é armazenado na nuvem, ou seja, 100% online, todos os dados são salvos e espelhados em três servidores simultaneamente, onde mesmo que haja problemas em sua máquina os dados continuam salvos, não precisando instalar nenhum aplicativo em seu computador.

Tenha sempre disponível uma equipe de suporte técnico altamente capacitada com as melhores práticas para seu atendimento, em vários tipos de canais, como: telefone, chat, Help Desk e até mesmo presencialmente, de acordo com a necessidade.

Módulos do sistema WebMais

Um sistema de gestão empresarial apresenta diversos módulos, com o intuito de viabilizar o planejamento de sua empresa, abrangendo as diferentes áreas de operação. São eles:

  • Dashboard;
  • Compras;
  • Materiais;
  • Produção;
  • Comercial;
  • Expedição;
  • Financeiro;
  • Controladoria;
  • CRM;
  • Emissão de documentos fiscais. 

Além dos módulos, a WebMais oferece outros benefícios para sua gestão, como:

  • Automatização de Processos: No sistema WebMais, você pode lançar um orçamento de venda para seu cliente, e quando ele aprovar, você pode transformar em um pedido de venda e do pedido gerar uma nota fiscal eletrônica.
  • Não se preocupe em lançar os impostos: Um dos pontos mais elogiados, é a forma com que o sistema WebMais calcula os impostos automaticamente, mesmo naquelas operações mais complexas onde tem produtos com ST ou mais de um CFOP na mesma nota fiscal. Também é possível a emissão de notas fiscais de produtos e serviços.
  • Relatórios: O sistema WebMais fornece mais de 40 opções de relatórios diferentes, para as áreas comercial, compras, financeiro, estoque, logística e produção. E como diferencial, para cada relatório você pode usar filtros para entender de forma ainda mais detalhada o que acontece com sua empresa.
  • Integrações: Com o software ERP WebMais, é possível conectar e utilizar outros sistemas integrados, para agilizar mais algumas rotinas, como por exemplo, integrar o software WebMais com softwares contábeis, aplicativos para celulares e portais de venda B2B.

Ficou claro que implantar um sistema ERP traz muitos benefícios para a empresa, mas é preciso tomar os devidos cuidados para não ter uma experiência ruim e acabar perdendo tempo e dinheiro.

Quer descobrir se este é o momento certo e se a WebMais pode ser a solução? Então entre em contato com nossa equipe de consultores e agende uma conversa!

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