Entenda O Que É o Sistema de Gestão Integrada, Seus Objetivos e Vantagens!

A organização e o acesso a informações importantes são dois pontos fundamentais para o sucesso de um negócio hoje em dia. 

O Sistema de Gestão Integrada é uma solução que permite que esses processos sejam feitos de forma prática e rápida, trazendo uma série de benefícios para a empresa.

Neste artigo, você vai entender a importância de adotar um SGI e conferir um passo a passo para fazer a implantação no seu negócio!

O Que É Sistema de Gestão Integrada?

Um Sistema de Gestão Integrada (SGI) é uma solução tecnológica que permite melhorar o gerenciamento de uma empresa por meio do controle unificado de dados. 

Esse tipo de sistema armazena e organiza informações sobre todas as áreas da empresa, garantindo o seu fácil acesso e análise.

O Sistema de Gestão Integrada se assemelha a um ERP (Enterprise Resource Planning), porém ele vai além da função de automação de processos. 

O SGI tem o objetivo não só de automatizar, mas de otimizar todos os processos de uma organização, oferecendo suporte para uma melhor tomada de decisão.

E, como você já sabe, isso é fundamental para aumentar a produtividade e melhorar os resultados do negócio!

Por Que Adotar Um Sistema de Gestão Integrada?

A adoção de um Sistema de Gestão Integrada traz benefícios diretos para o fluxo operacional da empresa. 

Por integrar todos os setores, o SGI possibilita um acompanhamento preciso de pontos muito importantes para o crescimento da empresa, como controle financeiro e de estoque, compras, gestão de pessoas, faturamento, entre outros.

A seguir, conheça os principais benefícios de fazer investimento em um sistema de gestão integrada de qualidade.

Redução de Custos

Quando todos os processos estão sendo controlados com um único software, a empresa reduz significativamente os seus custos com gestão. Afinal, é preciso  fazer apenas um investimento, o que sai muito mais em conta do que ter um sistema para cada setor. 

Padronização de Processos

Outro benefício do Sistema de Gestão Integrada é que, com a gestão centralizada, todos os departamentos funcionam sob as mesmas regras. 

Isso garante processos padronizados e, como consequência, melhora o relacionamento com o cliente, com fornecedores e até entre as pessoas do time.

Produtividade

A padronização de processos e centralização de informações traz um grande benefício que é a redução de erros e o aumento na produtividade. 

A equipe também produz melhor quando todos estão bem informados sobre todos os processos, algo que é muito mais simples com um Sistema de Gestão Integrada.

Controle de Estoque

Um controle de estoque mal feito pode ter consequências desastrosas para um negócio, como a perda de produtos e prejuízos financeiros. 

Com um Sistema de Gestão Integrada, além de automatizar o controle de estoque, também é possível planejar melhor as demandas e aumentar o giro.

Assim, é possível reduzir a infraestrutura dedicada ao estoque, que pode ter um espaço físico menor.

Otimização do Processo de Decisão

Quanto mais informações a gestão tem sobre a empresa, melhor é o processo de tomada de decisão. Isso acontece porque as decisões orientadas por dados podem ser tomadas de maneira mais ágil e acertada. 

O Sistema de Gestão Integrada facilita a tomada de decisão porque, além de monitorar, ele também organiza e apresenta as informações rapidamente, permitindo um maior controle sobre os próximos passos da empresa.

Como Implantar Um Sistema de Gestão Integrada na Sua Empresa?

Agora que você já  entende o que é Sistema de Gestão Integrada para a empresa e os principais benefícios, vamos falar sobre a implementação dessa ferramenta?

O primeiro passo é fazer uma pesquisa completa para encontrar o sistema mais adequado para a sua empresa. 

Escolha uma ferramenta que tenha todas as funcionalidades e que seja desenvolvida por uma empresa séria, que ofereça todo o suporte necessário e ajude o time no período de adaptação.

Depois, é hora de colocar a mão na massa! A seguir, apresentamos as etapas de implementação de SGI propostas pelo livro Sistema de Gestão Integrada — Conceitos e Aplicações.

Planejamento

O objetivo da primeira etapa é definir o caminho que será seguido no processo de implementação, desde a situação atual da empresa até o funcionamento pleno do, com um Sistema de Gestão Integrada. 

Além de traçar o caminho, é importante definir objetivos para cada etapa do planejamento.

Preparação

Nesta etapa, deve ser estabelecida a política do Sistema de Gestão Integrada — ela precisa ser documentada e divulgada para todas as pessoas da empresa, independentemente do seu nível hierárquico. 

É muito importante que a gestão garanta que todos entendam os pontos da política desenvolvida!

Uma das melhores formas de fazer isso é organizar uma grande reunião com a presença de todos e fazer uma apresentação formal do novo modelo.

Implantação

É neste momento que se iniciam as atividades com o Sistema de Gestão Integrada.

Nesse período inicial, em que todos ainda estão se adaptando, é indicado averiguar se todas as pessoas estão conduzindo o fluxo de trabalho de acordo com o combinado e tirar as dúvidas que possam surgir.

Detalhamento e Implementação

Por fim, a empresa deve estabelecer a forma mais adequada de conscientizar os colaboradores sobre o cumprimento dos novos padrões e fazer auditorias internas periodicamente, para verificar a adequação do sistema.

Quais São os Desafios do Processo de Implementação Sistema de Gestão Integrada?

Um dos principais desafios do processo de implementação do Sistema de Gestão Integrada é fazer com que todas as pessoas do time aceitem o novo sistema. 

Afinal, algumas pessoas são mais resistentes à mudanças do que outras e, geralmente, existem esses dois tipos de funcionários nas empresas.

A melhor forma de lidar com isso é explicar para todos por que a mudança está acontecendo, destacando os benefícios do Sistema de Gestão Integrada e garantindo todo o suporte e treinamento necessários no período de adaptação.

Outro desafio é o desenvolvimento de novos padrões de processos que sejam efetivos, o que costuma demandar um certo tempo  — nem sempre a primeira versão se alinha com as expectativas e rotinas de todos os setores da empresa!

Conclusão

Em um mercado cada vez mais competitivo, é fundamental que as empresas se organizem internamente e garantam processos ágeis para o desenvolvimento de produtos de qualidade. 

Isso é o que vai fazer com que uma organização se destaque em meio à concorrência!
Um Sistema de Gestão Integrada  ajuda nesse sentido, pois organiza e facilita o acesso à informação, simplificando não só o processo de tomada de decisão, como aumentando a produtividade, reduzindo o retrabalho e diminuindo os custos do negócio.