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O Que É Sistema ERP? [Guia Prático e Completo Sobre o Assunto]

Você sabe o que é ERP? A sigla, que significa Enterprise Resource Planning (algo como Gerenciador de Recursos Empresariais), é muito conhecida por gestores e donos de empresas. Mas você sabe tudo sobre o que ela representa para gestão, suas funcionalidades e benefícios?

Todas as empresas que hoje se destacam no mercado mundial têm algo em comum: elas medem seu crescimento e projetam sua evolução baseada em dados reais do seu negócio. Em outras palavras, como afirma W. Edwards Deming: sem dados, você é apenas uma pessoa qualquer com uma opinião.

Atualmente, a melhor forma de organizar planejamentos, automatizar informações e ter dados atualizados de todos os setores da empresa é por meio de um Sistema de Gestão Empresarial (ERP), o qual é responsável por colocar nas mãos do gestor todas as informações que a empresa precisa para alcançar o sucesso.

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O Sistema ERP é uma das mais importantes invenções do Século XX para o ramo empresarial, uma vez que foi o responsável pelo impulsionamento do crescimento de empresas de todo o mundo. 

Por isso, o blog WebMais, especialista no assunto, preparou um guia completo e atualizado sobre o assunto. Neste artigo, você encontra:

Índice de conteudos:

O que é ERP?

Antes de qualquer coisa, é importante caminharmos pelo conceito presente na sigla ERP, cujo significado atravessou o século e tem evoluído de acordo com a evolução da tecnologia.

A sigla inglesa ERP (Enterprise Resources Planning) remete a Planejamento de Recursos Empresariais, ou seja, trazendo para a realidade atual da linguagem administrativa, ERP diz respeito ao sistema de gerenciamento dos recursos e processos de uma organização.

Como esse conceito vem evoluindo ao passo em que as empresas se desenvolvem tecnologicamente, o ERP hoje em dia se traduz em um Software de Gestão Empresarial que, por meio de suas automatizações, pode integrar as diversas áreas dentro de uma empresa, organizando dados, fornecendo relatórios e por fim, melhorando a qualidade das análises gerenciais e consequentemente, a tomada de decisão dos gestores.

De onde vem o conceito de ERP? 

De acordo com Piper Thomson, escritor do ramo de Negócios & Tecnologia, os registros iniciais do conceito de ERP estão lá nos anos 60, quando foi usada uma inteligência aplicada à gestão de inventário e ao controle de qualidade de grandes indústrias de manufatura.

O que deu origem ao conceito de ERP foi a necessidade de organizar dados e realizar um controle sobre a lógica dos processos, visando tanto o aumento da produtividade quanto o lucro.

O conhecimento se difundiu para outras indústrias e, a partir daí, a integração das diversas áreas da empresa passou a ser uma necessidade até chegar à realidade tecnológica de softwares tal qual vemos hoje, traduzida em softwares de gestão empresarial.

Ao decorrer de sua evolução, o ERP, antes voltado apenas para planejamento dos recursos de manufatura, passou a integrar cálculos contábeis, controle de vendas e compras, dentre outros processos administrativos que, por fim, passaram a trabalhar de modo integrado e organizado a partir do conceito de ERP.

Um dos pontos altos da evolução do ERP na história foi a publicação da obra MRP II (sigla inglesa de Manufacturing Resources Planning), de Oliver Wight, que em 1981 trouxe um refresh para o conceito de ERP, propondo um a inteligência de sistemas integrados capaz de abranger recursos humanos e cálculos de orçamento.

Ou seja, a partir de então, o ERP não só gerenciava recursos de manufatura, mas sim os recursos empresariais de um modo geral, tudo por meio da integração tecnológica.

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Qual a diferença entre ERP na Nuvem e ERP tradicional?

A principal diferença entre um ERP na nuvem e um ERP local é justamente o local de armazenamento dos dados e onde a integração deles acontece. Como o próprio nome sugere, o ERP na nuvem conta com armazenamento online, mais seguro contra perda de dados.

No ERP tradicional, por sua vez, os dados são armazenados em servidores locais, geralmente pertencentes à própria empresa – o que aumenta os riscos de perdas e acidentes com hardware local.

Porém, a resposta detalhada para esta questão está exatamente presente na evolução tecnológica do ramo de softwares. Ao longo dos anos, com o desenvolvimento das linguagens de programação, os softwares foram tomando “forma” e evoluindo por meio de interfaces mais amigáveis aos usuários.

De um lado temos, então, as linguagens mais antigas, as quais desenvolviam ERPs que dependiam de instalação e armazenamento físico de dados, e de outro lado temos as linguagens mais atuais, cujo “solo de trabalho” é nada menos do que a internet, onde toda a inteligência artificial (AI) e armazenagem de dados ficam salvos online (na nuvem) com acesso em tempo real.

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Resumindo, os primeiros softwares foram criados com hospedagem local, ou seja, todos os dados ficavam por sua vez armazenados dentro do próprio computador, de modo que para seu funcionamento ideal, era necessário haver uma instalação física do programa.

Tecnologia em favor dos sistemas de gerenciamento

Com o advento da internet, o software ERP tomou forma com as linguagens de programação Web, cujo objetivo é computar as informações no âmbito online (SaaS – Software as a Service), deixando para trás, então, a necessidade de uma instalação física do programa em um computador e ao mesmo tempo visando uma experiência mais instantânea quanto à busca por informações.

A tecnologia web ressignificou a forma de gerenciamento de dados, de modo que o armazenamento físico passou a trilhar o caminho do obsoleto.

O sistema na nuvem (cloud computing), como costumamos chamar, basicamente ilustra essa realidade de dados que não precisam ser salvos em ambiente físico, por isso a alusão às nuvens.

Com essa dissociação entre as linguagens de programação, conseguimos distinguir facilmente a diferença entre o ERP tradicional (desenvolvido com a dependência total da computação física), e ERP na nuvem (desenvolvido para funcionamento via internet).

Todos os sistemas podem ser considerados ERP?

NÃO. Isso porque ERP  é um sistema de gestão voltado apenas à realidade administrativa de empresas que prestam serviços ou que geram produtos, sejam eles físicos ou virtuais.

Também é mais clara a diferença se entendermos o próprio conceito da palavra sistema, que significa organização lógica de um conteúdo, ou seja, sistematizar algo é:

  • Estabelecer regras;
  • Criar hierarquias;
  • Definir etapas;
  • Validar os melhores processos;
  • Analisar resultados.

Com este conceito, podemos dizer que: tudo na vida pode ser sistematizado, até mesmo a rotina de afazeres domésticos, por exemplo. Contudo, em um mundo onde todos os dias surgem novos sistemas e aplicativos mobile para automatizar afazeres diversos, pode-se dizer que nem todo sistema é ERP.

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Quais são os tipos de ERP?

O mercado de tecnologia da informação vem inovando e investindo cada vez mais no sistema ou software ERP, atualmente é possível encontrar versões gratuitas, freemium ou pagos. 

As versões gratuitas costumam ter menos ferramentas disponíveis, um sistema mais limitado, onde normalmente o cliente tem a possibilidade de testar o sistema por um período pré-estabelecido, e posteriormente realizar o upgrade (ou não) para a versão completa do ERP, dando continuidade no que já que foi feito na versão básica.

A versão freemium possibilita ao usuário utilizar serviços ou módulos gratuitos dentro do software, mas com limitações em alguns módulos mais avançados, dando a opção de upgrade da ferramenta na real necessidade de uso destes serviços. 

