Contas A Pagar: O Que É E Dicas Para Fazer O Controle

As contas a pagar fazem parte da rotina de qualquer empresa. Afinal, para realizar transações, contratar serviços e fazer compras é preciso pagar por isso. 

Fazer uma boa gestão dessas contas ajuda o empresário a ter mais controle sobre a vida financeira da empresa, entendendo quando é hora de fazer novos investimentos e quando é preciso cortar custos.

Para entender qual é a importância e gerenciar as contas a pagar e conferir as nossas dicas para uma boa gestão de pagamentos, continue lendo este artigo!

O Que São Contas A Pagar De Uma Empresa?

As contas a pagar são todos os compromissos financeiros assumidos pela empresa, ou seja, todo pagamento que precisa ser feito.

Esses pagamentos podem ser a colaboradores, fornecedores, de contas de consumo, impostos, entre outras coisas. Em resumo, todo dinheiro que vai sair do caixa deve ser registrado pelo setor de contas a pagar.

Quais As Vantagens De Fazer O Controle De Contas A Pagar?

Controlar as contas a pagar da empresa é uma forma de identificar todas as obrigações financeiras que ainda precisam ser cumpridas com antecedência. 

Dessa forma, o setor de finanças consegue se planejar para cumprir com todos os seus compromissos sem prejudicar o caixa da organização, evitando surpresas desagradáveis no final do mês.

É esse controle que permite entender quanto será preciso desembolsar para fazer todos os pagamentos e garantir, junto com o controle de contas as receber, que as contas da empresa terão dinheiro para honrar seus compromissos.

Em momentos de crise, esse controle se faz ainda mais importante, pois ele não se relaciona somente ao pagamento de boletos, mas à gestão eficiente dos recursos disponíveis e uma tomada de decisão estratégica, orientada por dados.

O Que Faz O Setor De Contas A Pagar?

O setor de contas a pagar da empresa é responsável por fazer todo esse controle. As pessoas que lá trabalham devem organizar e gerenciar todas as saídas do caixa, além de registrar e analisar tudo o que é feito.

Em alguns casos, o setor de contas a pagar também se responsabiliza pela aprovação de novos investimentos.

Quais As Diferenças Entre Contas A Pagar E A Receber?

As contas a pagar são todas as saídas que vão acontecer no caixa da empresa. já as contas a receber são o contrário – elas se referem a todo dinheiro que vai entrar no caixa, seja por causa de vendas ou outras operações, como rendimentos de aplicações financeiras, recuperação tributária, etc.

A gestão de contas a pagar está diretamente relacionada à gestão das contas a receber. É dessa forma que o gestor consegue entender a real situação financeira da empresa e garantir que o caixa tenha recursos suficientes nas datas dos pagamentos.

Como Fazer O Controle De Contas A Pagar?

Agora que você já conhece a importância de controlar as contas a pagar, confira o passo a passo para um controle mais eficaz:

• registre todas as operações financeiras da empresa, por menor que sejam;
• evite ter mercadorias paradas no estoque – produto parado é dinheiro parado e isso pode prejudicar o seu caixa;
• acompanhe diariamente o fluxo de caixa;
• utilize centros de custo;
• invista em tecnologia.

Hoje em dia, as empresas contam com sistemas completos que podem ajudar no controle de contas a pagar a receber, automatizando algumas etapas do trabalho, diminuindo a incidência de erros e fornecendo relatórios completos para uma tomada de decisão orientada por dados.

Como Fazer O Gerenciamento De Pagamentos?

Confira as nossas dicas para criar um sistema eficiente de gestão de pagamentos na sua indústria!

Faça Um Escalonamento Das Datas De Vencimento

Quando todas as contas vencem na mesma data, aumentam as chances de a empresa não ter dinheiro em caixa para honrar esses compromissos – principalmente se as entradas de dinheiro acontecem em datas diferentes.

Na hora de definir o vencimento de cada compromisso, procure dividi-los ao longo de todo o mês, para que você não precise fazer todos os pagamentos de uma só vez. Dessa forma, é possível garantir que sempre haverá dinheiro no caixa da empresa!

Pague Em Dia E, Se Conseguir, Antecipe

Multas e juros podem prejudicar significativamente as contas da empresa. Por isso, nunca atrase pagamentos e negocie com seus fornecedores para conseguir descontos em caso de pagamentos antecipados.

Em Caso De Não Pagamento, Renegocie

Se não conseguir cumprir algum dos seus compromissos financeiros, busque o credor antes da data do vencimento e negocie uma nova data para pagamento. Isso evita a aplicação de multas e juros e consegue manter uma boa relação com seus fornecedores.

Mas não se esqueça que esse tipo de negociação deve ser feito somente quando for realmente necessário – caso contrário, você corre o risco de desgastar uma relação profissional.

Faça Orçamentos

Antes de assumir qualquer compromisso, pesquise as opções do mercado para escolher aquela que tem melhor custo-benefício para a sua empresa. ]

Dessa forma, você consegue diminuir os custos do negócio, conseguindo os mesmos produtos ou serviços por melhores preços.

Quais São As Principais Dificuldades Para Conciliar Contas A Pagar E Receber?

Conciliar o gerenciamento das contas a pagar e a receber é fundamental para a saúde financeira da empresa – mas nem sempre essa é uma tarefa fácil. Esses são os maiores desafios enfrentados pelos responsáveis por essa atividade:

• organização: a falta dela é a principal causa para uma conciliação equivocada, o que pode trazer prejuízos para a empresa e deixar as contas no negativo;
• utilização de ferramentas: um bom controle de contas a pagar e a receber tem a tecnologia como aliada e utiliza ferramentas próprias para esse fim;
• renegociação de dívidas: muitas pessoas têm medo ou vergonha de renegociar dívidas e isso pode trazer prejuízos ainda maiores, com a incidência de multas e juros sobre os valores em atraso;
• relacionamento com clientes: manter um bom relacionamento com clientes e fornecedores é fundamental para as negociações.

Conclusão

Gerenciar as contas a pagar da empresa é uma tarefa mais simples do que se imagina, porém, de grande importância. 

Isso é fundamental para o conhecimento sobre a saúde financeira da empresa, tomada de decisões estratégicas e para evitar que o caixa da empresa fique sem dinheiro.

Contar com a tecnologia vai ajudar o gestor a fazer esse controle de forma mais eficiente, com menos erros e com acesso a relatórios completos, que permitem maior controle e trazem novos insights sobre oportunidades e investimentos.