O plano de contas é uma forma de organizar as entradas e saídas de recursos do caixa de uma empresa.
Assim, quem empreende ou gerencia um negócio sabe como esse controle é importante para ter uma visão ampla sobre a saúde financeira da organização.
Dessa forma, neste artigo, você entenderá melhor o que é o plano de contas, conhecerá a sua estrutura e saberá a importância de fazer esse controle no seu negócio.
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Agora, boa leitura!
O plano de contas é um documento que registra todas as movimentações financeiras e econômicas de uma empresa.
Em outras palavras, ele é um compilado de padrões que serve como base para a geração de outros documentos muito importantes para as finanças e contabilidade do negócio.
Dois exemplos: o Balanço Patrimonial e a Demonstração de Resultado do Exercício (DRE).
O principal objetivo do plano de contas é ajudar no processo de confecção de importantes documentos contábeis, servindo como fonte de informações.
Dessa forma, nele, todos os dados que precisam constar em relatórios e documentos obrigatórios ficam categorizados e organizados. Assim, a pessoa responsável pela confecção dessas demonstrações os encontre facilmente.
Portanto, também podemos dizer que um dos objetivos do plano de contas é facilitar a leitura das informações.
Dessa forma, os processos contábeis são mais práticos e permite que falhas e oportunidades de melhoria sejam identificadas mais rapidamente.
Além de ajudar na confecção de demonstrações contábeis obrigatórias, o plano de contas traz muitas outras vantagens para a gestão de uma empresa. Então, vamos conhecer as principais:
Um plano de contas pode ser estruturado conforme o seu objetivo. Por isso, existem oito tipos principais, os quais vamos conhecê-los a seguir.
Essa é uma estrutura contábil pré-definida, seguindo as normas e padrões contábeis amplamente aceitos. Assim, ela oferece uma base uniforme para relatórios financeiros e é frequentemente utilizada como ponto de partida por muitas empresas.
A sua principal vantagem é a consistência e a facilidade de comunicação entre diferentes entidades, uma vez que segue as práticas contábeis reconhecidas internacionalmente.
Essa uniformidade é particularmente útil em casos de fusões, aquisições ou transações comerciais com parceiros diversos.
Diferentemente do Plano de Contas Padrão, o Personalizado é moldado conforme as necessidades específicas da empresa.
Ele oferece uma flexibilidade significativa para adaptar a estrutura contábil às operações únicas e requisitos específicos do negócio.
Essa personalização permite a inclusão de contas adicionais ou ajustes na estrutura para atender às particularidades contábeis da empresa.
Esse tipo de plano é ideal para organizações que possuem atividades ou operações específicas que não se encaixam nos moldes convencionais.
É desenvolvido considerando as características e particularidades de um setor ou indústria específica. Afinal, cada um pode ter demandas únicas de relatórios financeiros e categorias contábeis específicas.
Adotar um plano de contas setorial permite estar em conformidade com as práticas contábeis e regulamentações específicas do seu setor. Assim, é possível ter uma visão mais precisa e relevante da situação financeira.
É elaborado com foco na conformidade fiscal. Ele é estruturado de maneira a atender às exigências tributárias e legislações em vigor.
Esse tipo de plano facilita o cumprimento das obrigações fiscais da empresa. Isso inclui o cálculo de impostos e a geração de relatórios necessários para a Receita Federal e outras autoridades tributárias.
Então, manter um plano de contas tributário atualizado é fundamental para evitar problemas legais e garantir uma gestão financeira livre de complicações fiscais.
Esse plano de contas é projetado para atender às necessidades internas de gestão da empresa.
Enquanto os outros tipos focam na conformidade ou na estrutura contábil, o plano de contas gerencial concentra-se em fornecer informações relevantes para a tomada de decisões estratégicas.
Ele inclui contas específicas para análise de custos, rentabilidade e outros indicadores-chave de desempenho.
Portanto, é ideal para auxiliar os gestores a entenderem o desempenho financeiro da empresa e tomar decisões informadas para melhorar a eficiência e a lucratividade.
Esse plano de contas tem uma classificação conforme os aspectos das normas contábeis do Brasil.
Dessa forma, ao seguir as regras pré-estabelecidas nas Normas Brasileiras de Contabilidade, são formados os relatórios econômicos obrigatórios, como o DRE e BP.