E por fim, a versão paga, que geralmente são as mais completas, com disponibilidade de mais módulos, relatórios, entre outras funções para o usuário que necessita de controle total de sua gestão. 

Vale ressaltar que cada empresa tem a sua necessidade específica de sistema, sendo assim, muitas vezes um sistema gratuito já pode atender de maneira eficiente, como em outros casos são necessárias mais funções a sua disposição para tomadas de decisões e para otimização do trabalho, portanto, a pesquisa e comparação das soluções é sempre recomendada.

Quais funcionalidades ou módulos são encontrados em um Sistema ERP?

Com a resposta para a pergunta “o que é ERP” encaminhada, é hora de pensar nas funcionalidades que sistemas deste tipo apresentam. Como o objetivo do Sistema ERP é integrar as diversas áreas de uma organização, os ERPs acabam tomando formas diferentes de acordo com a realidade administrativa de cada negócio. 

Contudo, iremos pontuar aqui funcionalidades gerais que são requisitos para um Sistema ERP.

Todas as empresas são compostas por uma primícia básica chamada atividade econômica, ou seja: o que a empresa oferece à sociedade? Quais Produtos? Quais Serviços? 

Independentemente do fato de uma empresa gerar produtos ou serviços, ela precisa de uma lógica administrativa e financeira para sobreviver no mercado. Essa lógica resume-se na sincronia econômica que reflete nos módulos de um Sistema ERP, seja ele ERP Online ou ERP Tradicional.

Abaixo você vê então as funcionalidades principais que um ERP completo possui para atender uma empresa de ponta a ponta:

1. Caixa/Financeiro –  Módulo Gestão de finanças:

Sem capital, não há como movimentar insumos, mão de obra e entrega para o cliente final, por isso, alinhado com a realidade econômica da empresa, o software ERP deve ser capaz de controlar a entrada e saída de recursos financeiros.

2. Entrada de insumos –  Módulo Gestão de Compras:

Para composição de um produto físico, é necessário realizar a entrada de insumos (matérias-primas), as quais, a partir de seu processo de manufatura, convertem-se no produto final vendido aos consumidores. O ERP deve ser capaz de controlar a necessidade de compras alinhada com o setor de produção, a fim de que o estoque se mantenha sempre abastecido.

3. Organização e armazenamento –  Módulo Gestão de Estoque:

É neste momento em que a empresa armazena os insumos para que possam ser utilizados nos processos produtivos que se converterão futuramente no produto final. É importante lembrar que o processo de armazenamento ocorre tanto para matéria prima, quanto para organização do produto final (controle de estoque de produto acabado).

4. Engenharia de produção –  Módulo  Gestão da produção ou PCP:

Toda a inteligência envolvida nos processos de manipulação de insumos para que se convertam em um determinado produto é realizada na etapa da produção, a qual define a ficha técnica do produto, bem como o planejamento de controle de produção (PCP), o qual define os processos, máquinas, pessoas, materiais e tempo envolvido para fabricação de cada produto. 

O ERP deve ser capaz de definir a Engenharia de produto, bem como o controle de ficha técnica que realiza a garantia da qualidade do produto final.

5. Venda de produtos –  Módulo  Gestão de vendas:

Nesta etapa, a empresa conta com o time comercial que, por meio de estratégias de marketing e estudo mercadológico, lançam seus produtos no mercado a fim de atingir um diferencial competitivo para competir com produções equivalentes de empresas concorrentes.

Totalmente integrado ao módulo financeiro, o módulo vendas depende de um processo chamado cobrança, onde é definida a forma de pagamento, bem como o prazo de pagamento dos produtos adquiridos.

É também no processo de vendas, que a empresa organiza as informações de relacionamento com os clientes (CRM – Customer Relationship Management), a fim de identificar novas oportunidades de vendas que geram crescimento e expansão para as organizações.

6. Expedição dos produtos – Módulo Expedição ou Logística

Após o fechamento da venda, existe uma integração entre o módulo de vendas e o módulo de estoque, para que a empresa tenha controle daquilo que sai e que precisa de reposição para que o fluxo de produção continue. 

Esse processo de expedição retira os produtos do armazenamento, e os coloca em situação de entrega para o cliente final. O ERP precisa ter um controle integrado que rastreie o produto desde sua etapa de produção até o momento em que chega às mãos do consumidor.

7.Gerenciamento de pessoas – Módulo Gestão de Pessoas

Por último, mas não menos importante, a gestão de pessoas é responsável pelo bem mais relevante de uma organização, que são as pessoas. Sem o recurso humano, não há como realizar o gerenciamento de quaisquer áreas citadas acima. 

A gestão de pessoas abrange desde a seleção e recrutamento de pessoas, até a capacitação e ações de retenção de pessoas para que a mão de obra das empresas não pare. 

Além disso, um ERP preparado para atender recursos humanos deve estar apto para realizar cálculos de folha de pagamento, dentre outros cálculos que envolvem a jornada de trabalho do colaborador.

Sem estes 7 pilares de gestão, uma empresa que lida com produto acabado não teria como projetar-se para o mercado.

O Software ERP é basicamente um reflexo das áreas administrativas presentes em uma organização, e apesar de esses serem os 7 pilares básicos de uma empresa, cada software pode contar com outros módulos para que a gestão seja ainda mais completa e detalhada, por exemplo, dentro do processo de produção, pode existir outras subdivisões de controles como:

  • Controle de calibração e manutenção de equipamentos;
  • Controle de qualidade de produtos;
  • Controle de lote e validade de insumos;
  • Controle de tempo de produção e manipulação dos produtos.
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Como um sistema ERP funciona na prática?

A tecnologia empregada na gestão é capaz de tornar automática a rotina do dia a dia dos profissionais que lidam com administração. Em poucas palavras, um sistema ERP é capaz de metade  dos trabalhos que seriam realizados manualmente, ou seja, na prática, o ERP funciona como uma máquina de dados e cálculos capaz de pensar pelo profissional humano.

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Desse modo, todo tempo investindo em cálculos analíticos que precisam ser realizados manualmente são realizados por dentro de ERP, para que o profissional apenas se atenha na análise dos resultados, e não no processo matemático em si.

Um exemplo claro do funcionamento do ERP é o processo de venda. Sem um ERP, os profissionais envolvidos no relacionamento comercial precisariam:

  • Anotar os pedidos realizados pelo cliente;
  • Registrá-los em papéis, agendas, ou planilhas;
  • Realizar todo o controle manualmente digitando dado por dado;
  • Emitir propostas em papéis ou por email;
  • Realizar o faturamento de modo manual;
  • Realizar contrato de modo manual.

Confira aqui 5 passos para otimizar os seus processos gerenciais:

Além desses processos relacionados ao cliente, seria necessário também realizar manualmente processos internos, como: geração de um pedido para o setor de estoque a fim de que separem os produtos vendidos, e  assim registrem manualmente em seus controles de estoque a saída de tais produtos.

Observe que deste modo todos os processos ficaram registrados cada qual em seu setor, de modo que não há integração na empresa. Assim, quando há a necessidade de rastrear algum pedido ou a movimentação de estoque, é necessário uma pesquisa maçante, totalmente centrada no profissional e não na empresa.

Todo este processo manual acaba sendo perigoso para empresa, uma vez que todos os controles e registros ficam em poder dos profissionais, ou de armazenamentos físicos. Caso haja desligamento do profissional, ou até mesmo um problema de avaria nos computadores, a empresa correria o risco de ficar sem controle ou histórico de todas as movimentações.

