O Que É e Como Elaborar Um Relatório de Não Conformidades?

O relatório de não conformidade é um registro de tudo o que acontece dentro de uma organização que não corresponde aos padrões de qualidade previamente estabelecidos. 

Dessa forma, é possível documentar os problemas e suas soluções, além de fazer a identificação precoce dessas não conformidades.

Neste artigo, você vai entender como o relatório de não conformidade pode ajudar uma empresa a promover melhorias contínuas em seus processos e conferir uma passo a passo para a confecção do documento. Acompanhe!

O Que É Um Relatório de Não Conformidade?

O relatório de não conformidade (NCR) é um documento que registra todas as não conformidades encontradas em uma empresa. Normalmente, ele é resultado de uma auditoria ou inspeção e concentra todas as análises dos problemas identificados.

A não conformidade é um termo que indica que algo está fora do padrão esperado dentro de uma indústria, ou seja, não atende a determinados requisitos. Esses requisitos podem ser divididos em internos e externos.

Um exemplo de requisitos externos é uma certificação, como a ISO 9001. Já os requisitos internos podem ser referentes a processos já estabelecidos e políticas da empresa, entre outros.

Para Que Serve o Relatório de Não Conformidade (RNC)?

As não conformidades podem trazer uma série de problemas para a empresa — produtos de má qualidade, serviços mal prestados, acidentes ambientais e de trabalho e até problemas com a Justiça.

E tudo isso, além das dores de cabeça e dos prejuízos financeiros, também pode comprometer a imagem da empresa perante o seu público e a sociedade. 

O relatório de não conformidade é uma forma de identificar esses problemas precocemente e fazer uma análise completa de cada um deles, que servirá como base para o plano de ações que vão conter o avanço das não conformidades e/ou corrigi-las.

Quais os Benefícios Do Relatório de Não Conformidade?

Além de ajudar na identificação das não conformidades, a criação do relatório pode trazer outros benefícios para a organização:

• identificar principais pontos de melhoria;
• garantir a documentação e o fácil acesso a informações importantes;
• evitar a reincidência de não conformidades;
• acompanhar a implementação do plano de ações corretivas;
• analisar a eficácia desse mesmo plano;
• manter a equipe informada sobre as não conformidades da empresa;
• manter a equipe mais engajada e comprometida;
• garantir que as normas e padrões de qualidade estão sendo seguidos.

Quem Deve Fazer Um Relatório de Não Conformidade?

Geralmente, a criação do relatório de não conformidade é uma atividade designada ao setor de gestão da qualidade da empresa. 

No entanto, esse trabalho pode ser delegado para pessoas de diferentes setores, desde que tenham o conhecimento sobre os padrões e a capacidade de identificar as não conformidades em todas as etapas do processo produtivo.

Se for preciso, a empresa pode dividir o relatório em seções e delegá-las a diferentes pessoas, de modo que elas façam trabalhos complementares. Assim, podem juntas trabalhar em um plano de ação.

Além disso, é fundamental disseminar entre a equipe a cultura da qualidade, para que todos estejam sempre atentos para identificar não conformidades e sugerir ações voltadas para a melhoria contínua dos processos.

Como Fazer Um Relatório de Não Conformidade?

Agora que você já sabe o que é um relatório de não conformidade e quais são os benefícios de criar esse documento, é hora de conhecer o passo a passo para a execução dessa tarefa.

Identificação

A identificação das não conformidades é o primeiro passo para a confecção do relatório. Ela pode ocorrer em diversas situações. 

Uma delas é uma auditoria, como já falamos aqui, mas as não conformidades também podem ser identificadas por conta de reclamações de clientes ou indicação de funcionários da operação.

Descrição

Depois de identificar uma não conformidade, é hora de conhecer os detalhes sobre ela para a confecção do documento. 

É neste ponto que devem ser levantadas questões como a origem do problema, os processos que são impactados por ele, quais ações já foram tomadas para tentar corrigi-lo e quais requisitos estão sendo afetados, por exemplo.

As informações que devem ser levantadas sobre cada não conformidade dependem da natureza do problema e da etapa do processo produtivo em que ele se encontra.

Análise de Causa-Raiz

A análise da causa-raiz é um pouco mais profunda do que aquela feita para a descrição. O seu objetivo é investigar a fundo a não conformidade para entender o real motivo pelo qual o problema acontece.

Afinal, é mais eficaz resolver a causa-raiz de um problema do que apenas seus sintomas — até porque a mesma causa-raiz pode gerar diversas não conformidades.

Para identificar a causa-raiz, é possível usar algumas ferramentas de gestão da qualidade, como o Diagrama de Ishikawa, por exemplo.

Ações Corretivas

Depois da identificação das causas, o próximo passo para confecção do relatório de não conformidade é a criação de um plano de ação. 

Esse plano deve descrever tudo o que será feito para resolver o problema e quais indicadores devem ser acompanhados para medir a sua efetividade.

Avaliação da Eficácia das Ações

Depois de colocar o plano de ação em prática, é preciso acompanhar esses indicadores para avaliar o desempenho de cada uma das ações propostas. 

É preciso registrar em relatório se a cada ação foi adequada, usou recursos apropriados e se eliminou tanto o problema como a sua causa-raiz.

Conclusão

O relatório de não conformidade é um documento valioso para as organizações, pois permite medir o desempenho das sistemas e processos já implementados. 

Além disso, a documentação das não conformidades ajuda a empresa a evitar a reincidência de erros e criar inteligência sobre a solução de problemas comuns no negócio.

Tudo isso também traz benefícios para os clientes da empresa, que compra produtos ou contratam serviços de mais qualidade e, em consequência, ficam mais satisfeitos e têm melhores experiências de compra.