Então, para ser estruturado, é preciso levantar todos os registros de movimentações financeiras, como entradas, saídas, custos e investimentos.
Por isso é o mais solicitado, justamente por ser detalhado, principalmente por fornecer uma visão completa sobre as contas do negócio. Elas incluem seu ramo, porte, objetivos e situação atual.
O plano referencial também pode ser padronizado, mas é regulamentado pela Receita Federal, para as empresas reportarem seus saldos contábeis.
É apresentado ao SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Além disso, serve como base para o plano principal, para cumprir as obrigações relacionadas à ECF (Escrituração Contábil Fiscal).
Por meio dele, é feita a verificação se há relações entre as contas analíticas – ou seja, mais detalhadas – e encontrar um padrão na empresa. Contudo, algumas categorias são isentas do seu envio, como:
O Plano de Contas Aplicado ao Setor Público é uma ferramenta utilizada por órgãos públicos para gerenciamento de recursos e transparência das informações financeiras.
A estrutura desse plano segue os mesmos princípios de ativos, passivos, despesas, receitas e custos. Porém, possui outros grupos específicos para o setor público:
Para proporcionar uma visão clara e organizada, o plano de contas é dividido em quatro grupos distintos, fundamentais para compreender e analisar as operações financeiras de uma empresa.
O primeiro deles são os ativos. Ele representa todos os recursos econômicos controlados pela empresa, dos quais se espera que resultem benefícios futuros. Os ativos são subdivididos em duas categorias principais.
O segundo grupo são os passivos. Representam as obrigações financeiras e compromissos da empresa e também são subdivididos em:
O terceiro grupo é o patrimônio líquido, que representa a diferença entre os ativos e os passivos. Ele reflete o valor residual que pertence aos acionistas da empresa. O patrimônio líquido é subdivide em:
O último grupo no plano de contas é composto por dois itens. Primeiro, as despesas, que são gastos incorridos pela empresa no curso normal das operações, como salários e custos de locação.
Além disso, temos os custos, que são gastos diretamente associados à produção de bens ou prestação de serviços, como matéria-prima, mão-de-obra direta etc.
Este grupo é vital para a demonstração do resultado, fornecendo insights sobre o desempenho operacional e financeiro da empresa.
Na prática, a estrutura do plano de contas não varia muito de empresa para empresa, apesar de ser possível acrescentar categorias. A seguir, apresentaremos a estrutura básica e mais comum entre as organizações.
Os ativos são os bens da empresa e representam tudo o que faz parte do seu patrimônio. Dessa forma, aqui entram contas a receber, créditos, investimentos, bens e dinheiro na conta bancária, entre outras coisas.
Já os passivos representam todos os compromissos financeiros que a empresa assumiu, ou seja, tudo o que precisa sair do caixa. Alguns exemplos são pagamentos a fornecedores, parcelas de financiamento, impostos, entre outras coisas.
As receitas são todos os valores que entram na empresa por meio da venda de produtos ou serviços ou como rendimentos de investimentos realizados.
Os custos equivalem a todo gasto de dinheiro com o objetivo de viabilizar a produção ou a realização da atividade-fim da empresa.
Portanto, alguns exemplos de custos são a compra de matérias-primas, compra de produtos para revenda, mão de obra, ferramentas, entre outros.
Já as despesas são os gastos que não têm relação com a produção, mas são importantes para a empresa ser sustentável – ou seja, são os gastos administrativos.
Alguns exemplos são os investimentos em marketing e propaganda, conta de internet, pagamento de empréstimos, etc.
Contas sintéticas e contas analíticas são duas categorias criadas dentro de cada um dos grupos acima. Assim, a primeira categoria é a de contas sintéticas, ou contas agrupadoras, que correspondem ao total das contas analíticas.
Já na categoria de contas sintéticas estão as analíticas. Elas correspondem ao detalhamento de cada movimentação financeira.
Em outras palavras, na prática, você vai listar e detalhar cada movimentação (analítica) e agrupá-las em grandes contas (sintéticas).
Os planos de contas podem ser de três tipos:
Por isso, a sua estrutura não precisa seguir uma padronização. No entanto, é aconselhável que se utilize as divisões e subdivisões existentes, para facilitar o entendimento e evitar a perda de informações.
O Plano de Contas Referencial da Receita é um modelo que padroniza as classificações de contas na empresa, criado pela Receita Federal.