Abaixo você vê o funcionamento da jornada de vendas dentro de um Sistema de Gestão como o da WebMais Sistemas:

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Quais as vantagens de ter um ERP?

Ao analisar o contexto acima, podemos observar a real importância da automatização dos processos de vendas, para que a rotina comercial siga sempre um mesmo fluxo e, principalmente, com etapas bem definidas para efetivação das vendas. Abaixo você vê as principais vantagens de se usar um ERP nos processos de vendas.

Agilidade na efetivação de um pedido de vendas

Analisando o cenário apresentado acima, percebemos uma série de vantagens de se ter um ERP, já que o sistema faz toda a computação dos dados das vendas, desde o pedido do cliente até a entrega.

Vale lembrar que, por conter uma série de cadastros e configurações prévias, o ERP já estará pronto com todos os produtos da empresa cadastrados, para que o processo de vendas seja feito apenas por meio da seleção de itens na tela do computador. Isso reduz o trabalho manual de redigitação de produtos, agilizando o dia a dia de quem administra.

Integração com todas as áreas da empresa para um controle unificado

Ao passo que o pedido é finalizado, o próprio ERP que integra o setor de vendas com estoque, realiza a emissão de expedição de produtos, dando baixa do item no Armazém. 

Desse modo, todo o processo é feito automaticamente, deixando o histórico das movimentações centralizado no ERP. Caso haja o desligamento de algum profissional, não há risco de perda de dados, pois todos os registros ficam centrados no Sistema de Gestão Empresarial.

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É importante ressaltar que, caso o software empresarial seja online (na nuvem), a empresa não corre o risco de perda de dados mesmo se houver avaria nos computadores, já que o armazenamento dos dados ficam hospedados em um servidor online (cloud computing).

Em quais áreas de uma empresa atua o ERP?

Basicamente, dentro de uma empresa que visa o crescimento, todas as áreas necessitam de uma gestão integrada, porém, como é comum as empresas começarem pequenas, existe uma realidade que mostra algumas áreas cuja gestão precisa ser urgentemente priorizada, ou seja, devidamente computada dentro de um ERP.

Empresas pequenas ou microempresas geralmente se concentram na qualidade de seus produtos ou serviços, deixando de lado pontos importantes relacionados à organização dos dados. 

Porém, em dado momento, por questões de legislações relacionadas à iniciativa privada, existem processos burocráticos financeiros que obrigatoriamente precisam de uma organização para fins de prestação de contas à Receita Federal, uma vez que todas as empresas trabalham sob a premissa da tributação e pagamento de impostos. 

Com isso, a gestão financeira acaba sendo uma das principais áreas que necessitam de gestão.

Onde está o erro das micro e pequenas empresas que precisam crescer?

Pelo fato de concentrar a gestão somente na parte financeira, as pequenas empresas acabam pecando na medida em que o crescimento começa a acontecer. É comum a essas empresas controlarem suas vendas manualmente já que o volume é pequeno, bem como seu estoque e produção.

O problema acontece justamente quando a demanda começa a crescer, porém a gestão continua pequena, centrada apenas em aspectos financeiros.

Confira 5 técnicas estratégicas para que sua empresa se destaque no mercado

Ao passo que uma pequena empresa cresce, sua gestão também precisa evoluir, e para isso acontecer, é necessário que pequenos negócios passem a adotar sistemas de gestão adaptados à sua nova realidade de negócio

Do contrário, elas se transformarão em médias ou grandes organizações pensando como pequenas empresas, o que pode colocá-las à beira do colapso por conta de uma gestão insustentável.

Como o ERP atua nas empresas?

O uso de um ERP promove muitos benefícios para todos os departamentos. Começando por você, gestor, que pode ter acesso fácil e rápido sobre toda a sua empresa, desde as contas a pagar e receber, monitorar as vendas e acompanhar o andamento dos pedidos. 

Até o marketing pode se beneficiar do uso do ERP, pois ao perceber uma queda nas vendas de determinado produto ou serviço, pode iniciar um planejamento para mudar este indicador, evitando possíveis prejuízos.

Esta integração entre os setores agiliza o controle dos processos. Imagine se cada setor utilizasse  um software diferente, quantos erros poderiam ocorrer, prejudicando, inclusive, a capacidade produtiva da sua empresa. 

A integração dos sistemas permite uma maior eficiência da gestão e deixa os procedimentos mais ágeis. Há ainda outros benefícios com o uso de um ERP, são elas:

  • Simplificação de processos operacionais;
  • União de inteligência e qualidade para as informações;
  • Controle de estoque e de custos;
  • Gestão integrada dos dados;
  • Controle e cumprimento dos prazos;
  • Aumento da produtividade.

Desse modo, fica claro que todos os setores da empresa são beneficiados. No entanto, saber o que é o ERP é apenas o primeiro passo. Mais que as aplicabilidades já destacadas, essa solução também fornece mais transparência às ações executadas.

Como saber se um ERP é seguro e confiável?

Como já mencionamos anteriormente, os dados de uma empresa são fontes de informações responsáveis para medir seu crescimento, por isso, de acordo com essa importância, é extremamente necessário pensar em um software de gestão que garanta a segurança contínua das informações da empresa.

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Com a grande variedade de softwares oferecidos no mercado da tecnologia, é necessário observar 3 pontos relevantes antes de adquirir um sistema:

1. O armazenamento de dados fica retido em um ambiente físico?

Esta é uma pergunta altamente relevante antes de avaliar o preço de sistemas de gestão, pois, como já mencionado anteriormente, avarias nos equipamentos físicos da empresa como incêndio, picos de energia por fenômenos naturais e até mesmo o roubo de equipamentos podem representar um grande risco aos dados da empresas. 

Já imaginou perder todo o histórico de informações sobre sua empresa por causa de um roubo irrecuperável?

2. O sistema de gestão empresarial é completo ou realiza gestão parcial?

Quando sua empresa avalia um sistema ERP somente com base no preço, pode estar correndo um grande risco e uma possível carga de retrabalho no futuro, e vamos explicar o porquê:

No mercado atual, muitas empresas de tecnologias oferecem softwares de gestão parcial no intuito de lançarem sistemas mais compactos e, por sua vez, mais baratos. 

Dessa forma, muitos gestores acabam contratando com base no preço, porém não medem o risco de precisarem de planilhas e papéis para realizarem controles paralelos a fim de complementarem a falta de gestão de alguns sistemas incompletos.

A longo prazo, na medida em que a empresa cresce, a necessidade de controlar todas as áreas acaba sendo inevitável, obrigando a organização a trocar de ferramenta de gestão, e todos nós sabemos que  um processo de migração de sistema ERP é uma tarefa desafiadora e perigosa, no que diz respeito a perda de dados.

3. O sistema de gestão oferece a você mobilidade para controlar seu negócio a partir de qualquer lugar?

Para quem busca por um estilo de vida prático e como otimização de tempo, este quesito é um dos mais relevantes. Além disso, o contexto pandêmico no qual a humanidade passou a atravessar após 2020 (COVID-19), mostrou que a necessidade de poder realizar os procedimentos profissionais a partir de casa é algo cada vez mais emergente.

Sistemas online com tecnologia responsiva (adaptáveis à tela de celulares) são capazes de serem conectados em qualquer dispositivo com internet, dessa forma, mesmo não estando presente no local físico da empresa, você pode acessar os dados do seu negócio a partir de um notebook, tablet ou até mesmo de seu smartphone.

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Com base nessas três premissas, respondemos aqui o questionamento proposto nesta seção. A ferramenta ideal para empresas que querem crescer é um Sistema ERP completo e 100% Online, ou seja, sistema na nuvem.

