Entenda O Que É O POP (Procedimento Operacional Padrão) e Como Adotá-lo?

O POP, Procedimento Operacional Padrão, é um documento que registra o planejamento do trabalho que deverá ser executado dentro de uma organização. Essa documentação deve ser bem detalhada e trazer todas as medidas necessárias para a realização de cada tarefa.

O seu objetivo é aumentar a produtividade e melhorar o fluxo de atividades da empresa, evitando o desperdício de recursos.

Neste conteúdo, você vai entender melhor como funciona o POP (Procedimento Operacional Padrão) e como implementá-lo no seu negócio. Acompanhe!

O Que É um POP (Procedimento Operacional Padrão)?

O POP (Procedimento Operacional Padrão) funciona como um guia para que as pessoas que atuam em uma determinada organização saibam exatamente como realizar suas tarefas. 

Ele deixa claro o passo a passo para cada uma delas, padronizando os processos e as rotinas de trabalho.

Com rotinas padronizadas, a produtividade tende a aumentar, assim como a qualidade do produto desenvolvido ou serviço prestado. Essa padronização também diminui a incidência de erros e reduz os custos do negócio.

Um POP pode ser de vários tipos, com diferentes aplicações, a depender do seu objetivo. É possível, por exemplo, ter um Processo Operacional Padrão de segurança do trabalho e outro de controle de qualidade. 

Empresas que lidam diretamente com o consumidor final também costumam ter um POP (Procedimento Operacional Padrão) para o atendimento.

Quais São os Benefícios do POP (Procedimento Operacional Padrão)?

Independentemente do tipo e dos seus principais objetivos, o POP (Procedimento Operacional Padrão) sempre vai trazer os mesmos benefícios para a empresa. Saiba quais são!

Aumentar a Qualidade dos Processos

Quando a empresa documenta as suas rotinas, ela garante uma variação reduzida na forma de execução das tarefas. 

A primeira consequência disso é a padronização, o que garante que as atividades serão realizadas da mesma forma, mesmo com pessoas diferentes na operação.

E um dos benefícios da padronização é a melhor qualidade nos processos — afinal, quando um processo é documentado no POP é porque ele já foi testado e a equipe já concluiu que ele é o mais eficiente até aquele momento.

Diminuir a Taxa de Erros

A padronização também diminui significativamente a incidência de erros nos processos produtivos e desvios de qualidade. Isso acontece, principalmente, porque a documentação das rotinas diminui os ruídos na comunicação.

Todos devem seguir os procedimentos descritos no POP, ao qual têm acesso fácil, independentemente do seu nível hierárquico na empresa.

Otimizar a Produtividade

Processos desorganizados e mal estabelecidos tendem a deixar o time confuso e comprometer o seu desempenho. 

Como o POP (Procedimento Operacional Padrão) estabelece rotinas e explica detalhadamente cada atividade, os colaboradores lidam com definições prévias sobre seu papel no trabalho, o que faz com que sejam mais produtivos.

Como Fazer um POP (Procedimento Operacional Padrão)?

Agora que você já conhece melhor o Procedimento Operacional Padrão (POP) e os seus benefícios, vamos falar sobre a sua implementação? Confira a seguir um passo a passo para a elaboração do documento!

Selecione Documentos de Referência

O primeiro passo para a elaboração do POP é buscar referências. Elas podem ser manuais de instruções, normas regulamentadoras e até mesmo POPs antigos. 

Esses documentos deverão ser estudados pelas pessoas responsáveis pela elaboração do POP, para que não deixem de ser registrados procedimentos indispensáveis para a segurança e produtividade.

Defina o Local de Aplicação

Este é um passo importante principalmente para grandes empresas, com muitos setores e funcionários. O POP (Procedimento Operacional Padrão) deve ser o mais assertivo possível, por isso, é importante deixar claro onde ele será aplicado.

Descreva tarefas, Responsáveis e o Passo a Passo

Agora é hora de colocar a mão na massa e começar a escrever o passo a passo de cada atividade que precisa ser realizada na empresa. 

Neste ponto, é muito importante que as pessoas que estão na operação participem da elaboração do POP, pois quem está na linha de frente pode trazer informações importantes sobre a execução dos processos.

Além de descrever o passo a passo de cada atividade, é preciso indicar uma pessoa responsável para cada uma — que pode ser a executora ou não.

Defina Prazos Para a Revisão

O POP (Procedimento Operacional Padrão) deve ser revisado com frequência, para que os processos da empresa estejam em melhoria contínua. 

Essa revisão deve acontecer periodicamente e, no momento da elaboração do POP, a frequência deve ser estabelecida e registrada.

Estabeleça os Resultados Esperados com o POP

Monitorar o desempenho de qualquer ação na empresa é fundamental. Isso permite entender a sua efetividade e levantar pontos de melhoria. E o primeiro passo para entender se uma medida está atingindo os resultados esperados é saber quais resultados são esses.

Por isso, na elaboração do Procedimento Operacional é preciso definir metas e eleger indicadores de desempenho para monitorar a operação.

Forneça Ações Corretivas

Depois do monitoramento, vem a aplicação de ações corretivas. Tudo o que não está saindo como esperado precisa ser otimizado — e erros e falhas precisam ser corrigidos. 

Quais Elementos um POP Deve Conter?

Alguns pontos devem fazer parte de todos os POPs e nós vamos mostrá-los neste tópico. mas, antes, é importante deixar claro que cada Procedimento Operacional é único e deve seguir as particularidades de cada negócio. 

Por isso, por mais que Procedimentos Operacionais  de outras empresas possam ser usados como referência, eles jamais devem ser copiados.

Esses são os elementos que um POP (Procedimento Operacional Padrão) deve conter:

• nome;
• objetivo;
• links para documentos de referência;
• local de aplicação;
• descrição das etapas e seus responsáveis;
• fluxograma;
• frequência de atualização;
• forma que será gerado (digital ou físico);
• nome das pessoas que participaram da sua elaboração.

Além disso, o POP (Procedimento Operacional Padrão) deve ter uma linguagem clara e simples, que possa ser entendida por qualquer pessoa que trabalhe na organização.

Conclusão

O POP (Procedimento Operacional Padrão) é uma ferramenta essencial para nortear a equipe sobre a execução de suas tarefas, muito importante para garantir a padronização e a boa qualidade do que é produzido.

Para que ele seja bem eficaz, a nossa dica é que o documento esteja sempre atualizado, possibilitando a correção de falhas e a adaptação do time a novos métodos e tecnologias.