Dessa forma, seu objetivo é facilitar para as empresas a transmissão correta de informações sobre saldos contábeis na Escrituração Contábil Fiscal (ECF). Esse padrão é obrigatório para empresas enquadradas no Lucro Presumido e Lucro Real.
Confira nossas dicas para uma gestão eficiente do plano de contas da sua empresa!
O contador da sua empresa precisa estar envolvido na elaboração de suas declarações contábeis. Então, por isso, será uma das pessoas que mais precisará consultar o plano de contas.
É interessante, portanto, que ele faça parte da elaboração do modelo, para aprovar e entender bem as estruturas definidas.
Essa é a melhor forma de ter uma visão ampla sobre tudo o que precisa ser registrado no plano de contas. Essa listagem pode ser feita conforme os grandes grupos (ativos, passivos, receitas e despesas), o que facilitará a sua classificação.
Por fim, contar com um sistema que armazene e organize todas as informações sobre as movimentações financeiras da empresa facilita o fluxo de trabalho.
Além disso, também evita a incidência de erros e torna mais prático o processo de tomada de decisão orientado por dados.
A principal diferença entre plano de contas contábil e plano de contas gerencial é o seu objetivo. Além disso, há diferenças na estrutura, nível de detalhamento e frequência de atualização.
O plano de contas gerencial fornece uma visualização enxuta da condição financeira da empresa, sendo o mais flexível. Serve para orientar os empreendedores, sócios e o time para facilitar a gestão.
Ao contrário do plano contábil, não oferece tantos detalhes, pois a meta é apenas mostrar os dados necessários sobre as finanças, e foge do objetivo fiscal.
Outra principal diferença entre ambos é que o gerencial registra apenas as movimentações das entradas e saídas, enquanto o outro apresenta mais informações para atender à regulamentação.
Ou seja, o plano de contas gerencial considera as necessidades de avaliar o negócio para a tomada de decisões de forma mais estratégica. Para isso, usa como base os seus resultados financeiros, econômicos e patrimoniais.
Além disso, o plano de contas contábil é estruturado conforme as normas contábeis vigentes e é geralmente atualizado com menos frequência.
Enquanto isso, o plano de contas gerencial tem uma estrutura segundo as necessidades da empresa e, portanto, tem atualizações mais frequentes.
Criar um plano de contas é uma tarefa importante e muitas vezes complexa. Mas é preciso ficar de olho. Alguns erros comuns que podem ser evitados durante o processo de criação são:
A montagem do plano de contas deve ser personalizada com as particularidades do negócio. Afinal, pode exigir detalhamentos específicos que um modelo padrão não ofereça, por isso, deve ser dinâmico e ajustado ao longo do tempo.
De qualquer forma, vamos exemplificar um esboço de como funciona o desenvolvimento básico de um plano de contas em uma companhia. Então acompanhe:
ATIVO
Circulante
1.1. Disponível
1.1.1. Caixa
1.1.2. Banco conta corrente
1.1.3. Aplicações financeiras
1.2. Realizável a curto prazo
1.2.1. Clientes
1.2.2. Estoque de mercadorias
1.2.3. Adiantamento a fornecedores
1.2.4. Outros créditos
Não circulante
2.1. Realizável a longo prazo
2.1.1. Clientes de longo prazo
2.1.2. Empréstimos a receber
2.2. Investimentos
2.2.1. Participações societárias
2.2.2. Investimentos em imóveis
2.3. Imobilizado
2.3.1. Terrenos
2.3.2. Edificações
2.3.3. Máquinas e equipamentos
2.3.4. Veículos
2.4. Intangível
2.4.1. Marcas e patentes
2.4.2. Softwares
PASSIVO
Circulante
1.1. Fornecedores
1.2. Salários e encargos a pagar
1.3. Impostos e taxas a recolher
1.4. Empréstimos e financiamentos
1.5. Dividendos a pagar
1.6. Outros passivos circulantes
Não circulante
2.1. Empréstimos e financiamentos
2.2. Debêntures
2.3. Provisões
2.4. Impostos e taxas a recolher
2.5. Outros passivos não circulantes
CUSTOS E DESPESAS
1. CUSTOS
1.1. Custos dos produtos vendidos
1.1.1. Matéria-prima
1.1.2. Mão de obra direta
1.1.3. Custos indiretos de fabricação
1.2. Custos dos serviços prestados
2. DESPESAS
2.1. Gerais e administrativas
2.1.1. Salários e encargos sociais
2.1.2. Aluguéis
2.1.3. Despesas com viagens e representação
2.2. Vendas
2.2.1. Comissões sobre vendas
2.2.2. Propaganda e publicidade
2.3. Financeiras
2.3.1. Juros sobre empréstimos e financiamentos
2.3.2. Despesas bancárias
RECEITAS
1.1 RECEITA LÍQUIDA
1.1.1 Receita Bruta de Vendas
1.1.1.01 De Mercadorias
1.1.1.02 De Produtos
1.1.1.03 De Serviços Prestados
1.1.2. Devoluções
1.1.2.01 Serviços Cancelados
Um plano de contas bem estruturado é essencial para garantir o controle eficiente dos recursos financeiros. Por isso, ensinaremos o passo a passo para fazê-lo com êxito.