Um sistema completo possui a grande vantagem de dar ao gestor total poder sobre a empresa de ponta a ponta, ou seja, desde os detalhes mais pequenos como cadastros de itens, até o controle da produção e expedição dos produtos.

Uma dica muito importante para quem quer adquirir um sistema de gestão ideal é considerar as empresas com tradição no mercado de software, cuja responsabilidade com o usuário não consiste somente na venda do sistema de gestão, mas sim no atendimento e apoio ao usuário após a aquisição.

Como escolher o melhor ERP para o meu tipo de negócio?

Que o mercado de ERP é variado você já sabe, porém, como saber qual é o melhor ERP para a sua realidade de negócio? É justamente isso que vamos abordar nesta seção.

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Os diferentes segmentos do mercado requerem alguns requisitos irrevogáveis que são orientados de acordo com a legislação que rege cada um desses segmentos.

Por exemplo, se você atua em uma indústria farmacêutica, é necessário que o sistema ERP esteja preparado para computar dados relacionados ao padrão da OMS (Organização Mundial da Saúde). Dessa forma, se um sistema não possui os campos necessários para que você preencha dados relacionados à burocracia específica deste setor, logo ele se torna inútil para uma gestão ideal.

Outro exemplo claro é o setor elétrico brasileiro, que por sua vez é regido por diversos órgãos reguladores, sendo o principal deles a ANEEL (Agência Nacional de Energia Elétrica). 

A ANEEL exige das empresas do setor elétrico uma série de relatórios específicos com dados de consumo de energia elétrica, bem como dados de faturamento específicos ao comércio de energia, e sabemos que nem todos os sistemas ERPs estão preparados para a emissão de relatórios tão específicos assim.

Por isso, a primeira atitude que você precisa ter antes de pesquisar pelo melhor sistema de gestão para sua organização é procurar por uma solução que já esteja preparada para atender recursos específicos do seu negócio.

Dicas para escolher o melhor software ERP

Agora que você já conhece os benefícios e os recursos que um ERP possui, é a hora de analisar as opções do mercado, que são muitas! Existem sistemas mais generalistas e os mais específicos e com tempo de implantação maior ou menor (depende da quantidade de funcionalidades). 

Para que você não se perca no caminho, siga nossas dicas! Elas com certeza irão te ajudar nesta decisão. É de suma importância que você, como gestor, fique atento não só as necessidades atuais da sua organização, mas também as futuras! 

Planejar os próximos passos é essencial e para que seus planos se concretizem, é fundamental contar com informações para que suas decisões sejam assertivas. Confira as dicas práticas que preparamos para você:

Defina as necessidades da sua empresa

Antes de mais nada, você precisa definir quais são as necessidades ou dores, que estão levando a esta busca por um sistema de gestão integrado. Você busca automatizar sistemas? Agilidade na gestão? Redução de custos? Abandonar as planilhas? Não esqueça de verificar também os resultados que você quer alcançar com o novo sistema.

Para tanto, você, como gestor, deve revisar cada processo e característica do negócio, verificar os pontos que vale a pena automatizar, enfim, definir as atividades a serem otimizadas com o sistema. Com base nessas informações, fica mais fácil compreender se o software atende ou não as peculiaridades da empresa.

Verifique se o fornecedor realmente entende do sistema

Quando é avaliado o investimento em novos recursos, é importante ter em mente que a qualidade do produto ou serviço não é o único aspecto que determina se ele é bom ou ruim. 

O segredo não é apenas adquirir as melhores ferramentas, mas também ter um bom atendimento, um suporte para tirar dúvidas e ensinar os usuários sobre como explorar as funções do sistema. 

Portanto, lembre-se sempre de avaliar o know-how do fornecedor dentro do segmento, a fim de garantir a melhor experiência possível. A dica nesse caso é procurar referências da empresa, sobretudo com empresas similares a sua.  

Nesse momento, o que está em jogo são os cases de sucesso desse fornecedor e a credibilidade da marca no mercado. Faça um bom trabalho de pesquisa para evitar prejuízos e maiores problemas no futuro.

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Faça um planejamento

Os colaboradores devem estar envolvidos na implantação de um novo sistema, bem como estarem cientes do planejamento e cronograma de implantação. Caso você não trace uma estratégia para inserir seu pessoal nesta nova realidade, existem grandes chances do projeto não obter sucesso. 

Afinal, a pessoa que irá utilizar o sistema deve estar ciente do potencial que tem nas mãos e se engajar no processo, é necessário realizar um planejamento das atividades. Ter um plano estratégico de ações é um passo que deve ser dado antes mesmo da contratação do sistema. Isso ajuda a evitar dores de cabeça mais adiante.

Não se esqueça da implantação

O desafio não está apenas em escolher o software certo, mas em avaliar como se dará a implantação do mesmo, já que se for realizada de forma equivocada, poderá causar o insucesso de todo o projeto. Verifique todos os detalhes da implantação e se ela leva em conta as peculiaridades do seu negócio e todas as suas prioridades.

Mensure os resultados

Após finalizar o processo de implantação, é importante acompanhar de perto o funcionamento da solução. Um bom desempenho depende também de um monitoramento constante por parte dos gestores. 

Crie indicadores que se encaixem na rotina do seu negócio e monitore constantemente, só assim você saberá se a solução está realmente gerando resultados positivos.

Qual a vantagem de ter um ERP específico para Indústrias ou Distribuidoras?

Indústrias e Distribuidoras são os segmentos que mais crescem na atualidade, uma vez que a oferta de produto acabado tem aumentado e se tornado cada vez mais regulada por órgãos de garantia de qualidade.

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Vivemos em uma era onde a sustentabilidade tem se tornado um assunto cada vez mais relevante, e por conta disso, a mudança de cultura que envolve a preservação do ambiente tem exigido das indústrias, por exemplo, um controle cada vez mais apurado dos insumos, da produção, bem como um controle mais criterioso das entregas desses produtos.

Uma indústria de alimentos é um exemplo perfeito de empresas que necessitam de um sistema ERP específico. Alimentos e bebidas industrializadas seguem parâmetros de qualidade no que diz respeito à conservação e durabilidade, uma vez que o descuido nesses critérios pode refletir diretamente na saúde do consumidor final.

Um software ERP ideal para indústrias e distribuidoras precisa estar preparado para controlar a validade dos insumos, bem como dos produtos acabados para que essas organizações não corram risco de perder produtos por causa de prazos vencidos, ou pior, colocar em risco a saúde de seus consumidores.

Além disso, um software para Indústrias e distribuidoras com Gestão de vendas inteligente é capaz de organizar promoções automáticas de produtos com status de venda urgente. Uma automação assim aumenta em 25% suas oportunidades de vendas, já que a causa de muitas vendas não serem efetuadas se dá pela questão do valor do produto.

Até agora comentamos aqui detalhes relevantes sobre como encontrar um sistema que atenda perfeitamente as Indústrias e Distribuidoras, porém, nas próximas seções, iremos delimitar ainda mais essas especificidades de acordo com cada setor. Continue lendo para descobrir as particularidades que você necessita saber antes de escolher um ERP ideal para sua empresa.

6 funcionalidades necessárias para gestão de indústrias e distribuidoras

Quer saber quais funcionalidades são essenciais para a gestão de indústrias e distribuidoras? Confira a lista completa que a WebMais preparou:

1. Departamentos completamente integrados

Para uma distribuidora, por exemplo, a identificação da falta de um produto é um processo que exige urgência no plano de ação, uma vez que os pedidos dos clientes podem ser prejudicados em caso de possíveis faltas.

Ao ter um estoque integrado com o setor de compras, por exemplo, na medida em que um produto é dado como faltante no estoque (estoque mínimo), o sistema automaticamente gera uma notificação de necessidade de compra no módulo de Compras, organizando a rotina dos profissionais envolvidos neste processo, evitando assim o atraso na reposição de produtos essenciais.

Se a sua empresa não possui este recurso automatizado, está na hora de procurar por um Sistema ERP capacitado para automatizar os processos de gestão de compras.

2. Relatórios relevantes para análise gerencial

Uma das maiores vantagens de uma empresa que analisa dados para avaliar seu crescimento é a possibilidade de ter informações sempre atualizadas no sistema para quando surgir a necessidade de um novo relatório ou gráfico que indique a situação real do negócio ou de determinado setor ou procedimento.

Para indústrias e distribuidoras, por exemplo, dois grandes relatórios relevantes para analisar as vendas é o relatório de sazonalidade, o qual pode dar ao gestor um panorama completo do comportamento de vendas ao longo de um dado período. 

Além disso, o relatório de sazonalidade permite saber quais produtos são mais vendidos em determinadas épocas do ano. Isso é essencial para empresas que costumam traçar  estratégias de marketing específicas para diferentes épocas do ano, como datas comemorativas, por exemplo.

Outro relatório altamente relevante para a rotina de distribuidoras, por exemplo, é o relatório de acompanhamento dos pedidos, que dá à empresa o controle total do status atual dos produtos que estão vinculados a pedidos específicos. 

3. Gestão consolidada dos canais de vendas

Imagine uma indústria que está presente nos mais diversos canais de vendas como: 

Sabemos que cada canal consome os produtos de um mesmo estoque. Então como evitar que dois canais acabem vendendo o mesmo produto?

É justamente neste contexto que um sistema de gestão especializado em Indústrias e Distribuidoras entra com sua automação e inteligência. Ao integrar todos os canais em um mesmo gerenciador de estoque automático, o sistema bloqueia determinados pedidos, notificando o usuário de modo a evitar que um mesmo produto seja vendido por canais diferentes simultaneamente.

Uma tecnologia assim resume uma série de dores de cabeça com clientes, já que uma venda de produto inexistente pode atrasar a transação de determinados pedidos, causando enfim a temida insatisfação.

4. Controle de estoque que integra matriz e filiais

Existem recursos primordiais que todo estoque precisa ter para garantir a saúde das vendas das empresas. 

Um controle de estoque ideal conta com demonstrativos de estoque disponíveis, configurações de estoque mínimo, ou seja, o sistema notifica o setor de compras da escassez de determinado produto, reserva de estoque e estoque em poder de terceiros. 

Com todos esses recursos, o controle de estoque da matriz consegue gerenciar inclusive a presença de produtos em poder das filiais, de modo a não perder oportunidades de vendas pelo risco de não saber se o produto de fato existe ou não. 

5. Planejamento de compras

Para que seu plano de compras seja consistente e eficaz, ele exige de você informações resultantes da integração de 3 áreas essenciais: Vendas, Estoque e Financeiro, ou seja, para realizar seu planejamento, você necessita de relatórios que demonstrem: volume de vendas, volume de estoque e capacidade financeira.

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A partir dessas três informações essenciais, você consegue saber quais produtos são mais vendáveis, quais deles faltam/sobram em estoque, e qual sua capacidade financeira para investimento em determinados produtos. 

Isso quer dizer que, se sua margem de contribuição não estiver automatizada (lucro sobre os produtos), você não terá como saber se o seu departamento financeiro possui capital suficiente para aquisição de produtos A ou B.

6. Controle financeiro otimizado

Todos os investimentos das indústrias e distribuidoras, sejam eles em recursos produtivos ou recursos humanos, passam pelo crivo financeiro, ou seja, sem capital não há como produzir bens ou contratar pessoas.

Um Sistema de Gerenciamento Financeiro dá a você a automatização de áreas relevantes para sua saúde financeira como:

  • Fluxo de Caixa;
  • Gestão de Contas a receber e a pagar;
  • Gestão da conciliação bancária;
  • Gestão de contratos;
  • Fechamento de caixa;
  • Emissão de notas fiscais (NF-e);
  • Relatórios financeiros essenciais para análise de estratégias de investimento, como o DRE (Demonstração dos Resultados do Exercício), por exemplo.

Se o Sistema ERP para Indústria ou Software para Distribuidora que você tem procurado possui essas funcionalidades citadas acima, você certamente pode considerar positiva a aquisição, não exatamente analisando questões relacionadas a preço, somente, mas principalmente ao custo-benefício que uma ferramenta completa traz a você a longo prazo.

Para muitas empresas que almejam crescer e expandir suas vendas no mercado, a escolha do ERP aliado a um produto de qualidade e com preço competitivo é a fórmula necessária para que a evolução aconteça.

O investimento em sistema gera um retorno positivo para a empresa?

Para as empresas que estão se habituando à cultura de analisar indicadores para avaliar seu próprio crescimento, é importante observar a aquisição de software como um investimento para aumentar a produtividade da organização e, desta forma, cabe calcular o ROI (Return On Investment) – do inglês Retorno Sobre o Investimento, a fim de que você tenha uma visão panorâmica do real valor que uma ferramenta de gestão agrega ao seu negócio.

Como calcular o ROI do meu Sistema ERP?

Para iniciar esta seção, é importante mencionarmos que criamos um post completo sobre o significado de ROI e sua importância na avaliação de resultados – não deixe de conferi-lo. Contudo, aqui iremos exemplificar como calcular o ROI de ERP.

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1. Identifique primeiramente o valor do investimento

Para isso você deverá somar o valor de licença do software (se mensal, semestral ou anual), previsto em contrato, e somar com o valor de implantação do Sistema ERP. A soma desses dois elementos resultará no investimento total em Software de Gestão.

É importante lembrar que caso você tenha contratado algum curso, ou pacote de treinamento para que sua equipe aprenda sobre o software, é importante incluir também este valor, pois ele compõe o investimento total que você fez no Sistema de Gerenciamento escolhido.

Após ter este valor, vamos caminhar para o próximo passo que é identificar quais áreas da empresa foram (ou serão) automatizadas, ou quais profissionais substituídos pela solução em função da automatização de processos.

2. Identifique a economia (lucro) que você terá a partir das automatizações do software

Neste momento você identifica quais áreas que sofreram troca ou substituição de profissionais pelo sistema (o que auxilia a reduzir custos trabalhistas + salários), e também o tempo reduzido em processos de estoque, por exemplo, já que o software aumenta a eficiência de determinados processos que antes geravam retrabalho ou morosidade nos procedimentos.

Ao identificar o valor de economia que você terá a partir do momento em que tudo estiver automatizado e funcionando com maior agilidade, você poderá então aplicar o cálculo para saber a porcentagem de ROI que a sua organização teve a partir da implantação do Software ERP.