Pergunte a si: o que você deseja alcançar com esse plano? Ele será utilizado para análise financeira, relatórios gerenciais ou conformidade regulatória? Compreender o propósito orientará todas as decisões subsequentes.
O plano de contas pode ter o objetivo de atender às exigências legais e regulamentares, bem como fornecer informações para a elaboração das demonstrações contábeis.
Além disso, também pode servir para atender às necessidades de informações gerenciais, para auxiliar os gestores na tomada de decisões.
As contas patrimoniais representam os bens, direitos e obrigações da empresa. Identifique ativos, passivos e patrimônio líquido.
Ativos incluem recursos como caixa, contas a receber e estoque, enquanto passivos englobam obrigações como contas a pagar e empréstimos.
O patrimônio líquido representa a participação dos proprietários na empresa. Como você já viu no tópico anterior.
As contas de resultado refletem as atividades operacionais da empresa, indicando se ela obteve lucro ou prejuízo. Receitas e despesas são categorias importantes.
As receitas incluem vendas, serviços prestados, entre outros. Já as despesas abrangem custos operacionais, como salários, aluguel e despesas administrativas.
Organize as contas de forma lógica e intuitiva. Agrupe as contas patrimoniais e de resultado separadamente.
Dentro desses grupos, subdivide as contas de maneira mais específica. Por exemplo, no grupo de ativos, crie subcontas para caixa, contas a receber e estoque.
A classificação das contas pode ser feita de acordo com diferentes critérios, como:
Defina a estrutura do plano de contas conforme a complexidade e necessidades da sua empresa. Utilize números ou códigos para facilitar a organização e referência.
A estrutura deve ser intuitiva, permitindo fácil navegação e compreensão por parte dos usuários do sistema contábil.
Estabeleça regras claras de codificação para identificar cada conta, com números ou códigos atribuídos a cada uma. A consistência na codificação facilita a entrada de dados, evitando os erros e garantindo a precisão das informações contábeis.
Documente todas as decisões tomadas durante o processo de criação do plano de contas. Isso inclui a lógica por trás da classificação das contas, a estrutura escolhida e as regras de codificação.
Essa documentação serve como um guia para os usuários e também é útil para treinamento e auditoria.
Defina critérios claros para incluir, excluir ou alterar contas no plano. Assim, há consistência ao longo do tempo e evita alterações arbitrárias que comprometam a integridade dos dados financeiros.
A revisão constante do plano de contas é essencial. À medida que a empresa evolui, novas contas podem ser necessárias, e outras podem se tornar obsoletas.
Ajuste o plano para refletir com precisão a estrutura e as operações financeiras atuais da empresa.
Antes de implementar o plano de contas, realize testes abrangentes para todas as contas estarem corretamente configuradas e os relatórios gerados estarem de acordo com as expectativas.
A validação impede problemas futuros e garante a confiabilidade das informações contábeis.
O plano de contas é uma forma de registrar todas as movimentações financeiras da empresa.
Assim, permite uma visão ampla sobre a real situação, facilita a confecção de relatórios contábeis e otimiza a tomada de decisões na empresa.
Então, contar com a tecnologia para o acompanhamento dessas movimentações é uma forma de evitar erros e tornar o trabalho mais produtivo.
Além disso, ajuda a acessar mais rapidamente as informações necessárias para os demais processos.
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