3. Aplique a fórmula de ROI do seu Sistema ERP

Agora que você já identificou seu lucro (economia) a partir do uso do Sistema de Gestão, e também já identificou o valor total investido na aquisição do software, aplique a seguinte fórmula:

Fórmula do ROI =  [(lucro – investimento) / investimento] x 100 

Para ficar mais claro, vamos exemplificar com o seguinte cenário:

  1. Sua empresa obteve um resultado de cálculo de lucro de 20.000,00 reais (vinte mil)
  2. Sua empresa calculou um investimento em ERP de 15.000,00 reais (quinze mil)

Logo:

FÓRMULA: 

  • ROI = [(20.000 – 15.000) / 15.000] x 100
  • ROI = (5.000 / 15.000) x 100
  • ROI = 0,33333333 x 100
  • ROI = 33,33%

Com base neste cálculo, sua empresa pode tranquilamente adquirir o software ERP, uma vez que o retorno sobre o investimento (ROI) ficou positivo em 33,00%.

Adquirir um software requer muita análise, mas observe que a jornada de aquisição é só uma etapa do processo. Adiante você confere outras etapas importantíssimas que também exigem de você maior atenção.

Como funciona a implantação de um ERP? Quais os desafios?

Nem só de aquisição de software vive a empresa, isso é, o relacionamento com uma nova ferramenta para gerenciamento da empresa não se resume em apenas analisar a funcionalidade do software ou o valor de mensalidade. A implantação é fundamental para o processo de implementação da nova ferramenta no ambiente da empresa e na rotina dos profissionais envolvidos.

Muitas empresas começam utilizando softwares gratuitos ou compactos para gerenciamento financeiro, compras ou vendas, de modo que, em um dado momento de seu crescimento, surge a necessidade de evoluir, implantando uma nova ferramenta para gestão do negócio.

Por outro lado, existem empresas que já no início entendem o valor de uma gestão organizada, apostando em um Sistema ERP para se lançarem no mercado já com uma gestão segura.

Em ambos os casos, se faz necessário analisar uma premissa básica, o processo de implantação do novo software, já que a falta dessa observação pode trazer dores de cabeça desnecessárias que poderiam ser evitadas com o devido planejamento.

Antes de prosseguir com a aquisição, é necessário observar alguns pontos relacionados à implantação de sistemas, os quais desmembramos a seguir.

Quais são as etapas para implantação de um Software ERP?

Confira o passo a passo de uma implantação de ERP que o blog WebMais preparou:

Levantamento de dados

Nesta etapa, a empresa de software deve realizar uma verdadeira imersão na realidade do cliente a ser implantado, visando principalmente conhecer os processos e as etapas que são essenciais para o funcionamento da empresa, desde os processos de compras de materiais, até o acompanhamento da venda final.

Este processo é sensível, uma vez que, mudar bruscamente os processos da empresa em detrimento de um novo sistema pode gerar desconforto nos profissionais envolvidos, e consequentemente uma espécie de “congelamento” do fluxo de aprendizado da nova ferramenta de gestão.

Mapeamento dos processos

Após o levantamento de informações sobre o modo de trabalhar da empresa, é necessário adequá-lo à realidade de controle do sistema

Neste momento é possível acontecer a quebra de produtividade, uma vez que algumas etapas podem sofrer grandes alterações, ou quem sabe até deixar de existir, ao passo que, dependendo das adequações do novo sistema, a empresa pode passar a contar com etapas inéditas. 

Registrar e documentar esse novo mapeamento é essencial para que a equipe possa se orientar até que os novos processos sejam incorporados no dia a dia.

Transferência de dados entre sistemas

Esta etapa diz respeito ao salvamento dos dados que a empresa já tem no sistema antigo, como, registros de vendas, cadastros de clientes, cadastro de listas de produtos, insumos, processos, enfim, todos os dados que precisam ser salvos, pois eles são nada menos do que o histórico da empresa.

É comum as empresas de software permitirem a integração dessas informações com o Excel para que os dados possam ser exportados e enfim importados dentro do novo sistema, evitando assim o retrabalho relacionado à redigitação de dados individuais.

Cronograma de implantação

O próximo passo é estabelecer a virada do sistema, bem como a ordem de treinamento e capacitação dos profissionais envolvidos.

Acompanhamento e homologação

Após a virada do sistema, é comum as empresas fornecedoras de ERP acompanharem a execução dos processos no novo sistema, a fim de garantir a perfeita usabilidade da solução, ou efetuar ajustes necessários para que a empresa consiga extrair o melhor da nova ferramenta.

Sistema em produção

Esta é a última etapa. Dada a finalização da homologação, a empresa que implantou a nova solução segue então para a fase de produção, ou seja, dar andamento aos processos da empresa já no novo ambiente, com a nova realidade de gerenciamento. 

Geralmente nesta etapa, a empresa de software já não se envolve mais na rotina diária dos novos usuários, porém se coloca à disposição por meio do time de suporte ao usuário, a fim de continuar garantindo o bom funcionamento do sistema e, por que não dizer, da empresa em si.

Software cuja implantação envolve uma pessoa presente fisicamente na sua empresa

Apesar de muitas empresas de software fecharem negócios virtualmente, é comum que algumas delas tenham como parte de seu processo de implantação o envio de um ou mais técnicos para acompanhar a virada do sistema na empresa

Por isso é importante ficar atento, uma vez que trazer uma pessoa para realizar a implantação técnica requer de você a preocupação com os custos de viagem, hospedagem e alimentação e transporte local deste técnico.

Caso sua empresa não tenha intenção ou disponibilidade financeira para arcar com tais custos, é interessante optar por empresas de software cujo processo de implantação ocorre na modalidade 100% remota, ou seja, totalmente online.

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Softwares cujo processo de aprendizado consiste na compra de pacotes de treinamento

Outro fato comum no ramo de software é o próprio processo de aprendizado do ERP. Obviamente que para a maioria dos colaboradores da sua empresa, o novo software será novidade, logo, será necessário que todos passem por um período de treinamento da nova ferramenta a fim de que possam extrair o melhor do Software Empresarial.

Algumas empresas de software já embutem o treinamento do sistema aos colaboradores no mesmo pacote de implantação, enquanto que outras vendem pacotes de treinamento nas conhecidas “Universidades Online”, que consistem em uma biblioteca de vídeos tutoriais que ensinam passo a passo do Sistema.

Existem exemplos como o da WebMais Sistemas, cujo pacote de implantação já oferece acesso a uma plataforma de vídeos tutoriais totalmente gratuita na qual você aprende os procedimentos detalhados referentes a cada módulo do sistema.

Não significa dizer que um exemplo ou outro esteja errado. Na realidade, tudo vai depender da sua disponibilidade de recursos para investimentos.

A equipe precisa estar preparada para se adequar ao novo software

Geralmente, quem fecha negócios em relação a um novo Software ERP para empresa, são pessoas tomadoras de decisão, ou seja, CEOs, sócios-proprietários, diretores, gestores, enfim, pessoas do alto escalão da organização. 

Deste modo, pode acontecer de a nova aquisição ser desconhecida pelas pessoas que realmente irão utilizar o sistema em suas rotinas administrativas diárias.

A aquisição de um software ou sua implantação sem conhecimento da equipe de um modo geral pode gerar uma série de desconfortos, congelamento de determinados processos, ou até mesmo falta de preparação para extrair as informações do sistema antigo para importar ao sistema novo.

É ideal que você prepare a sua equipe, realize reuniões para que todos enxerguem o real valor da troca da ferramenta de gestão, e se possível, que participem de demonstrações chaves da ferramenta, uma vez que o colaborador pode identificar possíveis lacunas no sistema que poderiam ser prejudiciais a empresa, por exemplo.

Um claro exemplo disso são sistemas ERP que atendem somente segmentos específicos, não funcionando para outros segmentos, ou sistemas que não estão preparados para geração de alguns tipos de documentos fiscais exigidos em algumas áreas do mercado. 

Existem também aqueles sistemas que não estão adequados para atender algumas especificidades tributárias de determinados municípios. Detalhes como esses às vezes só são percebidos pelo profissional que realmente lida com tais processos dia a dia.

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Procure por um software que se integre a outras ferramentas

Sabemos que um software ERP faz muito, porém não faz tudo. Apesar de a gestão ser a alma que orienta os negócios, existem determinadas atividades que exigem da organização a contratação de ferramentas auxiliares para o melhor funcionamento de algumas áreas.

Com base nisso, imagine um setor de vendas que precisa ampliar seus canais comerciais para expandir sua marca no mercado. Neste anseio, muitas empresas optam, por exemplo, por ampliar sua presença na internet, vendendo seus produtos em e-commerces.

Ao contratar uma plataforma de e-commerce, você deve estar atento ao fato de que o volume de pedidos dessas vendas online vai precisar ser controlado a partir de um sistema empresarial. 

Agora imagine se este sistema que você adquiriu não integra com a plataforma que você acabou de contratar para lançar seus produtos na internet! Certamente isso gerará uma série de dores de cabeça, além da criação de processos manuais e controles paralelos para adequar o e-Commerce à realidade do sistema que você adquiriu.

Essa realidade mostra a grande importância de termos softwares com capacidade para integrações estratégicas, ou seja, que sejam flexíveis para criação de APIs que permitam o fluxo de dados entre o sistema e outras plataformas de tecnologia.

Além de e-Commerces, existem outras plataformas que necessitam de integração com o ERP da empresa para integração de dados. Outro exemplo dessas plataformas são os aplicativos mobile

É comum algumas empresas contratarem terceiros para desenvolverem apps personalizados para ampliar seus canais de vendas ou de contato com seus consumidores, e mais uma vez percebe-se a necessidade de integração com o sistema ERP para que as informações tratadas no app não fiquem alheias às informações do ERP.

Para finalizar as exemplificações, existem plataformas muito importantes para empresas que querem ter uma presença forte no mercado digital, que são as plataformas de Marketing e CRM. 

Por meio delas, as empresas podem organizar sua carteira de clientes, bem como suas listas de prospecções para suas estratégias de marketing. Neste contexto comercial, também é necessária a integração das plataformas com o ERP da empresa, do contrário, todas as informações de vendas ficam fragmentadas, ora no CRM ora no Sistema ERP.

Com base nesses aspectos apresentados acima, você deve ficar atento na possibilidade de integrações com as seguintes plataformas:

  • e-Commerce;
  • MarketPlace;
  • Sistema de CRM;
  • Sistema de pré-venda;
  • Sistema de Inbound Marketing;
  • Sistema de integração com Aplicação Mobile;
  • Sistema de Contabilidade;
  • Integração com Instituições financeiras para transmissão de layouts (Bancos, Cooperativas);
  • WMS (Warehouse Management System) – Sistema para gerenciamento de Armazém;
  • Integração com sistemas de transportadoras para rastreio de mercadoria em trânsito;
  • BI (Business Intelligence) Sistema para análise de dados e estatísticas;
  • Sistema de Gestão da Qualidade.

O Sistema ERP que você está prestes a contratar possui integração com todas as plataformas mencionadas acima?

A capacidade de ser integrável é um ponto altamente positivo de um sistema de gestão, pois essa flexibilidade permite à organização optar por diversas ferramentas auxiliares que ajudam em sua expansão.

Tenha em mente que sua empresa está em curva de crescimento, e com a evolução vêm também novas parcerias, e nada disso funciona bem se o seu software ERP não estiver preparado para evoluir na mesma velocidade.

Tendências para os próximos anos no mundo do ERP

Desde o início do surgimento do conceito de ERP, como vimos no início deste guia,  percebemos que a evolução do software de gestão acompanhou a evolução da tecnologia, no que diz respeito à computação.

As linguagens de programação foram dando forma aos softwares, sempre no intuito de melhorar a experiência e a performance do usuário final, facilitando sua rotina e tornando-a mais prática e segura.

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Partimos, então, de ERPs que rodavam em grandes computadores, até a realidade atual que por meio da responsividade projeta o ERP para dentro de nossos inseparáveis smartphones.

Dificilmente uma pessoa envolvida no meio urbano consegue viver uma vida alheia à cultura mobile, ou seja, nossa sociedade se adaptou ao Touch Screen, e também à veiculação de informações de modo instantâneo (em tempo real). Isso tem se mantido de uma forma tão forte, que nossas principais tarefas foram incluídas dentro dos sistemas operacionais mobile, os quais ficam conosco 90% (se não 100%) do nosso tempo.

Essa realidade trouxe não somente nossos afazeres diários para dentro dos Smartphones como também nosso trabalho. Desde o lançamento de notas até mesmo as reuniões para decisões estratégicas podem ser feitas pelo celular, além disso, aliado ao conceito de computação na nuvem, o usuário pode realizar suas tarefas administrativas a partir de qualquer lugar, desde que tenha internet disponível.

Esse panorama virtual que trazemos aqui mostra que a tendência do mundo é deixar o maior número de detalhes sobre nossa vida e sobre nossa rotina dentro de dispositivos móveis, no sentido de tornar nosso dia mais prático por meio da busca por informações de modo instantâneo.

Sendo assim, confira algumas das principais tendências para os ERPs nos próximos anos:

Responsividade: o que é sistema responsivo?

O sistema responsivo diz respeito a plataformas virtuais que são desenvolvidas de modo a se adaptar às diferentes telas de dispositivos mobile (tablets e smartphones). Um sistema ou site responsivo se adequa perfeitamente à visualização mobile, oferecendo ao usuário uma experiência completa de interação com o conteúdo.

Quando um sistema é desenvolvido com objetivo de performance dedicada somente a dispositivos desktop (computadores maiores), ignorando o dimensionamento mobile, a visualização por parte do usuário é dificultada e a experiência se torna em alguns momentos até inviável, ou seja, significa dizer que tal sistema ou site não é responsivo.

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Sistemas que rodam em smartphones (mobile first)

O desenvolvimento de software precisou se adequar à cultura mobile e se render ao fato de que mesmo tendo as informações resumidas de um modo limitado na tela de um celular, o usuário atual de tecnologia prefere a mobilidade e se sente seguro sabendo que o controle de seus afazeres ou até mesmo de suas atividades administrativas estão a um touch de distância.

O conceito de SaaS (Software as a Service), o qual se difundiu na medida em que as empresas passaram a adotar softwares na nuvem, tem levado a tecnologia a um novo patamar, já que nesta metodologia, até mesmo os servidores são virtuais, ou seja, o usuário tem seus bancos de dados acessados por login e senha na internet, sem necessidade de ter gastos com aquisição e manutenção de servidor físico.

Todos esses fatos apontam para um futuro onde a tecnologia se constrói no mundo digital da internet, primando pelo objetivo mobile first (prioridade aos dispositivos mobile).

A tendência do software customizável

Ainda nesse assunto relacionado à evolução e às tendências do mercado de software, vemos a ascensão de empresas conhecidas também como software houses, as quais trabalham por demanda, ou seja, ao invés de desenvolverem uma solução estruturada para lançar no mercado, acabam por desenvolver soluções específicas de acordo com as necessidades de cada cliente, podendo ser softwares completos, ou apps para processos específicos.

Um forte exemplo dessas empresas que demandam personalizações tecnológicas são as franquias. Atualmente é comum que os softwares para franquias sejam personalizados, já que cada estabelecimento possui uma forma peculiar de atendimento e também de linha de produção.

Para se manter no mercado, uma franquia precisa buscar, acima de tudo, um diferencial competitivo para atrair pessoas, seja pela qualidade dos produtos, pelo atendimento ágil, ou até mesmo pela forma como divulgam suas comunicações. 

Por causa dessa realidade tão específica, acaba se tornando comum a procura por empresas de software que desenvolvem soluções personalizáveis, que atendam detalhes específicos de cada estabelecimento.

Ao contrário disso, as empresas mais tradicionais desenvolvem seus sistemas de modo que os clientes que os adquirem precisam muitas vezes adequarem sua realidade de trabalho para suprir os requisitos dos fluxos de processos pré-estabelecidos dentro da ferramenta de gestão, ou seja, é a empresa se adequando ao sistema, e não o sistema se adaptando à empresa.

Software personalizável é a melhor opção?

Acreditamos que não há resposta certa ou errada para essa questão, porém é interessante observar os possíveis riscos antes de adotar uma abordagem mais personalizável para o seu negócio.

Quando se trata de empresas como franquias, cujo estabelecimento possui tamanho limitado, e cujo atendimento é padronizado, é interessante pensar em um ERP personalizável, de modo a atender sobretudo a agilidade de alguns processos. 

Contudo, quando se trata de empresas maiores cujo atendimento de burocracias mais complexas é uma realidade necessária, é interessante avaliar a possibilidade de um software com uma estrutura de fluxo de processos mais pré-definida e padronizada com a legislação vigente.

É importante observar que nossa legislação está em constante evolução para atender aos diversos tipos de mercados e situações novas que surgem a cada ano, por isso é importante contar com um fornecedor cuja evolução do produto é algo constante e consistente.

Além disso, este fornecedor deve contar com uma equipe de apoio ao usuário e consultoria especializada para atendimento de dúvidas e esclarecimento dos processos novos que surgem alinhados às atualizações da legislação.

Neste sentido, fica mais claro ainda o argumento de que a melhor opção de ERP para o seu negócio, é um sistema com funções específicas para o ramo que você atua, ou seja, procure um sistema especializado em indústrias caso você desenvolva produtos para o mercado, ou um sistema para distribuição, caso você seja deste ramo.

Assista este vídeo sobre Software Especialista na gestão de Indústrias

Assista este vídeo sobre Software Especialista na gestão de Distribuidoras

Se o seu modelo econômico é voltado apenas para o comércio e varejo, procure por um Sistema ERP que atenda às especificidades de PDV (Ponto de Venda), para que além da gestão financeira, sua empresa também seja contemplada em uma solução capaz de agilizar seu processo de venda direta.

Como um ERP pode ajudar a impulsionar o meu negócio?

O ERP não somente organiza os dados e informações da sua empresa, como principalmente oferece relatórios e demonstrativos, sejam eles gráficos ou em planilhas, capazes de trazer números reais sobre o desenvolvimento de cada área da empresa. Isso dá a você a oportunidade de tomar decisões de expansão do seu empreendimento com base em dados reais sobre suas finanças, vendas, estoque e produção.

Talvez você leu este e muitos outros conteúdos falando sobre a importância de um Sistema ERP para a sua empresa, mas não conseguiu entender a real necessidade de ter uma ferramenta de gerenciamento consistente para o seu negócio. Por isso, concluímos este artigo trazendo a resposta que você precisa.

É comum algumas empresas, sobretudo as indústrias, se preocuparem com aspectos fisicamente estruturais, ou até mesmo com a parte da tecnologia envolvida nos processos produtivos, deixando a gestão resumida somente em sistemas simplificados que competem com as próprias tabelas de Excel, ou controles realizados em papéis.

Contudo, na medida em que a empresa precisa dar um passo maior rumo ao crescimento, precisando contar com dados reais do negócio a fim de tomar decisões de grandes investimentos, a ausência de um sistema ERP consistente atrapalha e engessa todo o processo, exigindo dos colaboradores uma tarefa árdua de pesquisa e rastreamento manual de dados para compor as decisões.

A escolha de um ERP para a empresa deve ser planejada em todos os detalhes, e neste artigo, procuramos reunir um conteúdo mais completo possível para atingirmos 2 principais objetivos, sendo eles:

  • Reforçar o conceito de ERP e sua real importância para o gerenciamento dos dados de empresas que visam um crescimento consistente, bem como uma competitividade mais abrangente no mercado.
  • Fornecer informações específicas sobre os variados tipos de softwares bem como dados sobre as empresas desenvolvedoras, a fim de que sua empresa saiba escolher a ferramenta ideal que venha não só atender sua realidade neste exato momento, mas também projetar e administrar seu crescimento em larga escala para o futuro.

Por que contratar o sistema ERP WebMais?

Além da segurança e praticidade que são muito importantes, temos muito mais a oferecer à sua gestão:

  • Aumento médio de vendas em até 20%;
  • Redução de custo e manutenção com sua infraestrutura em até 80%;
  • Acesso de dados do seu negócio de qualquer lugar de forma fácil e rápida;
  • Satisfação de atendimento acima de 95%;
  • Mais de R$ 3.8 bilhões movimentados anualmente através do Sistema ERP WebMais;
  • Especialista em gestão de indústrias e distribuidoras;
  • Integração com aplicativos de força de vendas.

O software WebMais é especialista em indústrias e distribuidoras, atendendo todas as necessidades destes setores. 

Entre as inúmeras vantagens, está o fato de que o ERP é armazenado na nuvem, ou seja, 100% online, todos os dados são salvos e espelhados em três servidores simultaneamente, onde mesmo que haja problemas em sua máquina os dados continuam salvos, não precisando instalar nenhum aplicativo em seu computador. 

Tenha sempre disponível uma equipe de suporte técnico altamente capacitada com as melhores práticas para seu atendimento, em vários tipos de canais, como: telefone, chat, Help Desk e até mesmo presencialmente, de acordo com a necessidade.

Além de módulos especializados, a WebMais oferece outros benefícios para sua gestão, como:

  • Automatização de Processos: No sistema WebMais, você pode lançar um orçamento de venda para seu cliente, e quando ele aprovar, você pode transformar em um pedido de venda e do pedido gerar uma nota fiscal eletrônica.
  • Não se preocupe em lançar os impostos: Um dos pontos mais elogiados, é a forma com que o sistema WebMais calcula os impostos automaticamente, mesmo naquelas operações mais complexas onde tem produtos com ST ou mais de um CFOP na mesma nota fiscal. Também é possível a emissão de notas fiscais de produtos e serviços.
  • Relatórios: O sistema WebMais fornece mais de 40 opções de relatórios diferentes, para as áreas comercial, compras, financeiro, estoque, logística e produção. E como diferencial, para cada relatório você pode usar filtros para entender de forma ainda mais detalhada o que acontece com sua empresa.
  • Integrações: Com o software ERP WebMais, é possível conectar e utilizar outros sistemas integrados, para agilizar mais algumas rotinas, como por exemplo, integrar o software WebMais com softwares contábeis, aplicativos para celulares e portais de venda B2B.

E você? Qual sua opinião em relação à procura do software ideal para atender o seu negócio? Quais critérios você utiliza antes de optar por uma ferramenta que vai estar presente por longos anos na gerência do seu empreendimento?

Agora que você já sabe o que é ERP, suas funções, benefícios e como ele pode ajudar você e a sua empresa, que tal entender tudo sobre gestão com o blog WebMais? Por aqui você encontra sempre os melhores conteúdos – é só assinar a nossa newsletter!

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